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Microsoft Lists（以下、Lists）は組織内で様々なデータを共有し利用することのできるデーターベースアプリです。データーベースと聞くと難しそうに聞こえますが、ListsはSQLのようなデーターベースに関するプログラミング知識は必要なく、画面を見て直感的に操作するだけで誰でも利用することができます。
Listsは案件管理、採用管理、出張申請、スケジュール、作業の進捗管理等、社内で発生する様々な項目を管理することができます。Listsの特長として、そのような項目の管理をチーム内で共有し過去のデータも参照できる点にあります。
ListsはTeamsと連携しており、Teamsにある「チーム」で利用することができます。今回の記事では、TeamsにおけるListsの利用方法について解説します。
※Listsの活用事例については以下の記事でも詳しく解説しています。
TeamsアプリListsを活用して社員のスキルを管理・可視化する方法
TeamsアプリListsで「インシデント管理」を効率的に行う方法
ListsをTeamsと連携するには、Teamsの「チーム」にある任意のチームを選択します。その後、右上にある「＋」をクリックします。
インストールするアプリ一覧から「Lists」をクリックします。
確認画面が表示されますので、「保存」をクリックします。以上でListsのインストールは完了です。
ここでは例として、Listsを使用したプロジェクトの進捗を管理する方法について解説します。
Listsを新たに作成するため、「リストの作成」をクリックします。
一からリストを作成し項目を自身で設定することもできますが、既存のテンプレートを活用するとすぐにリストの作成から利用開始までできます。プロジェクト進捗管理では、製品やサービスの提供に向けたプロジェクト遂行のために複数のタスクが複数部署との連携において実行されます。そのため、テンプレート一覧の中から「作業の進捗追跡」をクリックします。
画面一番下にある「テンプレートを使用」をクリックします。
「名前」「説明」は任意の内容を入力し、最後に「作成」をクリックします。これでリストの初期設定は完了します。
次にリストの中にプロジェクト内で発生するタスクを登録していきます。タスクを登録するには、画面左上にある「新規」をクリックします。
各項目に入力していきます。左上にある「作業項目」は入力必須項目になります。チーム内の各メンバーが進捗状況や優先度を確認できるようにするため、それ以外の項目もできるだけ埋めるようにします。各項目を入力した後に、左下にある「保存」をクリックします。
先ほど追加した作業項目が一覧に表示されます。
プロジェクト内で発生するその他のタスクにおいてもこのように繰り返し登録していきます。
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テンプレートから追加したリストには、編集したい列や新たに追加したい列もあります。ここではそのようなケースに対してどのようにすればいいのか解説します。
既存の列の内容を編集するには、該当する列の「∨」＞列の設定＞編集の順にクリックします。
以下は「＋選択肢を追加」をクリックし「オペレーションチーム」というカテゴリを追加している例になります。
最後に「保存」をクリックし編集が完了します。
列を新規で追加する場合は、画面右上にある「＋列の追加」をクリックします。
例として会議室という項目を列に追加してみます。一覧の中で「場所」をクリックします。
名前に「会議室」と入力し「保存」をクリックします。
「会議室」という名称の列が新しく追加されました。
ListsはMicrosoft Power Automateと連携可能となっておりタスクが終了する3日前に担当者にリマインダーを送ることが可能です。また、既存のエクセルをインポートしLists内で管理することも可能です。このようにListsはMicrosoftが提供している製品との連携ができるため、Listsを利用することで更に進んだ情報管理が実現できそうです。
テレワークの実施有無を問わずTeamsを利用して社内コミュニケーションを図っている企業において、Listsを利用したチーム内での様々なデータ管理を始めてはいかがでしょうか。
※Listsの活用事例については以下の記事でも詳しく解説しています。
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