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VivaインサイトはOutlookのカレンダーやメール、Teamsの活用状況を自動的に分析し仕事における時間管理の効率化をサポートしてくれるTeams向けのアプリです。
在宅勤務での労働時間が長くなる傾向にある方はVivaインサイトを利用することによって仕事とプライベートとの切り替えをしやすくなるかもしれません。特に「バーチャルコミュート」は設定した時間帯に自動的に仕事の終わりを告げてくれるため、気づかないうちに残業時間が伸びてしまうようなことを防止できそうです。Vivaインサイトは仕事における時間管理を効率化したい方にはお勧めの機能です。
Vivaインサイトを利用するための初期設定方法と各機能の目的や活用方法について解説します。Vivaインサイトは、特別な知識を必要とすることなく画面を見ながら直感的に設定できるよう構成されています。
※個人向けに提供している「パーソナルインサイト」は無料で利用することができます。今回の記事では、パーソナルインサイトで利用できる各機能について解説します。
※Teamsを活用したマネジメントの効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。
Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法
Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法
Vivaインサイトを利用するには次の設定を行います。①画面左側にある「アプリ」をクリック＞②検索窓に「viva」と入力し検索＞③「Vivaインサイト」をクリックします。
Vivaインサイトの画面が表示されますので④「開く」をクリックします。
Vivaインサイトへアクセスし易いようにするには、画面左側に追加された「Vivaインサイト」を右クリックし、表示された「固定」をクリックします。こうすることによって。Teamsを次回起動した際にも初期画面でVivaインサイトが左側に表示されます。
「フォーカス計画」は、VivaインサイトがOutlookに設定されているカレンダーを参照し仕事に集中するための時間を自動的に設定してくれる機能です。フォーカス計画を利用することでその時間帯はTeamsのチャット通知を無音にしてくれます。また、仕事に集中する時間を自分で設定する手間を省くことができます。
フォーカス計画を利用するには「フォーカス計画」の「開始」をクリックします。
集中したい時間を1時間、２時間、4時間のいずれから選択します。例では2時間を選択します。
仕事に集中したい時間として。朝または午後のいずれかを選択します。
Teamsチャットをミュートにするか否かを選択します。
「フォーカス計画」を設定すると自動的にVivaインサイトにも反映され、Outlookのカレンダーにも登録されます。
「通知オフ時間」ではOutlookのメールとTeamsのモバイル通知をオフに設定することが可能です。この設定をすることでモバイル端末での通知がオフになりますので、プライベートの時間でもモバイル通知が気になるようなことがなくなります。「通知オフ時間」を設定するには該当項目の「始める」をクリックします。
モバイル通知をオフにしたい時間帯、またはモバイル通知を終日オフにしたい曜日を選択します。右側が「オン」になっていること確認してから最後に「確認」をクリックします。
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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。
「バーチャルコミュート」は一日の仕事の終わりを告げると共に翌日の会議内容や今日のタスク内容を知らせてくれる機能です。仕事の切り上げタイミングを自動的に知らせてくれるため、仕事にメリハリを付けることが期待できます。
「バーチャルコミュート」を設定するには、該当項目の「始める」をクリックします。
バーチャルコミュートを受け取りたい曜日と時間を選択し、最後に「良さそうです」をクリックします。
バーチャルコミュートの時間になると自動的に通知が来ます。以下のように明日予定されている会議内容が最初に表示されます。
自分で登録したTo Do以外にOutlookの内容から自動的に抽出された内容をタスクとして提案してくれます。
最後に仕事を終わらせるためのアクティビティを選択します。ここでは試しに「一息つく（１分）」を選択してみます。
自然風景が1分間だけ放映され仕事の終わり告げてくれます。
※Teamsを活用したマネジメントの効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。
本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。
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KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業のTeamsアプリ活用事例をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した日報/週報 運用事例やTIPS」をお伝えします。
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KBE株式会社では、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供しています。（Microsoft公式ソリューション、日経新聞に掲載）
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