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Teamsでは予約投稿する機能があります。この機能を活用するとその都度メッセージを投稿する手間を省くことができるため、例えば、日報の報告依頼や出席確認等、日々の業務で定時に発生するタスクを自動化することが可能です。
今回の記事では、チャットとチャネルにおける予約投稿機能について解説します。
※Teamsの投稿については下記の記事でも詳しく解説しています。
Teamsチャット投稿の自動化ツール活用・設定方法【Power Automate×Form】
Teamsでは予約投稿機能が付いています。ここでは予約投稿する方法について解説します。
チャット欄にメッセージを入力し、右下にある三角マークを右クリックします。するとスケジュール投稿するための画面が表示されます。
メッセージを投稿したい日時を選択し「スケジュールされた時刻に送信」をクリックします。
最後に右下にある三角マークをクリックすると予約投稿の設定が完了します。
予約投稿が完了すると以下のような表示となります。
なお、この機能では30分毎に予約日時を設定することができます。細かい日時を設定したい場合は次に解説するPower Automateとの連携を行います。
Power Automateでは30分単位よりも細かい時間設定を用いて予約投稿することができます。チャットとチャネルで予約投稿する方法が異なります。それぞれの設定方法について解説します。
Power Automateを開くため、右側にある「アプリ」をクリック＞「Power Automate」と検索窓に入力＞Power Automateの「開く」をクリックします。
次にテンプレート一覧にある「応答をスケジュール」をクリックします。
フロー名は「応答をスケジュールする」を選択し、「フローの作成」をクリックします。
「完了」をクリックします。
予約投稿した相手のメッセージの「…」＞「その他の操作」＞「応答をスケジュールする」の順にクリックします。
予約投稿内容を設定する画面が表示されます。それぞれ以下のように設定します。
DateとTime：投稿したい時間を設定します。
「Notify me when message is posted?」のチェックボックス：予約した投稿が実際に投稿されたかどうかを知りたい場合はチェックを入れます。
Reply：投稿内容を入力します。
予約投稿内容の設定が完了したら最後にSubmitボタンをクリックします。以上で設定が完了します。
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チャネルで予約投稿する設定はブラウザ版のPower Automateへアクセスます。
「＋作成」＞「スケジュール済みクラウドフロー」の順にクリックします。
次の画面で以下のように設定し「作成」ボタンを押します。
フロー名：任意のフロー名を入力します。例では「予約投稿テスト」と入力しています。
このフローを実行する：予約投稿を開始する日と投稿時間、投稿する間隔を設定します。例では、繰り返し間隔は土日以外の毎日午前11時15分に予約投稿する設定にしています。
「＋新しいステップ」をクリックします。
「Microsoft Teams」をクリックします。
「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」をクリックします。
投稿内容を設定する画面でそれぞれ以下のように設定し、「保存」ボタンをクリックすると設定が完了します。
投稿者：ユーザかフローボットを選択することができます。フローボットを選択すると投稿時にPower Automate経由で投稿されたことが分かります。
投稿先：ChannelやGroup Chatを選択することができます。
Team：Channelのチーム名を指定します。
Channel：TeamのChannel名を指定します。
Message：投稿内容を記入します。
Teamsにおける予約投稿自体の設定は特別な知識を必要しないため、誰でも気軽に設定することが可能です。ルーティン化できる業務はできるだけ自動化し効率的にすると空いた時間を別の業務に割り当てることもできます。その意味でTeamsの予約投稿は今すぐに取り入れることをお勧めできる機能です。
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