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昨今、新型コロナウィルスの流行により、数多くの企業がテレワークを推進しています。しかし残業や有給申請、出張の届け出など承認処理を紙で行っている企業は、書類への押印が必要であるため、出社をする必要があります。テレワークを推進するには、弊害となる「押印業務」を廃止し、承認書類をペーパーレス化することが必須です。
Teamsには「承認」というアプリケーションがあり、これを活用することでTeams上にワークフローを作成し、さまざまな承認処理を行うことが可能です。
今回の記事では、Teamsの承認アプリを使用したワークフローの作り方や、承認アプリを使用するメリット・デメリットを徹底解説しますので、ぜひ参考にしてください。
※Teamsを活用したマネジメントについては以下の記事でも詳しく解説しています。
Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法
Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法
Teamsで利用できる承認アプリでワークフローを作成する方法を解説します。
まずは承認アプリの画面説明から行い、続いてワークフローを作成する方法について、
それぞれについて詳しく説明します。
ぜひ参考にしてください。
まずはTeamsの承認アプリの画面について説明します。
承認画面を起動するため、Teamsメニューの「・・・」をクリックした際に開かれるメニューから、「承認」アプリを選択し、クリックしましょう。
Teams上で承認アプリを起動すると、以下のような画面が表示されます。
左上に「受信済み」タブと「送信済み」タブがあり、それぞれ承認要求を受信したもの、送信したものを切り替えて表示することが可能です。
また、右上に「フィルター」と「チーム」のプルダウンが用意されており、それぞれ選択した条件やチームの承認案件のみが表示されるようになっています。
左下には「テンプレートの作成または管理」リンクがあり、これをクリックするとテンプレート作成画面が表示され、承認依頼をする内容のテンプレート作成や編集が可能です。
次に、承認要求をする案件のテンプレートを一から作成する方法をご紹介します。
テンプレートを作成するには承認画面左下の「テンプレートの作成または管理」をクリックします。
すると以下の通り、テンプレートの管理画面が表示されます。既存のテンプレートがある場合は、そのテンプレートがこの画面に表示されます。
一から新規テンプレートを作成する場合は、テンプレートの管理画面右上の「+新しいテンプレート」ボタンをクリックします。
すると以下のような承認案件作成ウィザードが表示されます。
この画面で承認アプリにすでに用意されているテンプレートから作成するか、一から作成するかを選ぶことができます。
一から作成するには「+最初から作成」をクリックします。
次にウィザード上で、作成するテンプレートをどのチームに配置するかを指定します。
配置したいチームを選択し、「完了」ボタンをクリックしましょう。
するとテンプレートの作成が開始します。
テンプレートの作成は以下の流れで行います。
まずは基本設定を行います。基本設定にて設定できる項目は以下の通りです。
各項目を指定したら、「次へ」ボタンを押しましょう。
次に申請フォームのデザインを作成します。実際にユーザーが申請する際に、入力する必要がある項目を配置していきましょう。
項目を追加するには、「+新規追加」ボタンをクリックします。
すると以下のように、どのような形式の項目を追加するかを選択できます。入力項目の形式は、「選択肢」「テキスト」「日付」のいずれかから選択可能です。
ここでは「選択肢」を選んでみます。
すると以下のように、質問の項目と回答の項目を記入する欄が表示されました。デフォルトでは一つの質問に対して二つの選択肢から回答するような形式となっています。
もし回答の選択肢を増やしたい場合は「+オプションを追加」ボタンを、その他の選択肢を用意したい場合は「”その他”オプションの追加」ボタンをクリックしましょう。
上記ボタンをクリックすると、それぞれ選んだ項目が以下の通り追加されます。
また、ウィンドウ右下の「複数回答」にチェックを入れると、この質問に対する回答を複数選択できるようになります。「必須」にチェックを入れると、この質問に対する回答が無ければ申請できないようになります。
「・・・（メニュー）」をクリックすると、「オプションをシャッフル」「サブタイトル」が選択できます。
「オプションをシャッフル」を選択すると、回答時に選択肢の順番がシャッフルされて表示されるようになり、「サブタイトル」を選択すると、この質問に対するサブタイトルが入力できるようになります。
この操作を繰り返し、必要な質問を全て配置し終えたら、「次へ」ボタンをクリックします。
最後にワークフローの設定を行いましょう。
ワークフロー設定画面では以下の設定が可能です。
添付ファイルの必須にチェックを入れると、申請時にファイルを添付しなければ、申請できなくなります。
承認担当者は、「依頼者に入力させる」か「承認者をあらかじめ指定」することが可能です。
この画面でを指定すると、指定している承認者に承認フローが回るようになります。
回答の返信を設定するを有効にした場合、承認担当者は指定した返信の選択肢を使用して承認を行うようになります。
コメントの必須にチェックを入れると、承認時のコメントが必須となります。
各項目の設定を終えたら、「プレビュー」ボタンで承認画面のプレビューを確認しましょう。
プレビューウィンドウが表示されますので、内容に問題が無ければ、「公開」ボタンをクリックします。
これでテンプレートの作成が完了し、チームに承認のテンプレートが公開されました。
次に、Teamsの承認アプリに用意されているテンプレートを使用して、作成する方法をご紹介します。
承認アプリには、休暇や在宅勤務、出張など、企業で承認が必要な数多くの案件のテンプレートがすでに用意されています。
今回は出張のテンプレートを使用してTeams上で承認を作成してみましょう。表示されたテンプレートの中から「出張」をクリックします。
すると以下の通り申請書のレイアウトのプレビューが表示されます。この項目のまま進めることも可能ですし、後々項目を追加したり修正したりすることも可能です。
このレイアウトで問題なければ「次へ」をクリックします。
すると、一からテンプレートを作成するときと同じく、基本設定画面が表示されます。
それぞれの項目について、テンプレートの文言がすでに入った状態で起動します。これらの項目は自由に編集可能です。
各項目が編集できたら、「次へ」ボタンをクリックしましょう。
次にフォームデザインの画面が表示されます。
もちろんテンプレートのまま進めることも可能ですが、「＋新規追加」ボタンをクリックすることで、テンプレートで用意されている項目に加えて、自由に項目を追加することが可能です。
問題なければ「次へ」ボタンをクリックしましょう。
最後にワークフローの設定を行います。
テンプレートを使用した場合、あらかじめ指定されているのはフォームのデザインのみですので、必要に応じてワークフローの設定は行いましょう。
各項目の必須設定や、承認者の指定を終えたら、「プレビュー」ボタンをクリックします。
すると承認案件のプレビュー画面が表示されます。内容に問題がなければ、「公開」ボタンを押して、チームに公開しましょう。
以上で承認アプリのテンプレートを使用してのテンプレート作成が完了し、チームに承認のテンプレートが公開されます。
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最後に作成したテンプレートを使用して、実際にワークフローの承認要求をする方法と、承認する方法をご紹介します。
また、承認された結果を確認する方法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
まずは承認要求をする方法をご紹介します。
承認要求を行う際は、承認のテンプレートを配置しているチームのチャット下部にある、以下マークをクリックします。
すると承認要求を行うことができるテンプレートを選択できます。ここでは「出張」のテンプレートを使用して、承認要求を作成してみます。
テンプレートで作成した項目を入力し、承認処理を行います。各項目を入力し終えたら、「送信」ボタンをクリックします。
すると、チャット上に承認要求が投稿されました。
以上で承認要求は完了です。
続いて承認を行う方法を解説します。
チームのチャットへ投稿されている承認要求で、自身が承認者に選ばれている場合は、その投稿に「承認」「拒否」ボタンが表示されます。
内容に問題がない場合は、任意のコメントを入れて、「承認」ボタンを押下しましょう。
すると、投稿の左上にあるステータスが「承認済み」に変化します。
承認する方法の解説は以上です。
最後に承認された結果の詳細を確認する方法を解説します。
承認された結果を確認するには、行った承認要求の「詳細を表示」ボタンをクリックしましょう。
すると承認要求の詳細が確認できます。
この画面では入力した内容はもちろん、承認要求や承認を行ったユーザーの確認が可能です。
また、「PDFとして保存」ボタンをクリックすることで、当該画面の内容をPDFで保存することもできますので、しっかりと証拠を残すことも可能です。
承認アプリでは非常に簡単に承認要求を行うテンプレートが作成でき、Teams上で承認ワークフローが完結するので非常に便利です。
Teamsで承認アプリを活用し、ペーパーレス化やテレワークの推進を実現しましょう。
※Teamsを活用したマネジメントについては以下の記事でも詳しく解説しています。
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