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リモートワークが普及してからTeamsを利用する機会が増えてきました。チャットや会議をすることがTeamsの主要な機能となりますが、Teamsにはそれ以外に便利な機能が数多く存在します。日々、Teamsは機能のアップデートを図っており、様々なビジネスシーンで活用されています。今回の記事では知っておきたいTeamsの便利な機能を5つに絞ってご紹介します。
※Teamsの活用事例やTipsについては以下の記事でも詳しく解説しています。
Teamsの「削除」機能をチャット/ファイル/メンバー/チーム/レコーディング別に解説
ウェビナーとはWeb（ウェブ）とSeminar（セミナー）を組み合わせた言葉でオンライン上でのセミナーを意味します。Teamsはこのウェビナーを簡単に開催できる機能があります。
ウェビナーを設定するには、まず初めにカレンダーをクリックします。
画面右上にある「新しい会議」の右をクリックし「ウェビナー」をクリックします。
ウェビナーに関する詳細内容を記載するフォームが表示されますので、次のように各項目に入力します。
① ユーザーへ送る登録フォームを設定します ※画面右上にある「登録を必須にする」を選択した場合、この項目が表示されます。
② ウェビナーのタイトル名を記入します。
③ ウェビナーで発表する担当者を指定します。
④ ウェビナーの開催日時を設定します。
⑤ ウェビナーのアジェンダやトピックを記入します。
登録フォームをウェビナーの出席者に送る場合、「登録フォームの表示」をクリックすると以下のような画面が表示されます。必要に応じて登録フォームをカスタマイズすることができます。
① 登録フォームを送る際の画像をアップロードします。参加者に興味を持ってもらうために画像登録することをお勧めします。
② 氏名、メールアドレス以外の情報を参加者に登録させる場合に使用する項目です。必要に応じて会社名、役職名、連絡先電話番号等を追加します。
登録フォームのカスタマイズが設定した後、③「登録リンクのコピー」をクリックし参加者へ送るウェビナーのリンクを取得します。その後、④「保存」をクリックします。登録リンクは顧客リストの中から対象となるクライアントに送るのが良いでしょう。
上記を設定した後、画面右上にある「送信」をクリックするとウェビナーの設定が一通り完了します。
Teamsでは個人間でのチャット以外に複数メンバーとチャットすることができます。複数人で同じチャットルームを利用する場合、「チーム」という項目で該当メンバーが参加するチャットルームを制作する方法があります。しかし、この場合、チーム宛に来たメッセージを確認するには「チーム」をクリックしなければならないため、「チーム」と「チャット」を行き交う手間が発生するデメリットがあります。
このような手間を省くために「チャット」でチームを作成する方法があります。「チャット」でチームを作成するには、該当チームに参加するメンバーとの個人チャットを開きます。画面右上にある「ユーザーを追加」をクリックします。
①参加させるユーザーのメールアドレスや氏名を指定し、②「追加」をクリックします。
以上で設定が完了します。こうすることによって自分が所属する部署全員が参加するチャットルームにメッセージがあると「チーム」ではなく「チャット」に来るようになり、Teamsチャットでのやり取りは全て「チャット」で完結し大変便利です。
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Teamsチャットでやり取りすると細かく新しいタスクが次々と発生し管理に困ることがあります。Teamsではチャットベースで発生したタスクをTeams内で管理できる機能があります。
チャット上で受信したメッセージをタスクとして登録するには、該当チャットの右上にマウスを当て「…」をクリックします。
「その他の操作」＞「タスクの作成」をクリックします。
タスクの作成画面で次のように入力します。
① タスクの名前を記入します。どんなタスクか一目で分かるようなタスク名にします。
② タスクの優先度を指定します。
③ タスクを終了させる期限日を指定します。
④ タスクをこなすために何をやらなければならないのか詳細内容を記入します。
上記を記入し⑤「タスクを追加」をクリックするとタスクの作成が完了します。
作成したタスクを確認するには左側にある「…」＞「Planner及びTo Doタスク管理」をクリックします。
「計画済み」をクリックすると作成したタスク一覧を確認することができます。
不在等でTeamsを閉じなければならない際に自分宛へのチャットメッセージを逃したくない場合、メールでその通知を受け取ることができる機能があります。
右上にあるアカウント名をクリックしプルダウンの中にある「アカウントの管理」をクリックします。
「設定」の「通知」をクリックします。
「不在時のアクティビティに関するメール」にあるプルダウンから、自分宛てのメッセージが来た際にどれくらいの間隔でメールによる通知を受け取りたいのかを設定します。
社内だけでなく社外のクライアントやベンダーとTeamsを使用するケースがあります。しかし、場合によってはその会社のセキュリティーポリシーによって自分が外部から招待されないとそのTeamsに参加できないケースがあり、Teamsの所属組織自体の切り替えが必要となる場合があります。
例えば、Teamsのアプリ版のみを使用していて所属組織がA、Bと２つあり、AでTeamsを使用している場合、Bへ切り替えないとBで自分宛に来たメッセージを確認できないという問題が発生します。
このような問題を解消する方法としてTeamsアプリ版ではA、Teamsデスクトップ版ではBを使用するという方法があります。
Teamsの所属組織を変更するためには、①右上にあるステータスバー、②所属したい組織名をクリックします。
※Teamsの活用事例やTipsについては以下の記事でも詳しく解説しています。
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