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Teamsの「削除」機能をチャット/ファイル/メンバー/チーム/レコーディング別に解説

January 9, 2022

Teamsを使用したリモート会議が主流となる中、

「最近Teamsのチャットを使用してよくリモート会議するんだけど、ファイルを削除するのってどうやってやるんだろう?」
「Teams会議録画したけど、失敗した。削除したいけどどうやるの?」
「不要なチャットがたまってきたけど、削除できない」

といった悩みをいただくケースが増えています。

そこで今回は、Teamsの”削除” の機能についてご紹介します。

Teams「チャットメッセージ」の削除方法

Teamsで相手とチャットをしているとき、何気なく送ったメッセージに誤字・脱字を見つけてしまうこともあるでしょう。この場合、Teamsの機能を使ってメッセージの削除および編集を行うことができます。

①メッセージを削除する方法

チャット画面で、削除したいメッセージの上にカーソルを合わせる。

絵文字のツールが表示されるので、一番右側の「…」をクリックする。

メニューが開くので「削除」を選択する。

「このメッセージは削除されました。」と表示されたら削除が完了です。また、「元に戻す」をクリックすると削除する前の状態に戻ります。

②メッセージを編集する方法

メッセージ削除の場合と同様、編集したいメッセージの上にカーソルを合わせ「…」をクリックする。

表示されたメニューから「編集」を選択する。

送信したメッセージが再度編集可能になるので、文章を修正し、チェックマーク「✓」をクリックします。

チェックマークをクリックし、文章の上に「編集済み」という表示が出たら編集完了です。なお、「編集済み」という表示はチャットの相手側の画面にも表示されます。

③チャット削除・編集のTIPS

Teamsのメッセージは削除することができますが、削除したものも含めてチャットでのやりとりはすべてログとして残ります。このログはOffice365の管理者(多くの場合は会社の情報システム部門)が確認することができるので、チャットの内容を管理者に見られてしまう可能性があります。

管理者に見られて問題のあるチャットを残さないに越したことはありませんが、今回はこのログを残さずに削除する方法をご紹介します。

方法はシンプルで、上記でご紹介したメッセージの編集と削除を組み合わせるだけです。これだけでログに残さずメッセージを削除することが可能です。

具体的には、

⑴削除したいメッセージを編集して、文章を変更する。
⑵文章の内容を変更したら、そのメッセージを削除する。

以上の手順で完了です。もしくは⑴の編集のみでもメッセージのログは書き換えられるので、管理者から編集前の文章を見られることはありません。

上記を行うだけで管理者から確認することができなくなる理由としては、Teams管理者のログ管理画面では各ユーザーのチャット履歴を確認することができるのですが、このログは削除したものも含めて表示されるものの、編集履歴までは反映されないからです。そのため、削除したい内容を一度編集しておくことで、管理者側から元の内容を確認することができなくなります。

※基本的にはこの方法でログを残さずにメッセージを削除することができますが、Office365の管理者が「保持ポリシー」の設定をしていると、編集前のメッセージのログもすべて残ってしまうので注意が必要です。保持ポリシーとはOffice365のデータ(OutlookのメールやTeamsのチャット履歴など)をどのくらいの期間保持しておくのかに関する設定で、初期設定ではこの保持ポリシーは無効になっているのですが、会社の情報システム部門の方針などでこの保持ポリシーが有効に設定されている場合、編集前後のメッセージ内容までログが残ることになります。残念ながら利用者側からこの保持ポリシーの設定を確認する方法はないので、この場合は管理者に設定を聞いてください。

とは言っても、管理者が社員のチャット履歴を毎日確認していることはないので、社員の不祥事などが起こらない限りはログの確認までされることはまずないでしょう。その上で念のための処理として、上記の方法を試していただければと思います。

Teams「ファイル」の削除方法

2つ目はファイルの削除です。

「リモート会議でチームメンバーに間違ったファイルを共有してしまった。削除して送りなおしたい!」そういった経験はないでしょうか。 Tesmsでは下記の流れで、一度チャットを通じて共有してしまったファイルを削除することができます。

【削除手順】

①  Teams画面左側のファイルを選択する

②  One Driveを選択する

③  Microsoft Teams チャットファイル を右クリック

④  削除を選択

上記の手順で、MicrosoftTeams チャットで送信した全てのファイルを削除することができます。

次に個別ファイルを削除する方法を確認しましょう。

③のMicrosoft Teams チャットファイルを選択し、ファイル一覧を表示する点がポイントです。

【削除手順】

①  Teams画面左側のファイルを選択する

②  One Driveを選択する

③  Microsoft Teams チャットファイルを選択

④  表示されたファイルの中から、削除したいファイルを右クリック

⑤  削除を選択

【注意点】

ここで注意点を2つ紹介します。

(1)共有後、チャットメンバーがすでにファイルをダウンロードしている場合は、それを取り戻すことはできません。あくまでも、各個人がダウンロードする前のクラウド(共有)にあるファイルを削除する機能です。したがって、共有するファイルを間違ってしまった場合は、可能な限り早く、メンバーがダウンロードをする前に、上記の方法でファイルを削除するようにしましょう。

(2)ファイルを削除した後、本来共有すべきファイルがある場合、早めに共有し、メンバーに周知しましょう。「ファイル削除できてよかった~」とホッとして、本来共有すべきファイルを再度展開するのを失念される方も多いです。会議では事前の情報共有が必要不可欠でしょうか、くれぐれもお気を付けください。

Teams「チャットメンバー」の削除方法

「このチャットのメンバー、多すぎるから、代表者だけに絞りたい!」

リーダーとして、ミーティングの生産性を向上させるために、このように感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

Teamsチャットのメンバーは次の手順で削除することができます。

【削除手順】

①  削除したいメンバーがいるチャットグループを選択

②  右上の人数を示すアイコンを選択

③  表示されるメンバーのウィンドウから削除したいメンバーの右側の×印を選択

(下記例は担当者Cを削除するケース)

④  削除確認ウィンドウにて削除を選択

【注意点】

運用中のチャットグループから所属するメンバーを削除する際は、削除するメンバーに一言確認をとってからにしましょう。例えば1週間に1回開催されているミーティングのメンバーから急に外されたら良い気はしないでしょう。グループから脱退したメンバーを削除する分には問題ありません。

Teams「チャットルーム」の削除方法

チャットルームは非表示にはできますが、削除することはできません。

3人以上所属するチャットルームから退出することは可能です。(2人となった場合、退出もできません)。しかし、ルームそのものを削除することはできません。

Teams「チーム」の削除方法

Teamsの利用が進んでくると、必要のないチームも増えてきてしまうかと思います。チーム数の増加はSharePoint領域の消費にも関係してくるので、不要なチームは削除しておいたほうが良いでしょう。チームは所有者であれば簡単に削除することが可能です。

チームの削除の仕方

削除したいチーム名にカーソルを合わせ「…」からメニューを表示し、「チームを削除」をクリックする。

クリックするとポップアップが表示されるので、「すべてが削除されることを理解しています」にチェックを入れてチームを削除します。

これでチームの削除は完了です。削除したチームは30日間であれば管理者が再度復元することができるので、何か不具合などがあった場合は30日以内に復元を依頼しておきましょう。

Teams「チャネル」の削除方法

チーム同様、各チームの中のチャネルについても管理者であれば簡単に削除することが可能です。

チャネルの削除方法

削除したいチャネル名にカーソルを合わせ「…」からメニューを表示し、「このチャネルを削除」をクリックする。

クリックするとポップアップが表示されるので、「削除」をクリックします。

以上でチャネルの削除が完了します。

削除したチャネルと同じ名前のチャネルを新規作成したい場合

一度削除したチャネルと同じ名前のチャネルを再度作成しようとすると、作成画面で「チャネル名は既に使用されています」と警告が出る場合があります。

この場合、削除したチャネルを一度復元し、その後、元のチャネル名を変更してから再度削除することで対処が可能です。

チーム名の右側に表示されている「…」をクリックし、「チームを管理」を選択する。

「チャネル」タブから、「削除済み」チャネルを表示させ、対象となるチャネルを「復元」する。

ポップアップが表示されるので、「復元」をクリックする。

チャネル一覧に復元したチャネルが表示されているので、チャネル名右横の「…」から「このチャネルを編集」をクリックする。

ポップアップが表示されるので、チャネル名を「・・・_削除(任意)」のように変更する。

名前を変更したチャネルを再度削除する。

元のチャネルの削除が完了したら、チーム名横のメニューから「チャネルを追加」をクリックする。

これで削除したものと同じ名前で新規のチャネルを作成することができました。


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Teamsチャット「レコーディング」の削除

Teamsチャットにてレコーディングした音声ファイルは下記のように

“OneDrive”のレコーディングというフォルダに保存されます。

右クリックから削除を選択すると下記のように、警告メッセージがポップアップし、”了解しました”を選択することで、ファイルが削除されます。

このウィンドウの意味は、OneDriveから削除すると、Teams チャット上のアイコンからファイルを再度ダウンロードしようと試みても、既にクラウド上からファイルが削除されているため、ダウンロードできないということを示しています。

Teamsチャット上は共有したファイルのアイコンが残っているため、「ちゃんと削除できたのかな?」と不安に思われる方もおられるかもしれませんが、削除できておりますので、心配には及びません。

試しにTeamsチャット上から、共有したファイルを選択し、”ブラウザーで表示”を選択すると、下記の画面の通り、エラーとなります。

【注意点】

ここで注意点を2つ紹介します。

(1)レコーディングのこぼれ話を1つ。レコードしていることは他の人にも通知されます。

内緒でレコーディングして、会議参加者のひんしゅくを買わないようにしましょう!

会議の最初に「議事録として、レコーディングをします」と宣言するようにしましょう。

(2)ファイル同様に、既にメンバーがダウンロードしてしまった場合、それを取り戻すことはできません。間違った!と判明した時点で素早く、レコーディングファイルを削除するようにいたしましょう。

________________________________________

いかがでしたでしょうか?

「Teamsのチャットは会議でよく使うけど、削除機能はあまり使ったことは無かった!」という方が多かったのではないでしょうか?

特にファイルやレコーディングに関して、一度共有すると、削除できないと思われている方が多いようですが、実は今回の記事で紹介した方法で削除可能です。ぜひ、本機能を実践で試してみてください。


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