.png)
コロナ禍でのリモート会議を実施するためにTeamsを導入した会社も多いでしょうか。しかし、現状なんとなくメールの代わりに使用したり、またチャット機能を用いて会議を開いたり、見様見真似で使用されているケースが多く、
「最近部内にTeamsを導入したけど、使い方がみんな自己流で統一されていない」
「Teamsに添付して資料を送付する人もいるけど、メールの方がいいの？」
など、Teamsを導入したものの、使い方にバラツキが出てしまっている。気がつくと便利なはずのTeamsが、逆に情報を探すのに時間がかかって非効率になっている、などなどの悩みを抱えている管理職の方もいらっしゃいます。
今回の記事では、Teamsの「使い方のバラツキ」を解消する効果的な方法をご紹介します。
※Teamsの投稿については下記の記事でも詳しく解説しています。
Teamsチャット投稿の自動化ツール活用・設定方法【Power Automate×Form】
Teamsはユーザーインターフェースがしっかりしているため、誰でも見様見真似ですぐに使用することができますが、その分、使用方法が完全に従業員任せとなるため、各個人やチーム間で使用方法にバラツキができ、運用方法や利用頻度に差が発生しがちです。
そこで必要となってくるのがガイドラインです。Teams においては例えば下記の表のようなガイドラインを定めて運用すれば、バラツキが無くなり、業務の生産性も向上するでしょうか。
Teamsの使い方でバラツキが生じる理由に、”従業員各々が独自の方法でTeamsを使用すること”が挙げられます。例えば、チャットルーム（会議室）の乱立やビジネスチャットの乱用などがそれにあたるでしょう。
また現在は、コロナ禍において対面でのコミュニケーションが難しくリモートワークを取り入れている会社が多い中、ビジネスメールのみならず、プライベートなコミュニケーションもTeamsを使用している方も多いです。
ガイドラインを適用すれば、上記のような使い方は制限できますが、「ツールを活用して自らの目的を果たそう」、「業務をより効率良く、生産的に改良しよう」という従業員の意欲や創意工夫が「IT部門が手を付けられていなかった課題の解決に利用できる」「従業員のTeamsに関する知識・スキルが拡充し、自ら生産性を向上させる取り組みを遂行できる」といった業務の改善につながるため、すべてをガイドラインで規制・制限するとデメリットも生じやすいです。
そのため、どのような使い方・コミュニケーションを推奨し、何を禁止・制限するのか？を明記し、各種削除のルールも制定しておくべきでしょうか。
.png)
※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。
また、ガイドラインを作成する際、ワードやエクセルではなく”Teamsそのものにガイドライン・マニュアルを作成することがポイントです。さらに、Teams上の誰でもアクセスできるトップページなどにガイドラインを定義・掲載することで、下記のようなメリットがあります。
①常に部署のみんながルールや作業手順を確認できる
②何か変更事項や改修事項が発生した場合にTeams上でガイドラインを更新できるので更新が容易であり、また情報を一元管理できるので効率がよい
③後から途中参加した従業員に関してもTeamsを使用する際、最初にガイドラインを確認できるので、チームに馴染みやすく仕事に入り易い
ただし、Teamsガイドラインに準じて業務を遂行する上で、ルールの見直しが必要な場合もあるでしょう。Teams の運用面に関しては、とりあえず始めたはいいものの、利用していく中で改善点が見つかるといったケースが多いです。そういった際は、毎回毎回その場でルールを変更しガイドラインを改定するのは時間がかかるもの。一旦は暫定運用を適用した上で、正式には一か月に一回など頻度を決めて運用ルール・ガイドラインを見直すことを検討して下さい。
ルールを見直す際に、チームメンバーみんなで再度ガイドラインの読み合わせをしたり、勉強会を開催するのも効果的です。また、中途採用の方や新人の教育にTeamsの使用方法の定期研修をカリキュラムに組み込むことで、運用方法の乱れの防止にもつながります。
※Teamsの投稿については下記の記事でも詳しく解説しています。
本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。
【Teamsに追加して使える】
社内ナレッジ共有ツール
researcHR(リサーチャー)
チームの「誰が・何を知ってるか」を集約・共有
✅ナレッジ共有、属人化の解消
✅社内問い合わせの効率化
✅新人・異動者のフォローアップ
にお困りの際はぜひご相談ください。
また、KBE(株)では、Teamsの運用・利活用コンサルティングを行っております。
企業やチームに最適のTeams運用方法を設計します。初回のご相談無料ですので、ぜひ一度お試しください。
.png)
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業のTeamsアプリ活用事例をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した日報/週報 運用事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した新人オンボーディング事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したMTG/1on1 代替事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社では、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供しています。（Microsoft公式ソリューション、日経新聞に掲載）
その過程で蓄積された様々な企業のTeams/Slack運用事例をお伝えします。
researcHRは、Teamsに追加するだけで、
メンバーの「誰が・何を知っているか」を自動で収集し、
回答をAIが自動でポジティブ・ネガティブチェックすることで、自然なデータを算出。
さらに、算出されたデータから「要注視」ポイントをレポートでお渡しします。
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse tincidunt sagittis eros. Quisque quis euismod lorem.”
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した日報/週報 運用事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したコミュニケーションの課題解決事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したMTG/1on1 削減事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が提供する、researcHRの「コンディション 分析・レポート機能」の概要や、実際のケースを基にした分析レポートを資料としてお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したエンゲージメント可視化・向上の事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した新人オンボーディング事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した人事データ『収集』事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が提供する、researcHRの「コンディション 分析・レポート機能」の概要や、実際のケースを基にした分析レポートを資料としてお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したノウフー（Know Who）の事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したコンディション把握の事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した休職・退職の検知事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が提供する、researcHRの「コンディション 分析・レポート機能」の概要や、実際のケースを基にした分析レポートを資料としてお伝えします。
KBE株式会社では、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供しています。
コンサルティングサービスでは、その過程で蓄積された様々な企業のTeams運用事例をお伝えします。
researcHR（リサーチャー）をはじめて知っていただく方に向けて、わかりやすく基本機能や活用シーンをご紹介します。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した社内問い合わせの効率化事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した情報共有の活性化事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したナレッジ共有文化の定着化事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「デジタル・データを起点とした新しいナレッジマネジメント事例」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業のTeams使用事例やTIPSをお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「デジタル・データを起点とした新しいマネジメント事例」をお伝えします。
KBE株式会社が提供する、researcHRの「コンディション 分析・レポート機能」の概要や、実際のケースを基にした分析レポートを資料としてお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Slackを活用したマネジメント事例」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsを活用したマネジメント事例」をお伝えします。
KBE株式会社が提供する、researcHRの「コンディション 分析・レポート機能」の概要や、実際のケースを基にした分析レポートを資料としてお伝えします。
KBE株式会社では、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供しています。
コンサルティングサービスでは、その過程で蓄積された様々な企業のTeams運用事例をお伝えします。
researcHR（リサーチャー）をはじめて知っていただく方に向けて、わかりやすく基本機能や活用シーンをご紹介します。
researcHRをTeams/Slackに追加するだけで、AIがメンバーの状況を収集するため、業務の状況やナレッジが自動で蓄積されます。
既存のナレッジ共有ツールやシステムで、「ログインされない」「データ入力/更新されない」「検索・活用できない」といった悩みを抱える方は、ぜひお問い合わせください。
✅ナレッジ共有、属人化の解消
✅社内問い合わせの効率化
✅新人・異動者のフォローアップ
にお困りの際はぜひご相談ください。
researcHRをTeams/Slackに追加するだけで、AIがメンバーの状況を収集するため、業務の状況やナレッジが自動で蓄積されます。
既存のナレッジ共有ツールやシステムで、「ログインされない」「データ入力/更新されない」「検索・活用できない」といった悩みを抱える方は、ぜひお問い合わせください。
※KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、
様々な企業のTeams/Slack運用事例をお伝えします。
