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Teamsチャット投稿の自動化ツール活用・設定方法【Power Automate×Form】

November 1, 2021

リモートワークの場合、面と向かってメンバーの様子を確認出来ないので、「毎朝、日々の検温結果の報告や業務開始連絡を、Teamsで上司に報告しないといけなくなった」など、本来の仕事以外でひと手間増えてしまっているケースが見受けられます。

このような定例連絡や決まったパターンのやり取りなどは「Power Automate」を使って自動化することができます。

今回は「PowerAutomate」とTeamsやMicrosoft365のアプリ「Form」を組み合わせて自動投稿を行う例として、毎朝の検温報告と同時に、始業連絡を自動でTeamsチャットに投稿する方法をご紹介します。

今回使用するアプリケーションは、以下の3種類です。

・Teams
・Forms
・PowerAutomate

検温報告Formsの作成

①Microsoft 365アプリの一つである「Forms」を使って、検温入力フォームを作ります。

ブラウザでMicrosoft365にアクセスして、左下のアプリボタンをクリックします。アプリ一覧が表示されますので、「Forms」を選択しましょう。

②Formsを起動したら左上の「新しいフォーム」をクリックします。

タイトルの作成

③「無題のフォーム」と書かれた部分をクリックしてフォームのタイトルを入力します。ここでは「検温報告」としておきます。

検温結果記入欄の作成

④「テキスト」をクリックして検温結果の入力欄を作ります。

「質問1」と書かれた部分に「本日の検温結果を記入してください」と入力します。

次に、入力を数値のみに限定したいので、「・・・」を押して、「限定」にチェックを入れ「制限」タブ内は「数値」にセットします。

⑤項目の設定が完成したら、右上の「共有」ボタンから、Formsを入力するためのURLを発行します。

「回答の送信と収集」に表示されているURLをコピーして配布して、ここからメンバーに検温結果を入力してもらう流れになります。

検温結果Formsの動作確認

先程発行したURLから、Formsの動作確認を行いましょう。質問欄へ数値を入力し、送信ボタンをクリックすると完了です。

動作確認後は、管理画面に戻って「応答」タブへ切り替え、中段の「Excelで開く」をクリックします。

なお、Formsの結果は随時このExcelに保存されていき、検温結果の入力結果を確認することができます。メンバーが多数いる場合でも結果をこのExcelから一覧で確認することができます。

検温結果をPowerAutomateを使ってTeamsのチャットへ自動投稿する方法

「Forms」を使って毎朝の検温結果を集計するフォームを作成しましたが、Formsのみの運用ですと、メンバーは毎朝検温結果報告をしつつ別で始業連絡を送り、リーダーも同じく毎回検温結果と始業連絡を別々に確認しなければなりませんので、お互い手間が増えてしまいます。

そこで、「PowerAutomate」を使ってメンバーの検温入力結果を、自動でTeamsチャットやチャネルに投稿するようにしてみましょう。こうすることで、毎回Formsを開いて確認する手間を省くことが出来ます。

PowerAutomateとはMicrosoftが提供しているRPAツール

PowerAutomateとは、Microsoftが提供しているRPAツールで、OfficeアプリやTeamsなどを連携させて業務を自動化できるツールです。

プログラミングスキルがなくとも、動作のテンプレートが豊富に用意されているので、直感的な操作で簡単に自動ワークフローを構築出来ます。

FormsとTeamsを連携させる

①まず、PowerAutomateの作成ページへ移動しましょう。

https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/へアクセスして、右上のサインインボタンからサインインします。

②今回はテンプレートを使わずに、1つずつフローを作成していきます。

左側のメニューから「作成」タブをクリックします。上段に表示されるボタンの内、「自動化したクラウドフロー」を選択してください。

③自動化したクラウドフローを選択すると、ワークフローの名前と最初のトリガーを選択する画面になります。

今回は「Forms」の応答送信が起点になりますので、「新しい応答が送信されるとき」をトリガーとして選択し、作成ボタンをクリックします。フロー名は空欄でも問題ないですが、お好みで名前を付けることも可能です。

④ここで対象となるFormsを指定するため「フォームID」が必要になります。

フォームIDはForms入力画面URL後半のid=以降の文字列になります。これをコピーして「フォームID」欄に貼り付けます。

⑤次は、PowerAutomateにFormsの質問項目を読み込ませるステップを作成します。

フォームIDを指定できたら、「新しいステップ」ボタンをクリックします。

検索窓に「Forms」と入力して「Microsoft Forms」を選択しましょう。Formsに対するアクションが表示されますので、「応答の詳細を取得する」を選択します。

⑥再度、対象となるFormsを指定するためにフォームIDを入力します。

その下に「応答ID」欄は、質問事項を取得する部分です。入力欄をクリックして「動的なコンテンツ」から「応答ID」を選択してください。

個別に質問事項を入力する必要はなく、「応答ID」をセットすることでPowerAutomateが自動で質問項目を読み込んでくれます。

⑦入力が完了したら、「新しいステップ」をクリックしてFormsから取得した内容をTeamsへ投稿するフローを作成していきます。

今回は自分宛のチャットに検温結果を集約していく方法で解説します。先程と同じように、「Microsoft Teams」「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。

⑧続いて、Teamsへ投稿する内容を設定していきます。

「投稿者」欄は「Flow bot」と「User」の2種類が選べます。今回この投稿者の部分は特に使いませんので、「Flow bot」を選択しておきます。

「投稿先」欄は、

・自分宛にチャットを送る場合は「Chat with Flow bot」
・チーム内のチャネルに投稿させたい場合は「Channel」
・グループチャットへ投稿する場合は「Group Chat」

をお好みで選択します。

今回はチャットへ送信しますので「Chat with Flow bot」を選択してください。

「Recipient」欄は自分のアドレスまたはユーザー名を入力します。

「Message」欄はチャットへ投稿する文面を作成します。

ここでは、回答者がわかるように「Forms」入力者のメールアドレスと、入力結果の数値を本文中に投稿するようにします。

「Message」欄をクリックすると、「Responders’ Email」と「質問項目」の2つが選択できます。

「回答者:」と入力した後に「Responders’ Email」をセットして、「本日の体温:」と入力した後に「質問項目」をセットしましょう。

こうすることで、直接テキスト入力した内容と、Formsから取得した内容が組み合わせてチャットへ投稿されます。

すべての入力が終わったら、「保存」をクリックします。フローに問題がなければ「フローを開始する準備ができました」と表示されます。これで、PowerAutomateの設定は完了です。


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Teamsチャットに自動投稿のテスト

FormsとPowerAutomateの設定が終わりましたので、一度実際にFormsへ入力して動作確認してみましょう。

フローが問題なく実行されていれば、TeamsチャットにPowerAutomateからチャットが届くはずです。

検温入力画面をPC起動と同時に立ち上がるように設定する

最後に検温入力画面が自動で立ち上がるように設定してみましょう。

①左下のWindowsマークを右クリックして「ファイルを指定して実行」をクリックします。

②「shell:startup」と入力するとスタートアップフォルダが開きます。

③Formsの検温入力画面を開いてURLを選択して、そのままURLをスタートアップフォルダへドラッグ&ドロップします。

④スタートアップフォルダへ検温入力ショートカットが作成されたら完了です。

こうすることで、PC起動と同時にFormsが立ち上がりすぐに検温結果を入力できます。

同時にリーダーや上長のチャットへ投稿することもできますので、Forms入力=始業連絡として使うことも可能ではないでしょうか。

今回は、普段の業務で使用しているOfficeアプリやTeamsを組み合わせて作業を自動化できる「PowerAutomate」を紹介しました。

この他にも、「PowerAutomate」を使えば、Excel入力を起点としたりTeamsではなくメールを送信したり等、それぞれのアプリを連携させて業務を簡単に自動化できます。

ぜひ、今回の記事を参考にしていただければ幸いです。


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