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複数のメンバーが複数のグループに分かれて会議を行うグループワークという方法があります。Teamsでは「チャネル」と「ブレークアウト」を活用した2つの方法でグループワークを開催することができます。本記事ではそれぞれにおけるグループワークの開催方法について解説します。
※Teamsを活用したメンバー育成については以下の記事でも詳しく解説しています。
Teamsの「Viva ラーニング」を新入社員/中途社員向けの研修に使う方法
チャネルを通じてグループワークを実施するには、予め必要とするチャネルをチームの中で作成しておきます。例えば、全部で3つのグループでグループワークを実施するには、合計で3つのチャネルを用意します。
チャネルの追加は該当チームの「…」＞「チャネルを追加」の順にクリックします。
任意のチャネル名を入力し「追加」ボタンを押すとチャネルの作成が完了します。
なお、チーム自体にグループワークに参加してほしいメンバーが登録されていないと、グループワークに参加することができません。メンバーの登録はチームの「…」＞「メンバーの追加」から行います。
メンバーは指定されたチャネルの「会議」をクリックしグループワークに参加します。例では「グループ1」～「グループ3」の中にある「会議」をクリックします。
グループワークの全体を管理するチームのリーダは予めメンバーに対してどのチャネルからいつ会議に参加するのか、予めメンバーに周知しておくようにしましょう。
またはチームのリーダは各チャネルの「会議をスケジュール」からグループワークの開催日時とメンバーを指定して、予めスケジュール設定する方法もあります。こちらの方法はメンバーのスケジュールに登録されますのでお勧めです。
もう一つの方法としてブレークアウトルームを活用したグループワークの方法があります。グループワークに参加する全メンバーが参加する会議を予め開催しておきます。グループワークを全体管理するチームのリーダは「ルーム」をクリックします。するとメンバーを指定のチャネルにアサインできる画面が表示されます。
「参加者の割り当て」をクリックします。
アサインするメンバーのチェックボックスにチェック入れ、割り当てるルームを選択し、最後に「保存」を押してメンバーのアサインが完了します。
チャネルのリーダが各ルームの「…」の中にある「会議室を開く」をクリックすると、グループワークの開始と共に強制的にメンバーがそのグループワークにアサインされ会議が開始されます。
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チャネルの特徴は、リーダがブレークアウトルームを使用してメンバーを各ルームにアサインするための手間が省ける点です。その分、メンバーは指定された各ルームに指定の時間になったらグループワークに参加する必要があります。なお、グループワークが終了すると自動的にメンバーは全体会議に戻ることができません。
ブレークアウトアウトルームの特徴は、グループワークが終了すると全体会議にメンバーが自動的に戻ってくることができます。そのため、全体会議でリーダが総括をしたい場合には、ブレークアウトルームを使用することをお勧めします。
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