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Teams会議には開催者と参加者という2つの役割がありますが、大人数が参加する大きな会議になると開催者が会議の設定から司会進行まで一人でこなすには負担が伴います。
そこで、Teamsが提供している「共同開催者」という機能を利用すると、開催者とほぼ同じような役割で共同開催者が会議の各種設定を変更することができます。共同開催者の機能はTeamsの基本機能として備わっているため無料で利用することができます。
なお、共同開催者は最大10人まで設定が可能です。
※Teams会議の運用については以下の記事でも詳しく解説しています。
参加者が共同開催者になるとできることは次の通りです。
① 会議のオプションの設定
② 会議のロックと終了
③ ロビー迂回の設定
④ 他の参加者の役割変更
共同開催者になってもできないこと（会議を最初に設定した開催者が設定可能）は以下です。
① 会議出席メールの変更
② 開催者の役割変更
③ ブレークアウトルームの作成
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共同開催者の設定は会議実施前の設定と会議中の設定と2つ方法があります。
会議実施前に共同開催者を設定するにはOutlookに登録されている会議を開き「会議のオプション」をクリックします。
「会議のオプション」＞「共同開催者を選択」という項目にある「参加者を検索」でプルダウンをクリックすると会議に参加するユーザー一覧が表示されます。共同開催者に設定したいユーザーを選択します。
最後に画面一番下にある「保存」ボタンをクリックすると設定が完了となります。
会議中に共同開催者を設定にするには、会議画面で上部にある「その他」＞「会議のオプション」の順番にクリックします。
「共同開催者を選択：」のプルダウンをクリックし共同開催者に設定したいユーザーを選択します。
最後に一番下にある「保存」ボタンをクリックし設定が完了します。
社内の数人のメンバーが参加する小さいなTeams会議では共同開催者の必要性はあまりないかもしれません。しかし、社外を含めた比較的大人数のメンバーが参加するTeams会議で共同開催者の機能を利用すると、メインとなる開催者は会議全体の進行に集中できるようになります。
※Teams会議の運用については以下の記事でも詳しく解説しています。
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