VivaインサイトはOutlookのカレンダーやメール、Teamsの活用状況を自動的に分析し仕事における時間管理の効率化をサポートしてくれるTeams向けのアプリです。

在宅勤務での労働時間が長くなる傾向にある方はVivaインサイトを利用することによって仕事とプライベートとの切り替えをしやすくなるかもしれません。特に「バーチャルコミュート」は設定した時間帯に自動的に仕事の終わりを告げてくれるため、気づかないうちに残業時間が伸びてしまうようなことを防止できそうです。Vivaインサイトは仕事における時間管理を効率化したい方にはお勧めの機能です。

Vivaインサイトを利用するための初期設定方法と各機能の目的や活用方法について解説します。Vivaインサイトは、特別な知識を必要とすることなく画面を見ながら直感的に設定できるよう構成されています。

※個人向けに提供している「パーソナルインサイト」は無料で利用することができます。今回の記事では、パーソナルインサイトで利用できる各機能について解説します。

※Teamsを活用したマネジメントの効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

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Vivaインサイトの初期設定

Vivaインサイトを利用するには次の設定を行います。①画面左側にある「アプリ」をクリック＞②検索窓に「viva」と入力し検索＞③「Vivaインサイト」をクリックします。

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Vivaインサイトの画面が表示されますので④「開く」をクリックします。

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Vivaインサイトへアクセスし易いようにするには、画面左側に追加された「Vivaインサイト」を右クリックし、表示された「固定」をクリックします。こうすることによって。Teamsを次回起動した際にも初期画面でVivaインサイトが左側に表示されます。

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「フォーカス計画」について

「フォーカス計画」は、VivaインサイトがOutlookに設定されているカレンダーを参照し仕事に集中するための時間を自動的に設定してくれる機能です。フォーカス計画を利用することでその時間帯はTeamsのチャット通知を無音にしてくれます。また、仕事に集中する時間を自分で設定する手間を省くことができます。

フォーカス計画を利用するには「フォーカス計画」の「開始」をクリックします。

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集中したい時間を1時間、２時間、4時間のいずれから選択します。例では2時間を選択します。

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仕事に集中したい時間として。朝または午後のいずれかを選択します。

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Teamsチャットをミュートにするか否かを選択します。

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「フォーカス計画」を設定すると自動的にVivaインサイトにも反映され、Outlookのカレンダーにも登録されます。

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「通知オフ時間」について

「通知オフ時間」ではOutlookのメールとTeamsのモバイル通知をオフに設定することが可能です。この設定をすることでモバイル端末での通知がオフになりますので、プライベートの時間でもモバイル通知が気になるようなことがなくなります。「通知オフ時間」を設定するには該当項目の「始める」をクリックします。