今回は、Teams、Slack、Chatworkといった社内情報共有アプリ(ビジネスチャット)を実際に導入した方々の声も参考に、社内情報共有アプリの選び方のコツをご紹介します。

※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

Teamsで社内「問い合わせ」を管理する方法と注意点＜画像付き＞

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①機能・UIが直感的に使えるか、リッチUIやスタンプなどのツールがあるか

社内情報共有アプリは、メールの代わりに毎日の利用をするシステムです。例えば、情報を入力するだけでなく、スレッドを作成したり、ファイルの添付など様々な情報を共有します。もし、機能やUIが使いにくいとせっかく導入しても全く使われなかったり、結局メール中心の文化になってしまう可能性があります。ま実際のUIだけでなく、使いにくい部分があった場合にすぐに問い合わせができるサポートがあることや、わかりやすいマニュアルや導入ガイド、ヘルプ等があることでサポートできる。また、それ以外にも自社の使い方に合わせてカスタマイズができるかも確認しましょう。

また、BOTの活用や、リッチUI、オリジナルスタンプの作成などができることにより、自社内のコミュニケーションを活発化させることができるかもしれません。自社でどのように活用されるかを含めて、最も使いやすい機能やUIを検討しましょう。 

よくある声：

・使い方がわかりにくい部分があり、慣れるまで時間がかかることがあります。もう少しわかりやすいマニュアルや導入ガイドがあれば、導入、活用もスムーズに進むのではないかと思います。
・業務効率化のため、BOT等を使っていきたいがその他のチャットツールに比べてリッチUIの作成などやれることが多い分シンプルなものを作るのに必要な工程が多い。
・メンションの@以降の反応が良くなくストレスがたまる。イケてないUI、UXを改善してほしい。もっとシンプルに直観的に使えるようにしてほしい。

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②過去スレッドのアーカイブ性が高いか

社内情報共有アプリでは、チャット形式のものが多く、従来のメールと比べてもオフィシャルな雰囲気が少ないためコミュニケーションが活発になる傾向があります。しかし、スレッド方式のためメッセージされている内容がタイムライン形式で流れていってしまう可能性があります。そのため、一度目を話してしまうと過去のスレッドをおいきれない場合も出てきてしまう可能性があります。そのときによく活用されるのが検索システムです。

しかし、システムによっては検索システムの精度があまり良くないため探している情報が簡単にはみつからない場合もあります。また、システムによっては過去のメッセージがアーカイブされずに削除されてしまう場合があります。システムを選ぶときには、過去のスレッドをどのように検索されるのか、どれくらいアーカイブされるのかなどを確認しましょう。

よくある声：

・流れる画面遷移だから長時間閲覧できないと ついて行きづらくなる。簡単な操作ではなく、工夫のいる操作が必要になる。
・過去のメッセージやタスクを検索する際、条件を複数軸で検索できるようにしてほしい。個人の印象によるところかもしれないが とにかくメッセージの「検索」がしづらい印象がある。
・現状のフリーワード検索だけでは欲しい記事が探しきれないことがあります。あいまい検索や投稿組織での検索、並び順を投稿時系列以外を設定できる機能が欲しいです。

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③利用人数、利用可能チャネルが組織規模に合うか

社内情報共有アプリには様々なプランがあるものがあります。プランにより利用できる人数の制限があったり、作成できるチャネルに制限がある場合があります。しかし、クライアントやプロジェクトによってチャネルを分けてコミュニケーションを取ることなどで、メッセージ内容が整理されたり、チャネルのアクセス制限をすることで秘密の会話を行うことも可能です。このように業務効率を高めるためにも規模によってはチャネルが多い事が必要な場合もあります。短期的な利用者だけでなく、中長期的な視点から使用人数や立ち上げられるチャネルなどを検討しましょう。

よくある声：

・グループも無料だと累計７つまでしか登録できない点も頂けない。いくら無料とはいえ少なすぎる
・無料ユーザーで利用できるのが現在いくつチャットに入っているかではなく、累積7チャットまでになり、どんどん取引先との連絡に利用しにくくなっている

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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④既読判断ができるか

上記でもご説明したように社内情報共有アプリでは、タイムライン上で情報が流れてしまったり、また、LINEのように既読が通知されないため、誰が読んだかわからないという場合もあります。そのため、重要な情報を流してもチームのスタッフがしっかり確認できているのかわからず、結局再度メールなどで告知をしなければいけなくなったり、余計に手間がかかってしまう場合があります。チームでのコミュニケーション以外に社内での重要な情報を通知する可能性などがある場合などは既読判断機能があるのかなどを確認しましょう。

よくある声：

・LINEのような既読が分かるようになると嬉しいです。
・重要な情報を通知したときにチームが読んだからわからないので困る。

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⑤外国アプリの場合、メンバーに対応できるスキルや文化があるか

社内情報共有アプリには、日本国内で生産されているアプリと外国産のアプリがあります。基本的には日本語での利用が可能ですが、ヘルプなどのサポートなどが英語でしか対応していなかったり、機能のすべてがカタカナになってしまっているため直感的にどのような機能かがわからないという場合があります。自社のコミュニケーション環境に合わせて、最も使いやすいシステムを使うようにしましょう。

よくある声：

・海外製ということもあり、特殊な文言/フローなどはやはり一部存在する。 純日本製のツールを使ってきた人たちにとってはアレルギーが出そうだな、と思う。 
・機能によってはカタカナや英語の説明が多く、コーディングや英語、エンジニア文化に慣れていないと少し戸惑うことはある。

⑥外部システムとの連携ができるか

豊富な機能を取り揃えている社内情報共有アプリも増えていますが、業務を進めていくときに、社内情報共有アプリだけでは進行できないことが多いかと思います。例えば、個人での作業でいえばスケジュール管理、todo管理やタスクの管理、チームで作業している場合はプロジェクトの進捗管理などで様々なツールを活用するかもしれません。また、その他近年リモートワークが増えてきたことの影響でオンラインミーティングやウェビナーを開催する機会も増えてきたことで、ビデオ通話ツールの活用するシーンも増えてきています。

その際に、社内情報共有アプリがシームレスに外部ツールと連携することが可能であれば、利用している際のストレスを減らすことができ、アプリの利用の活性化や業務の効率化にも繋がります。アプリを選ぶ際には、どのような外部システムと連携できるのかも確認しましょう。

 よくある声：

・SlackcallとGoogleカレンダーの連携があると良い。
・チャットに特化しているため、他の機能との連携、例えば、Slackなどと違いコマンドによる操作やデータハブとして機能が弱いという印象を持っています。

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※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

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