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コロナ禍でのリモート会議を実施するためにTeamsを導入した会社も多いでしょうか。しかし、現状なんとなくメールの代わりに使用したり、またチャット機能を用いて会議を開いたり、見様見真似で使用されているケースが多く、
「最近部内にTeamsを導入したけど、使い方がみんな自己流で統一されていない」
「Teamsに添付して資料を送付する人もいるけど、メールの方がいいの？」
など、Teamsを導入したものの、使い方にバラツキが出てしまっている。気がつくと便利なはずのTeamsが、逆に情報を探すのに時間がかかって非効率になっている、などなどの悩みを抱えている管理職の方もいらっしゃいます。
今回の記事では、Teamsの「使い方のバラツキ」を解消する効果的な方法をご紹介します。
※Teamsの投稿については下記の記事でも詳しく解説しています。
Teamsチャット投稿の自動化ツール活用・設定方法【Power Automate×Form】
Teamsはユーザーインターフェースがしっかりしているため、誰でも見様見真似ですぐに使用することができますが、その分、使用方法が完全に従業員任せとなるため、各個人やチーム間で使用方法にバラツキができ、運用方法や利用頻度に差が発生しがちです。
そこで必要となってくるのがガイドラインです。Teams においては例えば下記の表のようなガイドラインを定めて運用すれば、バラツキが無くなり、業務の生産性も向上するでしょうか。
Teamsの使い方でバラツキが生じる理由に、”従業員各々が独自の方法でTeamsを使用すること”が挙げられます。例えば、チャットルーム（会議室）の乱立やビジネスチャットの乱用などがそれにあたるでしょう。
また現在は、コロナ禍において対面でのコミュニケーションが難しくリモートワークを取り入れている会社が多い中、ビジネスメールのみならず、プライベートなコミュニケーションもTeamsを使用している方も多いです。
ガイドラインを適用すれば、上記のような使い方は制限できますが、「ツールを活用して自らの目的を果たそう」、「業務をより効率良く、生産的に改良しよう」という従業員の意欲や創意工夫が「IT部門が手を付けられていなかった課題の解決に利用できる」「従業員のTeamsに関する知識・スキルが拡充し、自ら生産性を向上させる取り組みを遂行できる」といった業務の改善につながるため、すべてをガイドラインで規制・制限するとデメリットも生じやすいです。
そのため、どのような使い方・コミュニケーションを推奨し、何を禁止・制限するのか？を明記し、各種削除のルールも制定しておくべきでしょうか。
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また、ガイドラインを作成する際、ワードやエクセルではなく”Teamsそのものにガイドライン・マニュアルを作成することがポイントです。さらに、Teams上の誰でもアクセスできるトップページなどにガイドラインを定義・掲載することで、下記のようなメリットがあります。
①常に部署のみんながルールや作業手順を確認できる
②何か変更事項や改修事項が発生した場合にTeams上でガイドラインを更新できるので更新が容易であり、また情報を一元管理できるので効率がよい
③後から途中参加した従業員に関してもTeamsを使用する際、最初にガイドラインを確認できるので、チームに馴染みやすく仕事に入り易い
ただし、Teamsガイドラインに準じて業務を遂行する上で、ルールの見直しが必要な場合もあるでしょう。Teams の運用面に関しては、とりあえず始めたはいいものの、利用していく中で改善点が見つかるといったケースが多いです。そういった際は、毎回毎回その場でルールを変更しガイドラインを改定するのは時間がかかるもの。一旦は暫定運用を適用した上で、正式には一か月に一回など頻度を決めて運用ルール・ガイドラインを見直すことを検討して下さい。
ルールを見直す際に、チームメンバーみんなで再度ガイドラインの読み合わせをしたり、勉強会を開催するのも効果的です。また、中途採用の方や新人の教育にTeamsの使用方法の定期研修をカリキュラムに組み込むことで、運用方法の乱れの防止にもつながります。
※Teamsの投稿については下記の記事でも詳しく解説しています。
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