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Microsoft Teams上で利用できる更新アプリは、組織のメンバーがさまざまな更新状況を簡単に作成し、管理者へ送信することができます。管理者側はそれを受け取り、レビューをすることが可能です。
今回の記事では、Teamsで更新アプリを使用する方法から、チームメンバーの仕事(タスク)状況を管理する方法まで解説します。
※Teamsを活用したタスク状況の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。
Teamsで業務・知見を可視化する方法＜ブラックボックス化を改善するなら＞
Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法
昨今テレワークでの勤務が主流となりつつある中、チャットやWeb会議用ツールとしてMicrosoft Teamsを導入した企業も多いでしょう。
Teamsは上記機能に加え、ファイル共有や共有したファイルのリアルタイム共同編集、業務でよく使用するExcelやWord等のOffice365製品とのシームレスな連携など様々な魅力があります。
また様々なアプリケーションもTeams上で利用でき、組織として働くうえでのコミュニケーションや業務効率化をTeams上だけで完結させることも可能です。
「更新」アプリは、作業の進捗や詳細状況などの「報告書」をTeams上で作成・運用できる業務効率化アプリの一つです。簡単な承認ワークフロー機能があったり、組織内のメンバーと簡単に内容を共有できたりと非常に便利なアプリケーションです。
このアプリを活用すれば、チームメンバーの仕事やタスクの状況を管理・把握することが容易となるでしょう。
それではさっそくTeamsで更新アプリを使用する方法について
の3つのセクションに分けて解説します。
まずはTeamsで更新アプリを使用する方法を解説します。
Teamsメニューの「アプリ」を選択し、検索窓に「更新」と入力すると検索結果として更新アプリが表示されますので、「追加」をクリックしましょう。
すると、その他メニューから「更新」アプリが選択できるようになります。それではさっそく更新アプリをクリックして起動してみましょう。
更新アプリは「送信」「レビュー」「管理」のタブから構成されており、新規に更新状況の報告書を作成する場合は「送信」＞「新しい更新」から任意のフォーマットを選択します。
ここではあらかじめ用意されているフォーマットの「毎日の更新情報」を選択してみましょう。
すると、決まったフォーマットで毎日の更新情報の報告書を作成する画面が表示されます。フォーマットに必要事項を入力し終えたら「送信」ボタンをクリックします。
送信ボタンを押下すると、「閲覧者」に指定された人に更新状況が送信されます。送信した内容を確認したい場合は「送信」＞「提出内容」から確認可能です。
送信した内容の詳細を確認したい場合は、該当のデータをクリックすることで、詳細が表示されます。
一方で、更新の閲覧者となった人は、「レビュー」タブ＞「受信済み」から任意のデータをクリックすることで詳細を確認することが可能です。
内容に問題がなければ、「いいね」マークを押してあげましょう。
「いいね」マークを押下することで、更新の送信者側に内容を確認したことが伝わります。
Teamsの更新アプリを使用する基本的な方法の説明は以上です。
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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。
続いて、更新アプリで用意されているテンプレートについて解説します。
先述の通り更新アプリには「毎日の更新情報」をはじめ、さまざまなテンプレートが用意されています。
テンプレートを使用するには、「送信」タブ＞「新しい更新」＞「すべて表示」をクリックします。
すると、テンプレートの選択画面が表示されます。
現状利用できるテンプレートは以下8つです。
更新状況を報告したい内容がテンプレートに存在していれば、新たにフォーマットを作成する必要がなく時短となるでしょう。
ここからはそれぞれのテンプレートについて、内容を詳しく解説していきます。
「毎日の更新情報」のテンプレートは、日々の進捗状況の報告・共有に役立つフォーマットです。
更新のタイトルや閲覧者の指定、主要な更新内容から今日完了した作業の概要、明日の計画まで、進捗報告に必要な様々な内容を記載することが可能です。
さらに現時点でサポートが必要かどうかや、必要な場合の詳細を記載する欄が設けられています。
このように作業日報に必要とされる日々の作業状況や明日の予定、サポート要否などが網羅されており、日々の作業進捗フォーマットとして非常に活躍するでしょう。
「週単位の更新情報」のテンプレートは、週次の進捗状況の報告・共有に役立つフォーマットです。
更新のタイトルや閲覧者の指定、主要な更新内容から今週完了した作業の概要、来週の予定などが記載できます。先ほどご紹介した日々の更新状況によく似たフォーマットとなっています。
更にサポート要否やその詳細、その他のコメント記入欄や添付ファイルの追加などが可能です。
もしチームの作業進捗報告が、日々ではなく週次での報告である場合はこちらのフォーマットを活用するといいでしょう。
「プロジェクトの進行状況」のテンプレートは、プロジェクトの作業進捗報告時に活躍するフォーマットです。
更新のタイトルや閲覧者、主要な更新状況はもちろん、プロジェクト名の指定やプロジェクトの進捗割合をパーセントで指定できるため、閲覧者側は進捗状況を把握しやすくなるでしょう。
また、プロジェクトの遂行を妨げている要因の有無や、サポートの要否、それらの詳細を詳しく記入することも可能です。
さらにファイルを添付することが可能なので、問題がある場合は補足資料等を添付することで進捗報告がスムーズになるでしょう。
当フォーマットはその名の通り、プロジェクトの作業進捗報告で活躍します。毎日や毎週など、報告する期間を決めて運用することで、さらに効果を発揮するでしょう。
「インシデント レポート」のテンプレートは、業務上で発生したインシデントの報告・共有に役立つフォーマットです。
更新のタイトルや閲覧者の指定に加え、インシデントのタイトルや発生日時、説明文を記載することができます。
またインシデントの原因や、実行した是正措置、予防措置などについて詳しく記入することが可能です。
インシデントが解決されたかどうかや、フォローアップのプランや残課題がある場合はその説明欄も用意されています。
当フォーマットを利用すれば、インシデントの内容から対策、残課題などをすべて記載できるため、インシデント報告の作業が一度のやりとりで完結するでしょう。
「シフトの引き継ぎ」のテンプレートは、シフト勤務での引継ぎ時の情報共有に役立つフォーマットです。
更新のタイトルや閲覧者の指定をはじめ、次のシフトで知っておかなければならない内容や、認識しておかなければならない作業の有無を入力、指定することができます。
また、コメントの追記も可能ですので、加えて伝えておかなければいけない内容がある場合は記入しておきましょう。
当フォーマットを利用すれば、今まで口頭でシフト間の作業引継ぎを行っていたものが決まったフォーマットで電子化されるため、業務効率化につながるでしょう。
「毎月の更新」のテンプレートは、月次の進捗状況の報告・共有に役立つフォーマットです。
更新のタイトルや閲覧者の指定、主要な更新内容から今月完了した作業の概要、来月の予定などが記載できます。
さらにサポート要否やその詳細、追加コメントやファイルの添付なども可能です。
進捗報告が月単位である場合は、このフォーマットを活用するようにしましょう。
「メンテナンス要求」のテンプレートは、設備や備品などが壊れてしまった場合のサポートを要求する際に役立つフォーマットです。
更新のタイトルや閲覧者の指定をはじめ、サポートが必要なアイテム名や番号、壊れた日付等を入力できます。
また、どのような修理が必要かについてや緊急度、修理が必要な日付を入力可能です。緊急度を指定できるのは非常に便利ですよね。
また、追加の注意事項やその詳細、状態の画像添付などを行うことができます。
当フォーマットを使用すれば、アイテムのメンテナンス依頼をスピーディーに行うことができます。
「ストアのオープン」のテンプレートは、ストアオープンにおける進捗状況の報告・共有に役立つフォーマットです。
更新のタイトルや閲覧者の指定、ストア名や日付、問題の有無などを指定できます。
問題がある場合の追加テキストも指定可能です。また、さらに注意が必要な項目や、ファイルの添付を行うこともできます。
新規店舗のオープンに際する進捗状況の報告は、このフォーマットを活用しましょう。
最後に、更新アプリでメンバーの仕事(タスク)状況を管理する方法を解説します。
仕事の状況やタスク状況など、日々の作業進捗を報告してもらう場合は以下フォーマットを活用しましょう。
またプロジェクトやインシデントなどの状況を報告してもらう場合は、それぞれ更新内容に沿ったフォーマットを使用することもおすすめします。
もし欲しい項目がフォーマット上に無い場合は、新規でフォーマットを作成することも可能です。フォーマットを作成する場合は「更新を要求する」ボタンをクリックします。
すると「何もないところから始める」の選択肢を選べますので、新規でフォーマットを作成する場合はこの選択肢を選びましょう。
このように更新アプリを使用すれば、用意されているフォーマットはもちろん、任意のフォーマットを作成して報告書を作成することが可能です。
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