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Teams会議は社内だけではなく社外の取引先やパートナーを招いて開催する場合があります。Teams会議を設定する際に社外メンバーのメールアドレスを入力すると自動的に招待メールがその社外メンバーにも送信されます。しかし、別途メールでTeams会議のURLをメール本文に張り付けて参加について案内するとより丁寧です。今回の記事では、Teams会議のURL発行/取得する方法について解説します。
※Teams会議の設定方法については以下の記事で詳しく解説しています。
【Teams】Web会議・チャットの"画面共有"方法と効果的な活用事例
初めにTeamsを開いて左側にある「カレンダー」をクリックします。
会議を開催したい時間帯をクリックします。例の画像は、7/4の18時から会議を開催する場合です。
会議の詳細内容を設定する画面が表示されますので、以下のように設定します。
①：会議のタイトルを記入します。会議の目的が分かるようなタイトルにします。
②：出席者のメールアドレスを入力します。
③：会議の日時を設定します。
④：自分のTeamsで設定している「チーム」名を入力します。※必須項目ではありません。
⑤：社内の会議室等を使用する際に設定します。※必須項目ではありません。
⑥：会議のアジェンダ等を記入します。
各項目を入力した後に右上にある「保存」をクリックすると会議の設定が完了となります。
カレンダーに登録されている該当の会議を右クリックし「URLをコピー」をクリックします。これでクリップボードにURLがコピーされます。
会議のURLは長くなるため、そのままURLをメール本文に張り付けると見た目があまりよくありません。またURL自体が改行されてしまい会議に参加できないトラブルも発生します。そのため、以下のように「会議のリンク」のような文字にURLのリンクを張り付ける方法がお勧めです。
画面右上にある「+新しい会議」をクリックします。
先ほどと同じように会議の詳細内容を設定する画面が表示されますので、各項目を設定します。
右上にある「保存」をクリックすると会議の設定が完了となります。
先ほどと同様にカレンダーに登録されている該当の会議を右クリックし「URLをコピー」をクリックします。これでクリップボードにURLがコピーされます。
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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。
画面上部にある「…その他」をクリックしプルダウン内にある「会議情報」をクリックします。これだけでクリップボードに会議のURLがコピーされます。
メール本文に先ほどコピーした内容を張り付けると、以下のように会議のリンク、ID、パスコードが表示されます。
※Teams会議の設定方法については以下の記事で詳しく解説しています。
本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。
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