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Teamsを活用したウェビナーの開催方法<設定から案内通知をクライアントに送るまで>

August 7, 2022

Teamsを活用したウェビナーについて

「ウェビナー」とは「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた言葉で、オンライン上で開催するセミナーを意味します。リモートワークが増えた昨今において、セミナーをオフラインの会場ではなくウェビナーで開催する機会が多くなりました。

Teamsには無料で利用できるウェビナーの機能があります。TeamsにおいてウェビナーがTeams会議と異なる大きな点は、ウェビナーの参加者に予め氏名やメールアドレスを入力する登録フォームを送り、その登録フォームに予め入力した参加者がウェビナーに参加できる点にあります。参加者が入力した登録フォームを受け取ることで、どのクライアントがウェビナーに興味を持ってくれているかを知ることもできます。

ウェビナーの開催方法

1.「カレンダー」をクリックする

Teamsでウェビナーを開催設定するには、「カレンダー」をクリックします。カレンダー内にあるウェビナーを開催する日時をクリックするのではなく、左側にある「カレンダー」をクリックします。そうしないと次のステップにある「ウェビナー」を見つけることができませんので、クリックする箇所を間違えないようにしましょう。

2.「ウェビナー」をクリックする

画面右上にある「新しい会議」の右側にある「∨」をクリックし表示される「ウェビナー」をクリックします。

3.ウェビナーの開催内容を入力する

ウェビナーの開催日時やセミナー内容を記載するフォームが表示されますので、次のように各項目に入力します。

① ユーザーへ送る登録フォームを設定します ※画面右上にある「登録を必須にする」を選択した場合、この項目が表示されます。どれくらいの人数がウェビナーに参加するのかを事前に把握するため、「登録を必須にする」を選択することをお勧めします。

② ウェビナーのタイトル名を記入します。

③ ウェビナーで発表する担当者を指定します。

④ ウェビナーの開催日時を設定します。

⑤ ウェビナーのアジェンダやトピックを記入します。


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4.登録フォームについて

3の①において、登録フォームをウェビナーの出席者に送る場合、「登録フォームの表示」をクリックすると以下のような画面が表示されます。必要に応じて登録フォームをカスタマイズすることができます。

① 登録フォームに掲載する画像をアップロードします。参加者がウェビナーの案内を受け取る際にファーストビューでウェビナーに興味を持ってもらうようにするため、画像を登録することを推奨します。

② 氏名、メールアドレス以外の情報を参加者に登録させる場合に使用する項目です。必要に応じて会社名、役職、電話番号、セミナーに興味を持った理由、等を追加します。

登録フォームのカスタマイズを設定した後、③「登録リンクのコピー」をクリックし参加者へ送るウェビナーのリンクをコピーします。次に④「保存」をクリックします。登録リンクは自社のクライアントリストの中からウェビナー参加者の対象となるクライアントに送ります。

5.ウェビナー案内通知をクライアントに送る

以上を設定した後、画面右上にある「送信」をクリックするとウェビナーの設定が完了します。ここでウェビナーの設定内容が送られるのは、ウェビナーを設定した自分と3 ③で設定した「ウェビナーで発表する担当者」宛になります。参加者となるクライアントには、4で説明した登録フォームのリンクを送るようにしましょう。

ウェビナーをTeamsで初めて開催する方は、一度リハーサルを実施することをお勧めします。リハーサルにおいて、主催者、スピーカー、参加者の各視点でウェビナーがどのような挙動になるのか、また、自社が求めるウェビナーの開催方法とその挙動がマッチしているかを確認することをお勧めします。

セミナーと同様になりますが、主催者とスピーカーが事前によく話し合いタイムスケジュールと内容を綿密にすり合わせることも重要です。ウェビナーはインターネット回線を通じて実施されるため、主催者とスピーカーは安定したインターネット回線と静かな環境を確保できるようにも努めておきましょう。


本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。

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