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Teamsでは社内、社外を問わずこれまで自分がやり取りしたことのないメンバーを招待することができます。今回の記事では、Teamsで「会議」、「チーム」、「チャット」を利用する際の各シーンでそのようなメンバーを招待する際の手順について解説します。
※Teamsの活用事例やTipsについては以下の記事でも詳しく解説しています。
知らないと損するTeamsの便利な使い方・機能＜5選＞【マネージャー向け】
Teamsの「削除」機能をチャット/ファイル/メンバー/チーム/レコーディング別に解説
会議でメンバーを招待するには、Outlookのカレンダーで会議を設定するところから始めます。Outlookカレンダーで会議を設定したい日時をダブルクリックします。
会議を設定する画面が開きます。「タイトル」に会議の名前を入力し、「会議出席依頼」をクリックします。
「必須」に会議に参加してほしいメンバーのメールアドレスを入力し、最後に「送信」を押すと会議の招待メッセージがメンバーに送信されます。
以上で会議を招待する際の設定が完了します。なお、「必須」に入力するメールアドレスは社内メンバーでも社外の取引先のものでも問題ありません。Teamsを持っていない社外取引先の人はブラウザ経由でTeams会議に参加することができます。
「チーム」は複数人のメンバーが一つのチャットでコミュニケーションを行う際に利用するTeamsの機能です。チームを作成する際はMicrosoft365で管理者が設定しているグループ単位でチームを作成する方法の他に、任意のメンバーを招待してチームを作成する方法があります。既にチームが作成されている状態で任意のメンバーを招待する方法について解説します。
メンバーを招待したい該当のチームの「…」をクリックします。その後、プルダウンの中にある「メンバーを追加」をクリックします。
招待したいメンバーのメールアドレスを入力し「追加」ボタンをクリックします。
以上で設定が完了します。社内の組織以外のメンバーもここでメールアドレスを入力することで招待することができます。
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「チャット」は主に1 to 1で個別にチャットする際に利用する機能です。ここではこれまで自分とチャットしたことのないメンバーとチャットを始めるための手順について解説します。
新しいメンバーとチャットを始めるには鉛筆マークを初めにクリックします。
「新規作成」という箇所に招待したいメンバーのメールアドレスを入力します。
以下のような画面が表示されるとメンバーを招待したことになります。なお、Teamsを持っていない社外のメンバーをチャットに招待した際は、その社外メンバーはSkypeアプリを通じてチャットすることが可能です。
Teamsでは社内と社外のメンバーを問わず、会議、チャット、チームの各機能を通じてコミュニケーションを図ることができます。より詳細なディスカッションが必要な際は会議を開催する、それ以外の特に緊急を要しないコミュニケーションはチャットやチームを利用する等、状況に応じて適宜使い分けるようにしましょう。
※Teamsの活用事例やTipsについては以下の記事でも詳しく解説しています。
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