「モチベーション管理システム」選びのコツ

April 19, 2021

社員のモチベーション管理は、人材管理の中でも大きな課題の一つです。多くの企業では、人事担当者や上司が社員とのコミュニケーションや経験で管理していたり、把握しようとしている場合が多いです。

しかし、マネジメント層と社員では価値観は違います。その結果、離職につながったり、社員のモチベーション低下につながる可能性があります。

そこで有効なのがモチベーション管理システムの導入です。しかし、モチベーション管理システムをただ導入すれば効果が上がるわけではありません。

今回は、モチベーション管理システム導入の際によく聞く欠点を通して、システム選びのコツをご紹介します。

目的や用途に対しての費用感

モチベーション管理システムの多くはクラウドシステムです。サービスにより異なりますが、どこであっても利用できるということやユーザー数により柔軟にプランが変えられるなどのメリットがあります。しかし、システムを利用するのには費用がかかります。利用料はサービスにより異なりますが、月額2万-3万円程度かかる場合があります。大企業の場合は負担が少ないかもしれませんが、従業員がまだ少ない中小企業にとっては大きな負担になる可能性があります。そのため、自社の規模にあわせて費用も含めてサービスを検討するようにしましょう。

よくある声:

・Saasのサービスでありながら、コストは高い印象があります。導入に際して、利用目的を明確にするなどかなり本腰入れて取り組む必要があります。クラウドサービスであればもっと低価格で提供いただけると、導入時のハードルは下がるものと思います。
・ユーザ数20人までのお得なプランがあると、小規模な企業にとってニーズのあると思う。

機能やUI面のインプットが簡単か

モチベーション管理システムのメインは、社員にアンケートを答えてもらうことです。回答されたアンケート結果にその他のデータも含めて分析することで社員のモチベーションの現状や要因を特定します。より正確な結果を出すためには、多くの設問に回答する必要があり、時間が取られるため日常業務の妨げになる可能性があります。また、設問も理想の状況と現状と似たような設問を聞くことになる場合もあるため、設問に答えること自体が大きな負荷になる可能性もあります。その結果、社員が答えてくれないといったことや回答が適当になってしまう場合もあります。このようなことを避けるために、なぜシステムを導入するのか、システムを導入したことが社員に同様なメリットに繋がるのかなどを丁寧に説明するようにしましょう。

よくある声:

・質問数は結構あり、全部解答するまでに多少時間を取るのでもう少しコンパクトにする
・運用によるのかもしれないが、毎回同じ内容のアンケートを答えている。

対象となるメンバーやチーム、企業の規模に対してサービスが適切か

モチベーション管理システムでは、アンケートを回答したり、他の社員に関して回答する場合など匿名で回答することで思ったままの回答をしてもらうことでより効果が出ます。しかし、少人数の部署や企業であるといくら匿名で答えても誰が回答したのかなどが筒抜けになってしまう可能性がある結果、社員が本当のことを答えてくれないということがあります。そのため、チームに権限を与えチーム単位で利用できるようにするなど、どのような環境においても社員が正直に答えてもらえるような環境づくりを意識しましょう。

よくある声:

・部署の任数が少ないとどの点数で回答したかがつつぬけになってしまうので工夫してほしい。 
・部下が1人しかいないと匿名の意味がない。
・チームに権限を与えてチーム単位で利用できるようになればもっと言いたいことが言いやすくなるのではないでしょうか。

メンバーが本音で回答できる運用か

運用面の話になりますが、上述したように、モチベーション管理システムで重要なのは、社員にアンケートを回答してもらうことです。しかし、社員が本当に深刻な悩みがある場合にアンケートに答える余裕がないかもしれません。また、社内で上司による圧力がある場合など社員が正直に答えないように圧力をかける場合もあります。このように社員のアンケートをもとにしているため、システムだけを頼りにしていては本当の問題を見落とす可能性があります。常にシステムだけでなく、リアルなコミュニケーションと合わせて活用することを意識しましょう。

よくある声:

・恐怖政治を敷いているような会社では全く機能しない
・本当に悩んでる人が答えてくれないのではというリスクがある。悩みがまだそれほど大きく無い状況であれば、心にも余裕があり応えられるのかもしれないが、そうでない場合は、回答すらしないのが当たり前だと思うので、その部分をどうするかといったところが課題な気がする。

自分の回答を確認できるか

モチベーション管理システムは多くの場合、人事や部署内の人事担当が社員の状況をチェックしたり、問題を把握するためのシステムです。そのため、回答内容や分析結果を人事や担当のスタッフしか確認できない場合があります。システムによっては自分が前回どのように回答したのかなどを把握することも出来ません。しかし、自身のモチベーションが毎週どのように変化しているのかなどを自己分析したいという社員もいらっしゃいます。システムを導入したい場合、会社としてどのように活用したいかだけでなく、社員も活用できる方法も活用することもおすすめです。

よくある声:

・答えたのか、答えていないのかが日別で分かればいいと思います。また、先月に比べて自分のモチベーションが高いのか低いのかなども分かるようになればいいなと思います。

・自分が毎月どんな回答を送信していたのか、自分自身でグラフで把握出来るページ(マイページ的なもの)があるといいなと思います。基本的には管理者のみが把握しているため、回答ユーザー自身でも過去に送信したフリーコメントの内容や状態評価を見れると自分自身で状態把握できるな、と思います。

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