「他のユーザーがファイルを編集していて、なかなか更新できない」
「同じファイルが複数あり、どれが最新ファイルかわからない」

ファイル更新の順番待ちや、保存忘れ、ファイルの構成管理など、このような作業の非効率性や手間を感じたことがあるかもしれません。Microsoft Teams（以下、Teams）によるOffice製品とのファイル共有機能によって、Excelの同時編集が可能です。

今回の記事では、Teamsが提供する同時編集機能の基本やメリット、トラブル時の解決策などを紹介します。さらに、スムーズなファイル運用のためのポイントも解説します。Teamsの同時編集機能を使いこなし、業務の効率化と生産性をアップさせましょう。

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Teamsとは

Teamsは、チャット、オンライン会議、ファイル共有などの機能を統合しており、リモートワークやオフィスワークに欠かせません。Teamsとは、Microsoftが提供するMicrosoft 365アプリケーションの中の一つです。クラウドベースで展開しており、ブラウザやアプリで、主に以下の機能を提供しています。

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このように、Teamsは多様な機能を備えており、特にチームでの業務効率を向上させるためのツールとして広く活用されています。これらを利用することで、チームでの共同作業を行う際でも場所や時間にとらわれず、リアルタイムでの連携が可能です。

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Teamsの同時編集機能の基本

Teamsの同時編集機能は、チームメンバーがリアルタイムでファイルに変更を加えられるため、スムーズに共同作業ができます。Teamsは、ExcelをはじめとするOffice製品と連携しており、同一ドキュメントにアクセスし、リアルタイムでの更新が可能です。

例えば、ファイルの編集待ちやバックアップを取るなど、作業前の手間を減らせます。Teamsで共有したファイルは、OneDriveやSharePointに保存されるため、複数のユーザーでの同時編集ができる構造だからです。

この機能により、リモートワークやオンライン会議など、迅速かつ効率的なコミュニケーションが求められるシーンでも、即対応できます。

ここでは、この同時編集機能が、どのようにチームの生産性の向上に役立つか解説します。

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TeamsでExcelを同時編集するメリット

Teamsでは、ExcelなどのOfficeファイルの共同編集が可能です。複数のユーザーが同じファイルを同時編集し、変更内容をリアルタイムで共有できます。そのため、リモート環境に適したメリットが多く、業務効率化の効果が高い機能です。

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1．リアルタイムで作業できる

Teamsの同時編集機能を利用すると、複数のメンバーが同時に同じExcelファイルを編集することが可能です。ファイルを開いた状態で、別のメンバーがファイル更新できるため、作業効率が向上します。

例えば、オンライン会議中に情報共有や意見交換をしながら、その場でファイルを修正できます。改めて資料配布の必要もなく、ファイルの更新漏れの心配もありません。同時編集機能により、データの更新が即座に反映され、情報の共有や修正作業が効率化されます。

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2．修正履歴を確認できる

Excelのバージョン管理機能を活用することで、過去の編集履歴を確認し、必要に応じて元の状態に戻すことが可能です。同時編集機能では、誰がどの部分をいつ修正したか、変更履歴を簡単に確認することができます。

例えば、誤った編集が行われた場合でも、修正履歴を確認し、更新前のファイルに戻せます。これにより、作業の透明性を高めてミスを防ぐことができ、簡単にファイル管理をすることが可能です。

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3．チャットで意思疎通が可能

同時編集機能によって、Excelの編集画面上で、チャット機能を使って他のメンバーとコミュニケーションをとりながら作業できます。Teamsでは、チャットや会議機能で画面共有しながら、リアルタイムでファイル更新が可能です。例えば、リーダーが定例報告ファイルを開いたままメンバーにチャット連絡し、更新個所をリアルタイムで確認することもできます。

これにより、最新情報をすぐに共有し、誤解を防ぎながら、よりスムーズに共同作業を進めることが可能です。

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TeamsでExcelを共同編集する手順

TeamsでExcelファイルを共同編集するには、主に2つの方法があります。

• 個人チャットから編集する方法
• チームのファイルタブから編集する方法

以下の手順を参考に、スムーズな同時編集を行ってください。

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個人チャットから編集する方法

個人チャットでの同時編集は、特定のメンバーとの共同作業に適しています。

以下、個人チャットからの、ファイルアップロード方法からファイルの開き方まで説明します。

1. 個人チャットを開く

2. メッセージ入力欄の左端「＋」＞ファイルを添付を選択

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3. ローカルファイルをアップロードする場合、「このデバイスからアップロード」を選択

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4. 「ファイルを開く」ウィンドウが表示されるので、任意のファイルを選択

※直接ドラッグアンドドロップでアップロードすることも可能

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5. メッセージ入力欄にファイルが表示されたら、送信ボタンを押下し、ファイルをクリック

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6. EdgeブラウザでExcelファイルを表示

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自動保存のため、更新後にブラウザを閉じれば同時編集は完了です。

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チームのファイルタブから編集する方法

チームのファイルタブから編集する場合、チーム全体でのファイル共有に適しています。

以下、チームのファイルタブからの、ファイルアップロード方法からファイルの開き方まで説明します。

1. チームアイコン＞任意のチームチャネル＞ファイルタブを選択

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2. チームファイルを表示

3. 「アップロード」＞「ファイル」を選択

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4. 「開く」ウィンドウから任意のファイルを選択

5. ファイルをアップロード

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6. ファイル名をクリックし、EdgeでExcelファイルを表示

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個人チャット時と同じく、Teams状に共有したファイルは自動保存のため、編集後はブラウザを閉じます。

また、「＋新規」から新しいExcelファイルを作成することも可能です。

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ファイル名にマウスカーソルを乗せ、「・・・」を選択すると、様々なメニューが表示されるため、ファイルリンクの共有などに便利です。

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Excelの同時編集ができない！Teamsでよくあるトラブルと解決策

TeamsでExcelファイルを共同編集しようとした際、様々な要因でトラブルが発生することがあります。ここでは、TeamsでExcelの同時編集ができない場合によくあるトラブルとその解決策をまとめました。

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Excelのバージョンが異なる場合

Excelのバージョンが異なると、一部の機能が制限され、同時編集ができない場合があります。同時編集を行うチームメンバー全員が、最新バージョンのExcelを使用しているか確認しましょう。

Excelのバージョンが古いと、Teamsの共同編集機能が利用できない可能性があります。解決策として、バージョンが揃った状態でのExcelの使用がおすすめです。

また、最新バージョンにアップデートした上で、互換性のあるファイル形式（.xlsxなど）で保存し直すと解決する可能性が高いでしょう。

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編集権限がないと表示される場合

ファイルの編集権限が正しく設定されていない場合、同時編集機能の活用ができません。その場合、ファイルの所有者または管理者に依頼し、適切な編集権限を付与してもらうように依頼しましょう。

Teamsのチャネルまたはチャットでファイルを共有している場合、参加メンバー全員に編集権限が付与されているか確認が必要です。編集権限を付与されたら、ページの再読み込みや再サインインをすると、反映されます。

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ファイルのロックが解除できない場合

Excelファイルがロックされている場合、他のユーザーが以下の機能を使って編集中である可能性があります。

• マクロ、データ接続、Power Queryなどの特定の機能を使用中で、ロックがかかっている場合
• 特定のメンバーにのみ編集権限を付与している場合

マクロなどデータ接続負荷が高い状態で、ロックがかかっている場合、まずは、しばらく待ってから再度試してみましょう。また、管理者が特定のメンバーにのみ編集権限を付与している場合、ロックされているように見えることもあります。

時間を空けても解決しない場合、管理者にファイルのロック解除を依頼するとよいでしょう。

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「このファイルはローカルで開いています」と表示される場合

「このファイルはローカルで開いています」と表示される場合、Teamsでの同時編集はできません。この場合、SharePointの「チェックアウト」機能を使っている可能性が高いです。SharePointの「チェックアウト」機能とは、特定のチームメンバーが一時的にファイルをロックする機能です。チェックアウトすると、他のメンバーに変更されることなく、ローカルで編集を進められます。編集の競合を防ぎ、安全に作業を進められる機能です。

解決策として、ローカルでファイルを更新していないか、グループチャットで周知しましょう。編集が終わったら連絡するようメッセージを添えると、不要な待ち時間を避けられます。

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同時編集をスムーズにするためのポイント

TeamsでExcelファイルを複数人で同時編集する際、ルールや事前設定などの工夫でよりスムーズに作業を進めることができます。ここでは、スムーズな共同作業を実現するための重要なポイントを解説します。

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事前に共有設定を確認する

ExcelファイルをTeamsで同時編集するには、ファイルが適切に共有されていることを確認することが重要です。特に、以下の点を事前にチェックしておくとスムーズに作業が進みます。

• アクセス権限の確認
• 共有メンバーの設定
• クラウド上での保存

ExcelファイルをTeams上で共同編集する前に、これらの設定が適切かどうかを確認しましょう。アクセス権限がない場合は、ファイルの所有者に依頼して権限を付与してもらいます。加えて、ファイルの共有リンクや共有メンバーの設定を確認し、「編集可能」に設定されているかを確かめましょう。閲覧のみの設定になっている場合、他のメンバーは編集できません。

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共同編集時のルールを決める

同一ファイルの同時編集を行う場合、事前にルールを決めておくことが重要です。以下のようなルールを決めておくことで混乱を防ぎ、スムーズに作業できます。

• 更新内容をメンバー共有
• 「コメント」機能を利用
• 「バージョン履歴」による編集履歴の確認

編集内容について疑問点や変更点がある場合は、チャット機能などを活用して、他のメンバーと密にコミュニケーションを取りましょう。Excelのコメント機能でコミュニケーションを取る方法もおすすめです。

「バージョン履歴」機能を活用すれば、過去の編集履歴を確認し、必要に応じて以前の状態に戻すこともできます。他のメンバーとコミュニケーションを取りながら編集を進め、効率的に作業を進めましょう。

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まとめ：TeamsでExcelを使いこなして共同作業の効率化を

TeamsでExcelを同時編集することで、チームでの作業効率を大幅に向上させることができます。オンライン会議を進めながらファイルの同時編集を行うなど、リアルタイムでの情報反映が可能です。

TeamsでExcelを共同編集する際は、以下のポイントを押さえておくことで、よりスムーズに作業を進められます。

• 事前の共有権限確認
• 同時編集ルールの設定
• 更新内容の連携

これらのポイントを実践することで、TeamsでのExcel同時編集をよりスムーズに行うことができます。また、トラブルが発生した際は、上記の原因と対処法を参考にして解決を試みましょう。

ぜひ、チームでの効率的な共同作業に役立ててください。