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大人数が同時に参加する会議では時間が制約されているため、参加する人数が多くなればなるほど積極的な発言や意見を集約することが難しくなります。それはTeamsにおける会議でも同様のことが言えます。
Teamsには「ブレークアウトルーム」という機能があります。ブレークアウトルームでは会議をグループ別に分けることで複数の会議を同時に開催することができます。ブレークアウトルームを活用することによって、部署単位毎やプロジェクト単位毎に会議を設けそれぞれ議論し意見をまとめる、というようなことができます。ブレインストーミングやワークショップのような少人数のグループに分けてグループ毎にアイデアを発表するというような場合にブレークアウトルームは役に立ちます。
ブレークアウトルームは最大で50個作成することができます。会議の主催者のみがブレークアウトルームの作成が可能です。会議の主催者は各ブレークアウトルームに参加させるメンバーをアサインする役割を持ちます。
次項からブレークアウトルームを利用するための具体的な手順について解説します。
※Teamsの活用事例やTipsについては以下の記事でも詳しく解説しています。
知らないと損するTeamsの便利な使い方・機能＜5選＞【マネージャー向け】
Teamsの「削除」機能をチャット/ファイル/メンバー/チーム/レコーディング別に解説
ブレークアウトルームの設定は会議の主催者と参加者がTeamsの会議に参加しないと設定ができません。参加者が会議に参加しないとその参加者をブレークアウトルームに割り当てることができないため注意が必要です。そのため、ブレークアウトルームで会議をすることを事前に参加者に周知することをお勧めします。
ブレークアウトルームを設定するには、主催者と参加者がメインとなる会議に参加した後、主催者が画面上部にある「ルーム」をクリックします。
ブレークアウトルームの数を選択します。最大50まで作成することが可能です。
メンバーをブレークアウトルームに追加する際に自動もしくは手動で割り当てるのかを選択します。ブレークアウトルームに意図していないメンバーを追加されることのないように、ここでは手動を選択することをお勧めします。
「ミーティングを作成」をクリックします。
ここから参加者をブレークアウトルームに割り当てる作業をします。「参加者の割り当て」をクリックします。
①割り当てるユーザーにチェックを入れ、②割り当てる会議を選択し、③「割り当てる」をクリックします。
割り当てられたユーザー名は会議名の下に表示されるようになります。
ブレークアウトルームで開催されている会議にどのようなメンバーが参加しているか分かるようにするため、会議名を変更することができます。
会議名を変更するには対象会議の「…」をクリックします。
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「名前の変更」をクリックします。
例えば、「プロジェクト1」のような会議名を入力し「名前の変更」をクリックします。
会議名が変更されました。
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その他の設定として、時間制限機能や各ブレークアウトルームが終了するとメインの会議へ戻ることができるようにする機能があります。鍵マークをクリックします。
時間制限は「時間制限を設定」でブレークアウトルームの会議時間を設定します。各ブレークアウトルームが終了した後にユーザーがメインの会議へ戻ることができるようにするには「ユーザーがメインの会議に戻ることができるようにする」のカーソルをONにします。最後に「Save」をクリックし設定が完了します。
ブレークアウトルームは、リモートワークのような環境下でワークショップのような複数のグループに分けて会議を開催する際に有効活用できる機能です。デフォルトでTeamsの基本機能として備わっているため、Teamsを利用している方であれば誰でも使用することができます。リモートワークが一般的となった昨今、ワークショップを開催する際は対面形式だけではなく、状況に応じてブレークアウトルームの使用を検討してみてはいかがでしょうか。
※Teamsの活用事例やTipsについては以下の記事でも詳しく解説しています。
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