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Teamsにおける資料共有の効果的なルール決めから周知徹底まで

May 17, 2021

Teamsで資料を共有する場合、きちんとルールや運用方法を定めておかないと下記のような不要な混乱を招くことになります。

「メンバー同士のチャットとチーム・チャネルの両方に同じファイルが存在しており最終版資料がどちらかが分からない」
「大人数で1つのファイルを更新する場合にはルールを定めておかないとファイルが先祖返りしてしまう」
「チーム・チャネル内でファイルが散在してしまってどこにファイルがあるのかが分からない」

今回の記事では、Teamsで資料を共有して効率的な作業を実現するために、最低限押さえておくべきポイントを紹介します。

まずはチャットとチーム/チャネルとのファイル投稿・共有のすみ分けが必須

チャットでもチームのチャネルでもファイル投稿・共有ができてしまうため、Teamsそのものの仕組みでファイル投稿・共有を制限することはできません。そのため、まずはチャットとチーム・チャネルとのファイル投稿・共有のすみ分けを行うことが必須となります。

例えば「チャットでのファイル投稿はドラフト版扱い。チーム・チャネルでのファイル投稿は最終版扱いとする。」といったような運用ルールを設けることで、レビューするべき資料や最終版の資料がどこにあるかが明確化できます。

その他Teamsを使用して効率的な作業を行うにあたり、「チーム・チャネル構成の最適化」「チャネル内のフォルダ構造の最適化」「ファイル名の命名ルール策定」という運用面の仕組み、ルール化と「定めたルールの周知徹底と、定期的な監視、改善活動」という運用の徹底と改善活動実施、の計4点がポイントとなります。

①チーム、チャネル構成の最適化

チーム作成単位は、部署・組織の単位やプロジェクトごとに1チーム作成することが望ましいです。

部署・組織内で複数プロジェクトや複数案件が存在する場合は、それぞれチャネルを作成することで情報の混在を防ぐことができます。

一方で、部署や組織横断で取り組むプロジェクトや案件の場合は、部署・組織のチーム内のチャネルとするのではなく、そのプロジェクト・案件単位で1チーム作成することが望ましいです。どちらの部署や組織のチームに寄せるか、などといった不要な懸念が発生する可能性があるためです。

複数案件ある場合に同じチャネルで情報を取り扱うと、後述するファイル名運用が徹底されていない場合に混乱が発生する可能性があるため、まずはチャネル構成を適切にしておくことが効率的な資料管理に繋がります。

②チャネル内のフォルダ構造を最適化

チーム・チャネルを最適化した後は、ファイルを保存するためのフォルダ構造を最適化することが重要です。

ファイルの検索性を向上させることを優先とする場合、以下のようなルールが考えられます。

・フォルダ名の先頭にナンバリングする

フォルダ名の先頭に「01_」や「1.」といったナンバリングを行うことで、フォルダ構成を一定程度保つことができます。

このナンバリングがないと、新規フォルダ作成時にフォルダ名によってフォルダ順序が変わってしまい、検索性が下がってしまう可能性があります。

ナンバリングがされていれば、フォルダ名のソート機能によって常にフォルダ順序を一定に保ち、検索性を維持することができます。

・フォルダ階層を2階層までとする

フォルダ階層が深ければ深いほどファイルの検索性は下がるため、フォルダ階層を一定制限することが重要です。

どのようなフォルダでも最大○階層までしかない、ということがルール化されていれば、ファイル検索のスピード向上に繋がります。

・目的や要件ごとにフォルダを分ける

定常作業や非定常作業などをフォルダ分けしたり、用件ごとにフォルダ分けすることで、ファイル検索のスピード向上に繋がります。

③ファイル名の命名ルール策定

ファイルの保存場所だけでなく、ファイル名についてもルールを設けることで検索性を向上したり資料の状態をわかりやすくすることができます。

理想的には「ファイル名を見ただけで、その資料の内容・提供先・バージョンがわかる」ことが望ましいので、これを満たすようなルールを定めることが重要になります。

複数のプロジェクトが同時並行で立ち上がっている場合や、同じ資料でも提供先企業が違う場合、ルールが定まっていないと「この資料はどのクライアントへ提示する企業だろう?」という混乱が生じます。

例えば2021年度の営業チャネル刷新プロジェクトがある場合、単なる営業用資料という名前のファイルではどのクライアントに向けた資料なのか、どのような内容を記載した資料なのかが分かりません。

そこで、ファイル名に「プロジェクト名」「提供先クライアント名」「内容の概要」「作成バージョン(日付)」を入力することで、一目で目的の資料かどうかを判別できるようにすることで、検索を使用せずにファイルを探しやすくなります。もちろんワード検索性も向上します。

このようにファイル名の命名でも工夫をしておくことで、ファイルのアップロード誤りなどで同一フォルダにファイルが入ってしまっても検索性が下がることなくファイル運用ができます。

④定めたルールの周知徹底と、定期的な監視、改善活動

チームのメニューには「Wiki」がありますので、これまで述べてきたルールなどをこのWikiメニューに記載しておくことでルールを簡単に確認しておくことができます。同じ部署やチームのメンバーから「どんなルールだったっけ...?」という問い合わせがあった場合にも、Wikiに書いてあるからそれを見るように、と回答するだけで済みますし、Teamsに関するルールを全てTeams上に集約することができるメリットもあります。

また、これまで定めてきたルール通りに運用できているかどうかは定期的に確認(例えば毎月1回はチーム・チャネル内のファイル構成をパトロールする、など)し、ルール通りに運用されていない場合はファイル名を是正する必要があります。

ファイル名を是正するなどの対応を行ったら、チャネル内でチームメンバーに周知する対応も行うべきです。

総括すると、Teams使用開始前の使用方針・ルールの策定が最も重要ということになります。

取りあえず使いながらルールを決めていけばいいか、というスタンスだと、ルールの追加・修正に加えて、チームメンバーからの問い合わせ対応も発生するため、非常に非効率的な運用となってしまいます。

長期的な目線で効率的な運用を目指すのであれば、Teams使用開始前に使用方針・ルールの検討に時間を割き、使用開始後もPDCAサイクルを回して既存の使用方針・ルールを改善していくことが効率的なTeams活用に繋がります。


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