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Teamsチャットでのユーザーの追加・削除方法と効果的な活用まで

June 29, 2021

Teamsのチャット機能では通常、他のユーザーと1対1でチャットすることになりますが、複数人数とのチャットも可能です。

多人数と効率的なチャットを行うためには複数人数でのチャットの活用は必要不可欠なため、チャットに参加してほしいユーザーの追加手順や不必要なユーザーの削除方法は押さえておく必要があります。

ここではユーザーの追加・削除方法について解説します。

1:Teamsで複数ユーザーとチャットする方法と注意点

通常のチャット(グループチャット)とチーム内でのチャットの両方で、複数ユーザーとチャットすることができます。

通常のチャットの場合は、全く新しくグループチャットを作成する方法と作成済みのグループチャットに新しくユーザーを追加する方法の2種類があります。チームの場合はチーム新規作成時もしくは作成済みのチームにユーザーを招待する形で、ユーザーを追加することになります。

また、追加可能なユーザーには人数制限がある点には注意が必要です。人数制限の上限までユーザーを追加してチャットをする機会はほとんどないと思いますが、グループチャットには最大250名まで、チームには最大5000名まで参加することができます。

チャットに参加しているユーザー数が多いと、流れの速いチャットの場合などでチャットメッセージが大量にやり取りされ、過去のチャットメッセージを把握しづらくなるというデメリットがあります。個別チャットもしくはグループチャットではこのデメリットを解決することはできませんが、チーム内チャットであればスレッド形式でチャットをすることができるため、スレッドでやり取りしたいということであれば、チーム内チャットの利用を勧めます。

1-1:チャットにユーザーを追加する方法
1-1-1:既存の個別チャットに新しくユーザーを追加して、グループチャットを作成する方法

あるユーザーと1対1でチャットをしている中で、別のユーザーを追加して新たにグループチャットを始める方法になります。

チャットメニューの右上にある参加者の追加アイコンを選択すると、追加するユーザー情報を入力するウィンドウが表示されます。

チャットに追加したい人の名前またはメールアドレスを入力することで、グループチャットへ切り替えることができます。

1-1-2:既存のグループチャットに新しくユーザーを追加する方法

1-1-1と同様にチャットメニューの右上にある参加者の追加アイコンを選択し、「ユーザーの追加」を選択することでユーザーを追加できます。

この方法の場合、チャットに新しいユーザーを追加する時に過去のチャットの履歴を追加するユーザーに公開する・しないを選択することができます。チャット履歴を公開する場合でも全て公開するパターンだけでなく、特定のタイムラインを指定して公開することもできます。

1-2:チームにユーザーを追加する方法

チーム内では、チームに登録されているユーザーとしかチャットができません。

チームのユーザー登録はチーム所有者権限のユーザーしか実施できないため、自身がチーム所有者権限でない場合は、チーム所有者権限のある他のユーザーにユーザー追加をお願いするか、自身をチーム所有者権限に変更してもらうことが必要です。

自身にチーム所有者権限がある場合は、チーム一覧のチーム名に移動して「その他のオプション」ボタン(3点リーダーボタン)を選択した後に「メンバーの追加」を選択します。

「メンバーの追加」を選択すると、「名前またはグループを入力してください」という入力項目欄があるので、この項目にチームに追加するユーザーの名前やメールアドレスを入力することでユーザーをチームへ追加することが可能です。

同じ組織内であれば名前とメールアドレスのどちらを入力してもチームへ追加することが可能ですが、組織外のユーザーをゲストとして追加する場合はメールアドレスのみ入力可能です。また、複数ユーザーを同時に追加することも可能です。

追加したいユーザーの入力が完了したら、「追加」ボタンを選択した後に「閉じる」ボタンを選択します。 チームに追加したユーザーにはチームに参加したことを知らせるメールが届き、そのユーザーのTeams上のチーム一覧にはユーザーとして追加されたチームが表示されるようになります。

その後は各チャンネルで複数ユーザーとチャットすることが可能になります。

先にも述べましたが、チーム内チャットであればスレッド形式でのチャットのやり取りが可能です。

また、ユーザーの権限設定は以下の手順で行います。

チーム一覧のチーム名に移動して、「その他のオプション」ボタンを選択した後に「チームを管理」を選択すると、ユーザーのロールを変更する画面に移ります。

「チームを管理」画面ではチームに参加しているユーザーが、所有者・メンバーおよびゲストごとに一覧で表示されていますが、役割列にそれぞれのユーザーがどの役割になっているかが示されています。

役割の横にある矢印ボタンを選択すると、ユーザーの役割を所有者とメンバーのどちらにするかを設定できるので、ここで役割をメンバーへ変更します。

ただし、削除したくないユーザーだからといって誰にでもチーム所有者権限を与えることは避けた方がよいです。チーム所有者権限を持つと、チームの編集、チームの削除、ユーザーの追加・削除が可能となるため、誤ってユーザーを削除してしまう以上に操作ミスによる影響が大きくなるため、十分に注意したうえで権限付与を行うことを勧めます。

2:ユーザーを削除する方法

2-1:チャットからユーザーを削除する方法

チャットメニューの右上にある参加者の追加アイコンを選択し、削除したいユーザーを選択すると「×」ボタンが表示されるので、これを選択するとチャットからユーザーを削除することができます。

また、自分自身がチャットから削除・退出したい場合は、チャットメニューのチャットタイトル部分右にある「その他のオプション」ボタン(3点リーダーボタン)を選択後に、退出を選択します。

2-2:チームからユーザーを削除する方法

チームからユーザーを削除するためには、チームにユーザーを追加する時と同様に自分自身がチームの所有者であることが必要になります。また、それに加えて削除対象ユーザーがチームメンバーであることも必要です。(削除対象ユーザーメンバーがチームの所有者の場合、チームから削除することができません。)

チーム一覧のチーム名に移動して、「その他のオプション」ボタンを選択した後に「チームを管理」を選択します。

チームメンバーリストから、削除するユーザーの名前の右端にある「×」ボタンを選択することでチームからユーザーを削除可能です。

また、自分自身がチーム所有者の場合は他のチーム所有者を削除することはできません。

他のチーム所有者を削除するには、最初にそのユーザーのロールを「所有者」 から 「メンバー」 に変更してから削除する必要があります。


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