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今回の記事ではTeamsアプリで会議を開催する方法から参加する方法まで、基本的な使い方について下記の項目に沿って解説します。基本的な内容は全てカバーしていますので、本記事を読むことでTeams会議を今すぐ、問題なく開催・参加することができるようになります。
①Teams会議の基本的な機能
②Teams会議を設定・招待する方法 (主催者の操作)
③Teams会議に参加する方法 (参加者の操作)
また後半ではTeams会議に参加する際に気を付けるべきポイントも記載していますので、最後まで是非ご覧ください。
※Teams会議のTIPSについては以下の記事で詳しく解説しています。
【Teams】Web会議・チャットの"画面共有"方法と効果的な活用事例
Teams会議でアバターアプリを活用する方法とアバターの作成の仕方
まず最初にTeams上の会議で利用可能な基本機能について解説します。Teamsには対面会議よりも効率的な議論を実現する機能が多く搭載されています。その中でも基本的な機能や特によく使う機能について簡単に説明します。
Teamsには通話やチャットなどの従来のコミュニケーションはもちろん、社内での対面会議と同様に複数人が参加する会議をオンラインで開催できます。会議では音声だけでなくカメラを使って参加者全員の顔を見ながら会話をすることが可能です。
また参加者のパソコン画面を全員にシェアすることもできるので、議題やプレゼンテーションスライドなどの参考資料を全員で確認しながら会議を進めることができます。
他にも発言したい意思表示をするための挙手機能や会議中に他の参加者とチャットをする機能、会議を録画したり議事録やメモを残す機能など会議を効率化する仕組みが整っています。録画したビデオや記録した文書はTeams内で保存・共有することができます。
さらにスマホやタブレットにも専用アプリが用意されており、移動中などパソコンが使えない環境でも自分のアカウントでログインすることでどこからでも会議に参加することができます。
それではここから具体的に主催者が会議を設定し、参加者を招待する方法について解説します。会議を設定する方法は非常にシンプルで簡単ですので、下記の方法を理解すればすぐに設定できます。
会議の設定方法は「今すぐ会議を始める場合」と「特定の日時で会議を予約する場合」の2通りあります。
また、Teamsでは自分の所属する組織外の人も会議に招待することが可能です。その際に注意すべき点についても記載しています。
まず時間を決めて会議を設定するのではなく、今すぐに会議を始めたい場合の手順について実際の画像を使って説明します。
1.Teamsの画面左にある「カレンダー」アイコンをクリックし、右上部の「今すぐ会議」をクリックします。
2.ポップアップしたウィンドウで「会議の名前」を入力し、「共有リンクを取得する」を選択します。
3.取得した共有リンクをメールやチャット機能で他の参加者に送付します。
4.「会議を開始」ボタンをクリックしてオーディオソース設定画面に移行します。
5.音声やビデオの設定が完了したら下部にある「今すぐ参加」をクリックします。
会議を開始した後もいつでも参加者を追加招集することができます。画面上部の「参加者を表示」アイコンから「招待を共有」をクリックし、会議へのリンクを参加者に送付します。参加者は受け取ったリンクにアクセスすることですぐに会議に参加できます。
次に最も頻繁に設定する方法である「会議の開催日時が具体的に決まっている場合」の設定手順について説明します。
1.Teamsの画面左にある「カレンダー」アイコンをクリックし、右上部の「新しい会議」をクリックします。
2.表示された会議設定画面で必要事項を入力します。最低限入力すべき項目は以下の通りです。
タイトル：会議の名称
●必須出席者：
・出席者のメールアドレスや氏名を入力すると自組織内の候補が表示されるので対象者を選択する。
・組織外の人を招待するにはメールアドレスを入力し、表示される「招待」を選択する。
●会議の開催日時：開始と終了時刻
●会議の詳細：議題や参考資料等の会議の詳細情報
3.画面右上の「保存」をクリックします。参加者に招待メールが送信されます。
Teamsでは組織外の人を会議に招待することも可能ですが、その際の注意点があります。招待する際には会議設定画面で送付先に相手のメールアドレスを入力するだけでよいのですが、会議当日に外部の参加者が参加しようとすると主催者に承認依頼が届きます。依頼が承認されるまで参加者は会議に入れず、ロビーで待機している状態になります。主催者はこの依頼が実際に招待した人からであることを確認して承認する必要があります。この操作は主催者と同じ組織のメンバーが参加する際には必要ありません。
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次に主催者から会議の招待を受け取った場合の具体的な参加方法について説明します。主催者と同じ組織に属しているか否かで手順が異なるため、それぞれの立場で解説します。
まず参加者が主催者と同じ組織に属している場合の会議への参加方法について説明します。Teams会議に参加するには専用アプリを利用する方法とアプリを使わずにWebブラウザを利用する2つの方法がありますが、会社内でTeamsを使用する場合には通常専用アプリをインストールして使うことが一般的であるため、ここではアプリを使って参加する方法を説明します。
1.招待された会議は指定の時間帯でカレンダーに表示されています。Teams画面左のカレンダーアイコンをクリックし、参加したい会議の右側にある「参加」ボタンをクリックします。
2.次に会議に参加する前にマイクとビデオの設定画面が表示されるので、参加する環境によってマイクやビデオのON/OFF、ビデオをONにする場合は背景を設定します。(背景の設定方法の詳細は後半に記載しています）
3.設定が完了したら「今すぐ参加」を押して会議に参加します。
次に会議の参加者が主催者の所属する組織に属していない場合の参加方法について説明します。
1.主催者から参加者のメールアドレス宛に招待メールが送信されます
2.メールに出欠確認の返答項目があるので、「はい」をクリックします。
3.会議の時間になったらメールの下部にあるリンクをクリックします。
4.Webブラウザが起動し、Teamsアプリを起動するかWebブラウザを利用して参加するか選択するオプションが表示されます。
5.Teamsアプリがインストールされている場合は「Microsoft Teamsを開く」を選択。持っていない場合は「このブラウザーで続ける」をクリックする。(Teamsアプリをインストールしなくても参加できます)
6.表示された画面で参加者名を入力し、「今すぐ参加」をクリックします。
Teams会議にスマホやタブレットなどモバイルデバイスから参加する場合には専用アプリをインストールする必要があります。
1.アプリを起動し、画面下にある「カレンダー」アイコンをクリックします。招待された会議は「カレンダー」に表示されています。
2.表示されている会議の一覧から参加したい会議を見つけ、「参加」ボタンを押します。
3.マイクやビデオのON/OFFを設定して、画面下部の「今すぐ参加」をクリックします。
ここまで会議に参加する方法について説明してきましたが、実際に会議に参加する際に一度確認すべき点が2つあります。オンライン会議はいつでもどこでも参加が可能な半面、対面会議よりも音声とビデオの設定に気を使う必要があります。
家やオフィスなど閉鎖された静かな環境であればバックグラウンドノイズも少ないのですが、外出先など周囲のノイズが入る場所で会議に参加する場合には予めマイクを常時ミュートにしておき、発言が必要なときのみONにすることが適切です。一人でもノイズがうるさい環境にいると会議参加者全員がノイズの影響を受けるためです。
さらにもう一点はビデオをONにする際の背景設定です。これはTeamsの便利な機能の一つですが、参加者の輪郭を検出して背景をぼかす事ができます。どこにいるかあまり知られたくない場合など背景を隠したい場合は予め会議に入る前に設定しておきましょう。ぼかす他にも好みの背景画像を使うこともできます。
上記会議への参加方法でも記載しているように、会議に参加する前にマイクとビデオのON/OFF設定画面が表示されます。ノイズが多い場所で参加する場合はミュート設定にしておきましょう。
ビデオをONにして参加する場合も参加前にプレビュー画面で自分の画面を確認できます。プレビューに表示されている姿がそのまま他人に見られる映像になるので、事前に確認をしておきましょう。ビデオで参加しない場合はOFFの設定にします。
ビデオをONにして会議に参加する際、場所によって背景をそのまま映したくない場合もあります。Teamsの機能で背景をぼかすこともできるのですが、印象をよくするために壁紙のような背景を設定することができます。デフォルトでいくつか画像が用意されていますが、自分のお気に入り画像を背景として設定することも可能です。以下の手順を参考にしてください。
まず予め用意された背景画像を設定する方法です。
1.会議開始前に表示される音声及びビデオの設定画面で下図のようにビデオをONにし、隣にある「背景の設定」アイコンをクリックします。
2.画面右にデフォルトで用意された背景画像の候補が表示されるので、この中から好きな画像を選択します。
次に自分の保有する画像や会社のロゴ入り画像を使いたい場合は、上記の背景の設定画面で表示される「新規追加」をクリックします。
画像が保存されている場所を開き、対象の画像ファイルを選択することで背景として設定することができます。
※Teams会議のTIPSについては以下の記事で詳しく解説しています。
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