ホワイトボードについて

社内で会議する際、参加者がその場のアイデアや協議内容を会議室に設置されているホワイトボードに書くことがよくあります。Teamsは「ホワイトボード」という機能を搭載しており、この機能を利用するとそれと同様のことができます。

リモート会議では、その場で説明したいことや思いついたことを画面越しに言葉で伝えることがなかなか難しいです。しかし、このTeamsのホワイトボードを活用することでその場でテキストや図形を書くことができるため、参加者に対してアイデアの伝達や参加者間での認識共有が容易になります。

ホワイトボードは共同編集にも対応していますので、会議参加者同士での積極的な参加を促すこともできます。

※Teams会議の設定方法については以下の記事で詳しく解説しています。

Teamsアプリの「会議」設定・招待から参加方法まで

【Teams】Web会議・チャットの"画面共有"方法と効果的な活用事例

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ホワイトボードの使い方

1.ホワイトボードの起動方法

Teamsで会議に参加します。その後、画面右上にある①「コンテンツを共有する」②「Microsoft Whiteboard」の順番にクリックします。

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ホワイトボードが自動的に起動します。

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2.手書きによるホワイトボードの使い方

ホワイトボード上に手書きで書くにはパレットを使用します。画面左側にある鉛筆マークをクリックすると画面中央にパレットが表示されます。パレット内で使用したいものを選択します。それぞれ、①鉛筆、②矢印線、③装飾線、④強調する際に使用するサインペン、⑤消しゴム、⑥囲い込み枠線、の機能を持ちます。

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3.PCのキーボードを使用してテキストを入力する方法

PCのキーボードを使ってテキストを入力したい場合は、画面左側にある①＋マーク、②「テキスト」の順番にクリックします。

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テキストを入力したい箇所にカーソルを当てクリックするとテキスト入力ウィンドウが表示されます。

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PCのキーボードを使用してテキストを入力すると、先ほどのテキストウィンドウ内に入力したテキストが表示されます。

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テキストの色を変更したい場合は、●マークをクリックしカラーパレット内にある任意のカラーを選択します。

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4.ホワイトボードに表示できるその他の内容

テキスト以外に、メモ帳にテキストを記入する「メモ」、自分のPC内にある画像をアップロードして表示する「画像」、ホワイトボードがテンプレートとして提供している「図形」、「テンプレート」の利用ができます。

これらの機能は、画面左側にある＋マークをクリックすると表示されるリスト一覧の中から選択し使用します。

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5.ホワイトボードの保存方法

ホワイトボードに記入した内容は画像として保存することができます。①画面右上にある⚙マーク、②「画像（PNG）をエクスポート」をクリックします。

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その後、PCの「ダウンロード」フォルダ内に画像ファイルとしてホワイトボードがダウンロードされます。ホワイトボードに記入した内容を参加者がいつでも確認できるように、その画像をメールに添付して会議の参加者に送るとよいでしょう。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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ホワイトボードの背景を変更する方法

ホワイトボードの背景は初期状態で無地のグレー色が設定されています。背景を変更して入力しているテキストや画像を見やすくしたい場合、背景の設定を変更しましょう。背景を変更するには、画面右上にある①⚙マーク、②「背景の書式設定」をクリックします。

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「背景の書式設定」で任意のカラーとグリッドを選択すると自動的に背景が反映されます。

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※Teams会議の設定方法については以下の記事で詳しく解説しています。

Teamsアプリの「会議」設定・招待から参加方法まで

【Teams】Web会議・チャットの"画面共有"方法と効果的な活用事例