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TeamsにおけるWeb会議やチャットでの「画面共有」の方法と効果的な使い方

August 2, 2021

Microsoft TeamsではWeb会議中やビデオ通話(1:1)中に、自らが表示している画面を共有することができます。

今回のコラムでは、その方法や使い方、テクニックを図を用いて説明します。


Web会議中やビデオ通話中に、画面を共有する

最も使用される方法が、Web会議中でのプレゼンテーションをする際に「自分が表示している画面を共有すること」です。

会議中/通話中に、右上の「コンテンツを共有」もしくは「Ctrl+Shift+E」キーを押下します。

(IOSやAndroidなどの環境では、「・・・」ボタンのもとに「共有」があります)


細かな共有方法にこだわらなければ、「画面」もしくは「ウィンドウ」にて、共有する画面を選択していきますが、Teamsのコンテンツ共有では、様々な調整をすることができます。


「コンピューターサウンドを含む」をONの状態にすると、会議端末の音までを共有することができます。

 

発表者モードは、資料や表示画面のみを共有する「コンテンツのみ」か、発表者の顔も表示する「スタンドアウト」のどちらかを選択することができます。

この機能を使うのは、ケースバイケースですが、「カメラをオンにしないと使えない」機能ですので、ご留意ください。


この機能を「スタンドアウト」にした状態で共有を開始すると、下記のように、「共有画面」が中心に、「発表者カメラ」がサイドに小さく表示される形になります。


発表する画面を選択する

発表する画面は、自身のデスクトップ全体を表示する「画面」か、特定のウィンドウを選択させる「ウィンドウ」を選ぶことができます。



「画面」は全てのデスクトップ画面を見せてしまうため、個人情報や機密情報を扱う端末などでは、取扱いに注意が必要です。「ウィンドウ」は、特定のウィンドウのみを表示させる機能でして、ウィンドウだけの画面共有を許可します。


具体的には「赤枠で囲まれたウィンドウ部分」のみが相手の会議画面上へ共有されます。殆どの場合、こちらを使った方が、余計な情報漏洩をしなくて済みますし、発表者の立場としても、安心してプレゼンテーションをすることができるでしょう。


画面共有中の操作方法

画面共有中は、下記のような表示となり、上部の黒いメニューバーについては、マウスポインタを最上部へ合わせることで、表示されるようになります。

メニューバーと右下の「相手のカメラ」の表示は、「全画面共有」「ウィンドウ共有」いずれの場合でも、相手に共有されることはありません。



また、ウィンドウ共有の場合は、該当ウィンドウに赤枠が表示されます。

赤枠部分は、普段の操作と同じく、自由にサイズ変更や最小化・最大化をすることができます。


メニューバーによって、画面共有をコントロールすることもできます。

下記一番左の「発表中...」は現在のステータスを表示しています。

また、一番右の「押しピン」ボタンで、このメニューバーを固定しておくことができます。


中間程度の位置に、資料や表示画面のみを共有する「コンテンツのみ」か、発表者の顔も表示する「スタンドアウト」のボタンがあり、切り替えをすることができます。


「制御を渡す」では、画面共有中の相手へ、操作を渡すことができます。

リモートデスクトップほど優秀ではありませんが、ウィンドウ操作やマウスによるポイントジェスチャーをさせることができ、リアルタイムで、全ての参加者に共有することができます。

「制御を渡す」より右の「コンピューターサウンドを含む」では、音まで共有するかを選択することができます。(デフォルトではオフの状態です)


「発表を停止」では、文字通り、画面共有を終了させることができます。

なお、この停止により、会議自体が終了になることはありませんので、ご安心ください。

チャット中に、画面共有する

この画面共有の機能「チャット中もこれができると便利だよね」ということで、チャット中も実施することができます。


チャットウィンドウの一番右上に、画面共有のボタンがあります。

そちらを押下すると、下記のウィンドウ選択メニューが表示されます。


操作方法については、前述の会議中の画面共有方法と同じです。

画面共有の結果を録画(会議時のみ)

Teamsのレコーディング機能と、画面共有機能の合わせ技で、画面共有中の会議内容を録画することができます。

具体的には、会議中画面の「・・・」より「レコーディングを開始」を選択します。


レコーディングを終了する際には、再度「・・・」から「レコーディングを停止」を選択します。


レコーディングされた動画は、OneDriveへ保存され、Microsoft Streamで閲覧することができます。

Streamへ展開された動画は、時間帯のトリミングなど、ちょっとした動画編集機能が備わっており、Youtubeなどと同じく、該当動画を共有することができます。また、Stream上で、該当動画をMP4の状態でダウンロードして保存することができます。

例えば、この使い方によって、アプリ操作の動画マニュアルや、会議の動画議事録を作成して共有することができるのです。

なお、レコーディング機能を使用するには注意が必要です。個別の「1:1」などの、コール上での打ち合わせには「レコーディングを開始」が出来ない仕様となっています。

またこれは、チャット時の画面共有時も同様です。

画面共有の使用上の注意と準備

Web会議を行うにあたり、画面共有は、とても便利な機能ですが、プレゼンテーションやウェビナー、会社案内や株主総会などで使用されるケースが多いため、その取扱いには注意が必要です。

たとえば、共有された画面に何か「不適切なもの」が表示されていないか、気を付ける必要があります。

「不適切なもの」といえば、趣味や娯楽などの「個人的なもの」、他社情報や機密などの「企業秘密の義務があるもの」等が挙げられます。

個人的にチェックするには、それぞれの観点を鑑みて、多角的にチェックしておく必要があるでしょう。

複数人で会議をセッティングする際は、リハーサル時にダブルチェックしておくのも有効です。

また「画面共有が出来ない事態」にしてはいけません。

Web会議時の発表は、いわゆる「一発勝負」であり、「回線が不安定で音声や画像が途切れた」「ネットワーク機器やパソコンの不具合で、接続できなかった」となれば、話にならないからです。

その会議の重要度や温度感にも寄りますが、下記4項目の準備は推奨したい処です。

①会議前に、同環境でのリハーサルを実施しておく
②無線LANや低スペックPC等の、接続トラブルが起こりやすいもののメイン利用は避ける
③会議に利用するPCで、余計なアプリケーションは起動しない
④LTE回線をバックアップ回線として用意しておく

特に「カメラ画像を転送した状態」の端末が安定的に会議を行うには「12Mbps程度の回線速度」を常に維持する必要があり、断続的にシグナル強度が揺らぐ無線LANやLTEのメイン利用では、トラブルを起こす危険性が増します。

これらの準備を入念に実施しておくことで、トラブルが発生した参加者の、問題の切り分けの難易度が下がり(自分たちに問題はないわけですから)、参加者をサポートするなどの心理的余裕も生み出すことができます。

他のWeb会議システムもそうですが、Microsoft Teamsは、Web会議中やビデオ通話(1:1)中、チャット中に、自らが表示している画面を共有することができます。


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