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Teamsの「Viva ラーニング」を新入社員/中途社員向けの研修に使う方法

July 3, 2023

Microsoft Teams上で使用できる「Viva ラーニング」というアプリをご存じでしょうか?

「Viva ラーニング」を使用すれば、新入社員や中途社員向けの研修資料作成に要する時間を大幅に削減することができ、業務効率化が実現できます。

今回の記事では、Microsoft Teams上で使用できる「Viva ラーニング」についてから、当該アプリを使用する方法、メリット・デメリットまでご紹介します。

※Teamsを活用した新入社員・異動者のキャッチアップについては以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsを活用した新入社員のオンボーディングのやり方

Teamsを活用した「育成・研修」の方法とメリット・デメリット

Microsoft Teamsで使える「Viva ラーニング」アプリとは「学習やスキル構築に特化したアプリケーション」

まずはMicrosoft Teamsで使える「Viva ラーニング」について、以下2つのセクションに分けてご紹介します。

  • Microsoft Teamsとは
  • Viva ラーニングとは

ぜひ参考にしてください。

Microsoft Teamsとは

そもそもMicrosoft Teamsとは、Microsoft社が開発した多機能ツールです。

TeamsにはチャットやWeb会議、ファイル共有や共同編集などを始め、組織で業務を遂行する上で便利な様々な機能が実装されています。

また、タスク管理ツールである「Planner」や、Webフォームの簡易作成ツールである「Forms」など、業務を効率化できるアプリもTeams上で利用でき、その中の一つに「Viva ラーニング」があります。

Viva ラーニングとは

Viva ラーニングとは、Microsoft社が提供しているVivaシリーズアプリの中の一つで、学習やスキル構築に特化したアプリケーションです。

Microsoft製の無償学習コンテンツをTeams上で学ぶことができるほか、Teams上で簡単に共有することが可能です。

また学習コンテンツを選んで、組織内の特定のユーザーに推奨することもできるため、新入社員や中途社員にコンテンツを割り当てることも容易です。

用意されている学習コンテンツについて、ExcelやWordなどの業務でよく使用するMicrosoft製品の使い方をはじめ、Power AppsやPower BIなどMicrosoft製の業務効率化アプリケーションのコンテンツ、Web開発やAndroid開発などのシステム開発のための学習コンテンツなど、多種多様な学習コンテンツが用意されています。

人材管理や学習関連のコンテンツも用意されているため、このようなコンテンツを新入社員・中途社員の教育に活用することが可能です。

「Viva ラーニング」のダウンロードと基本操作

それでは早速「Viva ラーニング」を使用する方法を解説します。

「Viva ラーニング」を使用するにあたって、Teamsにアプリを追加しなければなりません。

Teams画面の左端のメニューから、アプリを選択します。続いて検索バーに「Viva ラーニング」と入力して、対象のアプリを見つけ出しましょう。

Viva ラーニングのアプリをクリックすると、アプリの詳細が表示されます。

アプリを追加していなければ、上記赤枠ボタンの文字が「追加」となっています。追加ボタンをクリックして、アプリを追加しましょう。

すると、Teams画面のメニューに「Viva ラーニング」アプリが追加されました。しかしこの状態で、チャットやチームなどほかのメニューを開くと、メニューから表示が消えてしまいます。

頻繁に使用する予定がある場合は、「Viva ラーニング」アプリを右クリックして「固定」を選択しましょう。そうすることで、メニューに常に表示されるようになります。

Viva ラーニングでは、ホーム画面で興味があるコンテンツのタグを選択することができます。ここで選択したものは関心事項として、ホーム画面に関連コンテンツが表示されるようになります。

「詳細を表示」をクリックして、すべてのタグを表示してみましょう。

すると上記のように「関心事項を選択する」画面が表示されます。スクロールしていけば非常に多くのタグが選択できることが分かります。

関心事項は複数選択可能ですので、自身に興味があるタグをすべて選択することをおすすめします。

ここでは試しに「Microsoft Power Apps」と「Python」を選択してみます。関心事項を選択し終えて適用する場合は、「保存」ボタンをクリックしましょう。

すると、「保存した関心事項に基づく」欄に選択したタグに関連する学習コンテンツが自動で表示されます。

その中の一つをクリックすると、上記のような画面が表示されます。対象コンテンツのタイトルや説明、学習用の動画などを確認することが可能です。

また、コンテンツの評価も確認できますので、選択したコンテンツの質を一目で確認することができるでしょう。

また、コンテンツを共有したい場合は、コンテンツの上部にある「共有」ボタンをクリックします。

共有方法について、コンテンツへのリンクをコピーして任意の方法で共有する方法と、Teams上で共有する方法があります。

リンクをコピーを選択するとコンテンツへのリンクを取得できますので、Teamsのチャットはもちろん、社内ポータルサイトやメールなど任意の方法で共有することができます。

「Teams」を選択するとTeams上で分かりやすく共有することができます。「共有先」で組織のユーザーを選択して共有できるほか、任意のチャネルへの共有もできますので、一度に複数人への共有が容易です。

またコメントを添えて共有することも可能ですので、簡単な説明を添えて共有することで、共有される側も何のためのコンテンツか分かりやすくなるでしょう。

さらにブックマーク機能がありますので、気になるコンテンツを見つけたが、今すぐに見る時間がない場合などに便利です。

ブックマークをしたコンテンツは、Viva ラーニング画面の「学習」タブ>「ブックマーク済み」を選択すると確認できます。

また「進行中」を選択すると、確認中のコンテンツが確認できます。コンテンツの学習を中断した場合はこの画面から確認すると良いでしょう。

「Viva ラーニング」を使用する方法の解説は以上です。

「Viva ラーニング」を新入社員/中途社員向けの研修に活用する方法

続いて、「Viva ラーニング」を新入社員/中途社員向けの研修に活用する方法を解説します。

まずは、教育に関連する関心事項を選択しましょう。「学習」や「人材管理」など、教育関連のタグを選択し、「保存」ボタンをクリックします。

すると、教育関連のコンテンツが「保存した関心事項に基づく」欄に表示されるようになります。

「すべて表示」をクリックすると、選択したタグに関連するコンテンツがすべて表示されます。この中から新入社員や中途社員の教育で使いたいコンテンツを選択しましょう。

さらに下記の検索バーに単語を入力して検索することで、関連するコンテンツがさらに絞られて表示されます。

このようにして教育に使用したいコンテンツを探し、「共有」機能を使用してTeamsの新入社員研修用チャネルで共有すれば、研修でスムーズに活用できるでしょう。


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Teamsアプリ「Viva ラーニング」を新入社員/中途社員向けの研修に使うメリット

続いて、Teamsアプリ「Viva ラーニング」を新入社員や中途社員向けの研修に使うメリットは以下3つです。

  • 研修用資料の作成時間を削減できる
  • Teams上で学習コンテンツの共有が容易
  • Teams Botとの連携が可能

それぞれ詳しく解説します。

研修用資料の作成時間を削減できる

Teamsアプリの「Viva ラーニング」にはMicrosoft製の学習コンテンツがすでに用意されていますので、研修用資料の作成時間を削減することができます。

Teams上で学習コンテンツの共有が容易

Viva ラーニングのコンテンツはTeams上で個人・チーム問わず簡単に共有が可能です。また、コメントを添えて共有できますので、いつまでにコンテンツを確認してほしいか等を合わせて共有することなども可能です。

Teams Botとの連携が可能

Viva ラーニングはTeams Botとの連携も可能です。

社内FAQ用のBotとViva ラーニングを連携し、用意されているTeamsやPower Apps等についてのコンテンツを返答させることで、組織のメンバーにMicrosoft製アプリの使い方のコンテンツに誘導させることも可能です。

Teamsアプリ「Viva ラーニング」を新入社員/中途社員向けの研修に使うデメリット

最後に、Teamsアプリ「Viva ラーニング」を新入社員や中途社員向けの研修に使うデメリットをご紹介します。

企業独自の内容は別途資料の作成が必要

企業独自のノウハウや業務の内容については、別途資料の作成が必要です。新入社員や中途社員向け研修のほとんどの内容が企業独自の内容であり、一般的な内容が少なければViva ラーニングを使用するメリットは小さいでしょう。

Teamsのアカウントが必要

Viva ラーニングを使用するにはTeamsアカウントが必要となります。社員の試用期間中はTeamsアカウントを購入できない場合や、企業内でも限られた人しかTeamsアカウントを持っていない場合は注意しておきましょう。


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