Teamsには、チームという「社内外問わずにメンバーを集結し、様々な情報共有とコミュニケーションをとる」という、先鋭的な機能があります。

しかしこの機能について、イマイチ活かすことができず、せっかくのグループウェアが形骸化する法人も多いのも事実です。そこで今回の記事では、活性化したチームの作成方法と、活性化と共に重要視される、チャネル機能の活用方法について解説していきます。

チームの促進は、草の根活動。徐々に、コミュニケーション機能を移植

実際に、自部署の従業員を招集だけを行った状況では「少々のチャット会話が生まれるも、2~3日運用しただけで、誰も書き込まなくなった」という事例は後を絶ちません。それもそのはず、今までの連絡手段が満足できているため、今まで使用してこなかった連絡ツールが手元に来たところで、手を付ける必要が無いからです。

しかし、パソコンやタブレットがデスクワークの主流であり、連絡手段のほとんどがメールという状況であれば、電話やPHSよりも有利な筈です。チーム機能はただ単純に、メンバーを招集して、その中で会話を進めていきましょう、というだけの機能ではありません。チーム機能へメンバーを乗せるには、大前提である目的が必要なのです。ここでいう「目的」とは、例えば勤怠や工数の管理であったり、上司の承認であったり、プロジェクトの進捗であったり、様々なものを指すことが出来ます。

様々なコンテンツをTeamsへ移植していきましょう。

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「勤怠や工数の管理」をチームへ移行する

「勤怠や工数の管理」であれば、クラウド化したExcelを使うのがおススメです。

ネットワーク共有フォルダに置かれたExcelファイルと比べ、壊れにくく、データ損失の心配も要りません。また「だれがどこを編集しているのか」を一目瞭然で確認することが出来ます。（共同編集者は、上記、紫色の「共有02」のような見え方をします。）

このツールの強力なところは「一つのファイルを、複数人が同時に修正することが出来る」という点です。このシェア機能は、色んなユーザに重宝されていますので、是非お試し頂きたい処です。

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承認機能を使用して、ハンコ代わりとする

「テレワークの推進」により、日本では「ハンコ社会からの脱却」が一つのテーマになっていますが、Teamsでは「承認」機能が一つの答えになるかもしれません。具体的には「承認を要求」し「要求されたものに対して、承認する」ことができます。

承認要求者は「承認」ボタンを押下後、下記フォームにて「承認者」と「承認の内容」を記載することができます。

承認はチームメンバー全員に公開されます。

承認者は下記のように、承認か拒否を選択することが出来ます。ファイルを添付することもできますので、個別の勤怠管理表の提出などにも活用できそうですね。

社内文書やプロジェクトのまとめとして、Wikiを活用する

プロジェクトの進捗管理については、Wikiを使用できます。だれでも編集可能なWikiであれば、大事なことを箇条書きに記しておき、後ほど、議論や進捗管理に利用する、といったことができそうです。

チームの機能はどれも大変優れており、すぐにでも使えるものが多いのですが、その理解までプロジェクトメンバーを引き込むには、興味を持ってもらう必要があります。そのためには、これらの機能を「とりあえず、使ってもらう」のが良いかもしれません。

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チーム機能は、社外の人でも参加が可能

意外と知られていないのですが、社外の方に関しても、Guestとしてチーム参加が可能です。参加メンバーの一員として、Eメール宛てに招待メッセージを送ることで、招待及び参加させることができます。

例えば、この機能を利用して、外注業者や派遣社員を参加させる等の用途に使用できます。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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「チーム」機能がもつ、２観点の役割と、その中にあるチャネル機能

チーム運用が始まって困るのが「チームの乱立」「チームの形骸化」などで、折角作ったチームが使われなくなることです。該当チーム内で使用されたデータややり取りは、プロジェクト経緯とナレッジの宝庫となります。これを社内情報として残さない手はありません。そういった意味では、チーム機能の「チーム」という概念は、二つの考え方があります。

一つは「情報システム部」「経理部」「総務部」といった、部署ごとに集まるメンバーのチームです。ここでは、部内連絡や勤怠管理など、部署内でのインフォメーションの役割を担います。

もう一つは、社内・社外関係なく、プロジェクトに属するチームの集まりです。このプロジェクトチームは、プロジェクト内で出そろい、上手く集まってくれないと「関連プロジェクトの小さなクラスタ」がポコポコと生まれ、収集がつかない事態へと発展する恐れがあります。「プロジェクトが発足」された時点で、主催者は早めに取りまとめ、チームを作成しておく必要があります。既に立ち上がってしまった小規模な「チーム」クラスタは、その運用を遠慮してもらい「個別の会話であれば、チャネル内で」を条件に、自分たちのチームに参加してもらうことにします。

チーム機能の最初の一歩で言えることは「チーム」のリーダーは、例えば本部長や部長、プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーなど、その集団の「一番トップの人」もしくはその補佐役が務めるべきです。とくに人が集結する中で行動を起こすのであれば、人々は「最も影響力を持った人に託す」のが筋であり、権限としてもふさわしい立場となります。

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チャネル機能について

リーダーによって、ふさわしい「チーム」が編成出来たところで、配信する情報を細分化する必要があります。そこで活躍する機能がチャネルといい、この機能はチームで展開されるスレッドへ「カテゴリ」を追加することができます。

実際に、チーム内にチャネルを追加する際は、チームメニューから「チャネルを追加」を選択します。

チャネル名と説明、プライバシー「標準-チームの全員がアクセスできます」「プライベート-チーム内のユーザーの特定のグループしかアクセスできません」の何れかを選択します。

プライバシー「プライベート-チーム内のユーザーの特定のグループしかアクセスできません」を選択した際は、チャネルに参加するメンバーを逐次、追加していきます。

この機能により「話題や情報のカテゴライズ」「特定のメンバーのみに開示する情報」の２つの目的が共有できます。チャネルは「カテゴライズされた大きな枠」をチームに展開してくれますので、例えばチャネルに、とあるプロジェクト名を設け、参加メンバーの調整や情報共有の遂行などを実施していく形でも、使えそうな機能です。

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チームやチャネルは、日々、調整が大事

チームやチャネルを乱立させてしまうと、同じチーム内でも、与えられる情報が限定的となってしまったり、「本来開示しておくべき情報」が探しにくくなってしまったりしますので、取扱いには注意が必要です。リーダーの立場としては、展開されたチャネルのカテゴライズ調整、参加メンバー枠の調整などを事細かく実施しておくとよいでしょう。

また、プロジェクトの完了や、社内体制の変更により、チームやチャネルが不要となったり、形骸化することもあります。前述にあったように、今まで利用していたチームもチャネルも、いわばナレッジの宝庫となっている可能性が非常に高いので、アーカイブ化をしておくべきかもしれません。

大成功を遂げたグループウェアには、より沢山の人が、多くの時間をかけて携わっているものです。丁寧に活用していくことで、より参加人口が増え、より良いものへと進化していくはずです。