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Teamsグループチャットの「作成方法」から「チーム・チャネルとの違い」まで

June 6, 2021

Teamsでは複数メンバーとチャットする方法はいくつかあります。代表的なものとして、「グループチャット」と、「チーム」「チャネル」でチャットする方法があります。今回は、グループチャットの作成方法から、よく質問をいただく「チーム・チャネルとの違い」までお伝えします。

1.グループチャットの2つの作成方法

グループチャット(プライベートチャット)はメンバーを追加したりしない限り、グループチャットメンバー以外では内容を確認することができません。グループチャットには最大250名まで参加することができ、特定の話題を一度で複数メンバーに対して共有することができます。

グループチャットを作成するためには、以下2つの方法があります。

既存のチャットに新しくメンバーを追加して、グループチャットを作成する方法

あるユーザーと1対1でチャットをしている中で、別のユーザーを追加して新たにグループチャットを始める方法があります。チャットメニューの右上にある参加者の追加アイコンを選択すると、追加するユーザー情報を入力するウィンドウが表示されます。

チャットに追加したい人の名前またはメールアドレスを入力することで、グループチャットへ切り替えることができます。

新しくグループチャットを作成する方法

グループチャットを最初から作成することもできます。

チャットメニューで作成アイコンを選択し、1-1と同様にチャットに追加したい人の名前またはメールアドレスを入力してグループチャットに招待します。

また、既存のグループチャットに新たにユーザーを追加する場合は、1-1と同様にチャットメニューの右上にある参加者の追加アイコンを選択し、「ユーザーの追加」を選択することでユーザーを追加できます。

この方法の場合、チャットに新しいメンバーを追加する時に過去のチャットの履歴を追加するメンバーに公開する・しないを選択することができます。チャット履歴を公開する場合でも全て公開するパターンだけでなく、特定のタイムラインを指定して公開することもできます。

2.グループチャットとチーム・チャネルとの違い

目的に応じてグループチャットとチーム・チャネルでのチャットとを使い分けることが重要です。

どちらにも長所と短所があるため、以下の違いを理解して使い分けることをお勧めします。

グループチャットを使用する場合
・相手に通知を必ず知らせたい

チャットメッセージは、チャットがミュートされている場合を除いて、グループチャットのメンバーにのみ通知されます。(チーム・チャネルの場合はチームに参加しているメンバー全員に通知されます。)

また、配信オプションとしてメッセージの重要・緊急設定を行うことができます。

重要設定を行った場合はメッセージに「重要」アイコンが付きますが、緊急設定を行った場合はメッセージに「緊急」アイコンが付くだけでなく、受信者には合計20分間、2分ごとに通知が届きます。この設定はチーム・チャネルのチャットメッセージでは利用できず、チャット(グループチャット)メッセージでのみ利用することができます。

・チャットメッセージのポップアップウィンドウを使用したい

1対1またはグループチャットメッセージをポップアップウィンドウ化することができます。必要に応じてウィンドウのサイズ変更、位置変更、またはウィンドウを閉じることができるため、会議中や通話中にもチャット操作を行いやすくなります。

ただ、複数の会話をポップアップウィンドウ化することはできますが、同じチャットを 2 回ポップアップウィンドウ化することはできません。

チーム・チャネルを使用する場合
・共有するファイルへのアクセスを保ちたい

チャット(グループチャット)で共有されたドキュメントは、送信者のOneDrive for Businessに保存されるのですが、グループチャットに新しいメンバーを追加するたびに、そのメンバーは以前に共有されたドキュメントにアクセスできなくなるというデメリットがあります。ただしチーム・チャネルでドキュメントを共有すると、チームに紐づいた SharePointに保存されるため、新しいメンバーがチームに追加されても、チームに紐づくドキュメントすべてにアクセスすることができます。

グループチャットを使うべき場合

以下のような場合にはグループチャットを使用することをお勧めします。

チャットしたいメンバーが全員含まれているチーム・チャネルが存在しない場合や、チーム・チャネルが存在していてもチームに参加しているメンバーが多く、一部のメンバーとのみやり取りしたい場合などにはグループチャットを使用した方が円滑なコミュニケーションを実現できます。

・複数の関係者との1回限りのチャットを行う場合
・チャットする必要のあるチームが存在しない場合
・チーム全体ではなく、一部のメンバー・グループと情報を交換する必要がある場合

また、以下のような場合にはチーム・チャネルを使用することをお勧めします。

一時的な話題でなく、継続的にコミュニケーションを取ることが必要な場合は、グループチャットではなく既存のチーム・チャネルや新しくチーム・チャネルを作成することで円滑なコミュニケーションを実現できます。

・複数の関係者と継続的にチャットを行う場合(チーム・チャネルを作成してチャットを実施)
・特定のチームメンバーのみがアクセスする必要がある新しいプロジェクトを開始する場合

3.グループチャットの編集

グループチャットの名前・アイコンの編集

グループチャットを作成すると、デフォルトではグループチャット名は参加メンバーの名前となります。

グループチャット名の右横にあるペンアイコンを選択すると、グループチャット名を編集することができます。編集はグループチャットの作成者・招待者に関わらず行うことができます。

ただし、グループチャットのアイコンは編集することができません。(グループチャットに参加しているユーザーのアイコンが複数表示されます)

グループチャットから退出する・チャットを非表示にする

グループチャットから退出する場合は、チャットメニューのチャットタイトル部分右の3点リーダーボタンを選択後に、退出を選択します。

グループチャットを退出すると、退出前までのチャット情報は残ったままですが、退出後のチャットは見えない・新たにチャットメッセージを送信する、ということはできなくなります。

グループチャットを退出しても、チャットメニューに履歴は残ったままですが、履歴も非表示にする場合はチャットメニューのチャットタイトル部分右の3点リーダーボタンを選択後に、非表示を選択します。

まとめ

総括すると、複数人数でチャットする際には以下の点を踏まえることが、効率的なTeams活用に繋がります。

・複数人数でチャットする方法は、目的に応じてグループチャットとチーム・チャネルでのチャットとを使い分けることが重要
・グループチャットを作成する場合には過去のチャットメッセージを見せる・見せないという点にも考慮が必要


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