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Teamsにはメンション機能というものがあり、相手にチャットメッセージを送る際に通知表示させることで、相手にチャットメッセージが届いていることをより気づきやすくさせる効果があります。
具体的には、メンションを付けた場合のチャットメッセージだと相手のTeamsのアクティビティメニューやチャット、チームメニューにバッチが表示されるようになります。(メンションを付けない場合のチャットメッセージだと相手のTeamsにはバッチは表示されません。)これにより、相手がすぐチャットメッセージに対してリアクションすることができ、コミュニケーションが素早く回るというメリットを得ることができます。
一方で通知がもたらすデメリットもあります。やり取りするチャットメッセージの全てにメンションを付けていると、「このチャットメッセージは本当に重要なのか」「この人はどうでもいいチャットメッセージにもメンションを付けてくるから、素早く回答しなくても大丈夫か」といった認識を相手が持つことに繋がり、コミュニケーションが素早く回らなくなる原因となってしまいます。そのため全てのチャットメッセージにメンションを付けるのではなく、必要な場合にのみメンションを付ける工夫が必要となります。
ここではTeamsメンションを付ける具体的な方法とメンションの種類はどのようなものがあるのかに加えて、メンションを付けるべきポイントを紹介します。
※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。
Teamsで社内「問い合わせ」を管理する方法と注意点＜画像付き＞
Teamsのチャットで相手にメンションをつけてメッセージを送る方法は大きく4種類あります。その4種類のうち1つはユーザー個人宛にメンションを付ける方法。もう3種類はチームやチャネル、タグといった複数ユーザー宛にメンションを付ける方法となります。
1つのチャットメッセージ内にはメンションは複数付けることができるため、例えばユーザー個人宛のメンションとチーム宛のメンションを混ぜ込む、ということも可能です。
まずユーザー個人宛のメンションの付け方について触れていきます。
ユーザー個人宛のメンションを付ける場合には@(アットマーク)の後に個人ユーザー名を入力します。個人ユーザー名をタイピングすると対象となるユーザー候補が表示されますので、その中から対象のユーザーを選ぶとメンション付与が完了となります。
その状態でメッセージを入力して送信すると、相手にメンションが飛ぶことになります。
続いてチーム宛のメンションの付け方について触れていきます。
チーム宛のメンションを付ける場合には@の後にチーム名を入力します。ユーザー個人宛のメンション設定の際と同様に、チーム名をタイピングすると対象となるチーム候補が表示されますので、その中から対象のチームを選ぶとメンション付与が完了となります。
その状態でメッセージを入力して送信すると、チームに所属しているメンバー全員にメンションが飛ぶことになります。
チームを指定したメンションと同様に、チャネル名をタイピングすると対象となるチャネル候補が表示されますので、その中から対象のチームを選ぶとメンション付与が完了となります。
その状態でメッセージを入力して送信すると、該当チャネルを表示扱いとしているメンバー全員にメンションが飛ぶことになります。
Teamsのチームではタグという機能を使用して、ユーザーグループを作成することができます。
このタグ宛のメンションを付ける場合には@の後にチーム名を入力します。ユーザー個人宛のメンション設定の際と同様に、チーム名をタイピングすると対象となるユーザーリストが表示されますので、その中から対象のチームを選ぶとメンション付与が完了となります。
その状態でメッセージを入力して送信すると、タグに所属しているメンバー全員にメンションが飛ぶことになります。
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冒頭で述べたとおり、メンションをむやみに使用することによって、相手にチャットメッセージの重要性や緊急度がうまく伝わらないというデメリットが発生します。このデメリットを防ぐためには、Teamsを使用しているチームや組織でメンションを付ける場合と付けない場合のルールを決めておくことが必要となります。
ルール決めの例としては、メンションを付ける主な目的である「適切な人に情報を伝える」「素早い回答が欲しいのですぐにチャットに気づかせる」の2点のいずれかを満たす場合にのみメンションを付ける、といったものが挙げられます。
ここではチームやチャネル、タグを使用してのメンションはどのような場面で使用するべきかに触れていきます。
チームの中には複数のチャネルが作成され、それぞれのトピックごとに関心のあるユーザーが存在します。
チャネルに関係なくチーム全体に周知しなければならない情報を投稿する場合は、チーム宛のメンションを使用することが望ましいです。
特定のチャネルに関する情報を投稿する場合は、チャネル宛のメンションを使用することが望ましいです。
チャネル宛のメンションを使用した場合でもチームに所属しているメンバー全員にメンションが飛ぶことになる点はチーム宛のメンションと同様です。
特定チャネルに特化した内容かつチャネルに関係のあるメンバーに向けて周知しなければならない情報を投稿する場合は、チャネル宛のメンションを使用することが望ましいです。
チームまたはチャネルという単位でなく特定のタグに所属しているメンバーにのみ関係する情報を投稿する場合は、タグ宛のメンションを使用することが望ましいです。
タグに所属しているメンバーが少ない場合はメンバー個人宛のメンションを複数付けることでも代替可能ですが、タグが適切に設定・運用されている場合は、タグ宛のメンションを使用した方が効率的です。
メンションを付けることによって、対象のユーザーやグループに対してすぐにチャットに気づかせることができます。
ただし、Teamsの通知受信方法は個人の設定によって一部非表示にすることができるため、この点については個人の自由に任せるのではなくTeamsを使用しているチームや組織で定めておくことが重要です。
また先に述べたとおり、複数メンバーに向けて情報を伝える際には、チャネル・タグを使用してチャットメッセージを送ることが効率的です。ただし例外として特定のメンバー個人から返信を貰いたい場合はユーザー個人宛のメンションも合わせることで、誰に対して返信を求めているかが明示的になり、素早い回答を貰うことができます。
総括すると、Teamsのチャットメッセージにメンションを付ける際には以下の点を踏まえてメンション機能を活用していくことが、効率的なTeams活用に繋がります。
・チャットメッセージの目的・内容ごとにメンションの種類を使い分けること
・メンションを使う場合の前提事項やルール、通知の設定方法をあらかじめ定めておくこと
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