TeamsとCopilotの組み合わせのメリット

現代のビジネス環境において、効率的かつ効果的なコミュニケーションは業務成功の鍵となります。特にリモートワークが一般化する中で、オンライン会議の運営と管理の効率化が重要視されています。Microsoft Teams は、グローバルなチームがリアルタイムでコミュニケーションを図り、共同作業を進めるためのプラットフォームとして広く利用されており、チャットやビデオ会議、ファイル共有など多岐にわたる機能を提供しています。

一方、Microsoft Copilot は、Teams の機能を拡張し、会議の内容を自動的に要約するAIツールです。このツールは、話された内容をテキスト化し、重要な議論点やアクションアイテムを抽出することで、参加者が会議の核心を素早く把握し、後追いでの内容確認を容易にします。

会議のサマリー作成の効率化は、時間の節約はもちろん、全員が同じ理解を共有することで意思決定プロセスを加速させるメリットがあります。また、重要な情報が文書として残ることで、透明性が保たれ、後日の情報検証が可能となります。Teams と Copilot の組み合わせにより、会議がより戦略的な時間へと変貌し、組織全体の生産性の向上に寄与することでしょう。この技術的進歩は、特に多忙なスケジュールを抱えるビジネスパーソンにとって、貴重な労力と時間の節約につながります。

‍

‍

Copilotの基本操作と設定

Microsoft TeamsでのCopilotの活用は、会議の効率化を図る上で重要な役割を果たします。まず、Copilotを使用するためには、Teamsの会議前、会議中に適切な設定を行う必要があります。以下に、基本的な操作手順と設定方法を詳細に説明します。

‍

TeamsでCopilotを使う事前準備

Teams会議中にCopilotを活用するには、まず会議が開始された状態で、画面の上部に表示されるCopilotのアイコンをクリックします。

Copilotを日本語で使用するためには、事前に言語設定の調整が必要です。Copilotを起動した後、画面に表示される設定マーク（ギアアイコン）をクリックし、「言語設定」を選択します。そこから「日本語（日本）」を選び、「更新」ボタンをクリックして適用します。この設定を行うことで、会議のトランスクリプトと要約が日本語で正確に生成されるようになります。

事前準備として、会議の開始前には「レコーディングと文字起こし」オプションを有効にすることが推奨されます。これにより、Copilotは会議内容を正確に記録し、後から内容を確認する際に役立つ詳細な記録を提供できます。

‍

レコーデシングの開始

画面右上にある。「その他アイコン」をクリックし「レコーディング開始」をクリックする事で有効化しましょう。

‍

以上の手順に従うことで、TeamsでのCopilotの基本的な操作と設定が完了しました。

会議を進めていきましょう。

‍

会議中のCopilotの活用法

Microsoft TeamsのCopilot機能は、会議の効率化と生産性向上に貢献する強力なツールです。特にリアルタイムでの議事要約と重要な議論ポイントやアクションアイテムの自動抽出機能は、会議の内容を迅速かつ正確に把握する上で非常に有効です。

‍

リアルタイムでの議事要約

Copilotを使用すると、会議中の発言がリアルタイムでテキスト化され、同時に要約されます。このプロセスは、参加者が会議の進行に集中しながらも、重要な情報を見逃さずに済むよう支援します。また、要約された内容は、会議後のフォローアップやレポート作成の基盤としても活用でき、時間と労力の節約につながります。この機能は特に、連続して会議が予定されているビジネス環境でのストレス軽減に効果的です。

‍

重要な議論ポイントやアクションアイテムの自動抽出

Copilotは、会議中に交わされる会話から重要な議論ポイントを自動的に識別し、関連するアクションアイテムを抽出します。この自動抽出機能により、会議の結論や次のステップが明確に記録され、参加者は具体的なタスクに迅速に着手できます。これにより、会議後の混乱を避け、チーム全体の効率を向上させることが可能となります。

会議が終了すると、レコーディングされたデータが以下のように表示されます。上部にある「まとめ」のタブをクリックしましょう。

‍

画面上部に「Copilot」のアイコンが現れます。クリックします。

‍

以下のようにCopilotが起動し、「会議を要約する」などの基本的な質問が出てきます。

‍

要約など基本的なプロンプトも出てきますが、会議sについて質問する事も可能です。

この会議ではCopilotの利用について話したのですが、Copilotのメリットについて聞いてみました。

ポイントをまとめて回答してくれます。

Copilotの活用により、会議の生産性を最大限に引き上げることができます。会議の各瞬間における重要な情報が逃さず把握できるため、意思決定の質が向上し、組織全体のパフォーマンスが向上します。

‍

※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでAIが自動でチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。AIを活用した社内情報の活用や、業務効率化をご検討の方は、ぜひお問い合わせください。

‍

Copilotのプロンプト機能の活用例

Microsoft TeamsのCopilot機能では、プロンプトを使用して特定の会議内容を要約することができます。これにより、会議の効率をさらに高めることが可能です。このセクションでは、定型のプロンプトからカスタムプロンプトまでの活用例と、それらの効果的な使用方法について詳しく説明します。

‍

定型のプロンプトの活用

Copilotには、会議内容を自動で要約するための様々な定型プロンプトが用意されています。前述の画像でご説明した、「会議の要約」や「アクションアイテムのリスト」などがあります。これらのプロンプトは、会議の重要な情報をすばやくキャッチし、それを文書化する際に非常に役立ちます。会議の開始直後に「会議の要約」プロンプトを設定することで、議論された内容がリアルタイムで要約され、会議終了時には完璧なドキュメントとして参照できるようになります。

‍

カスタムプロンプトの設計

より具体的な情報が必要な場合は、カスタムプロンプトを作成することが推奨されます。例えば、特定のプロジェクトに関連する議論だけを抽出したい場合や、特定の参加者の発言を集約したい場合などにカスタムプロンプトが有効です。これを設定するには、Copilotのユーザーインターフェースで「その他のプロンプト」を選択し、必要な指示を具体的に入力します。たとえば、「次のフェーズに向けたアクションプランを列挙してください」や「特定の問題に対する解決策の提案をしてください」といった具体的な指示が可能です。

‍

プロンプトの効果的な使用方法

プロンプトを最大限に活用するためには、会議の目的と必要とされる成果物を明確にすることが重要です。プロンプトは会議の進行を追跡し、関連する情報を集約するためのものですから、会議前にどのような情報が必要かを考慮し、適切なプロンプトを設定することが効果を最大化します。また、会議の進行に合わせてプロンプトを調整する柔軟性も、より詳細で有用な情報を得るためには欠かせません。

‍

これらのプロンプト機能を適切に使用することで、Microsoft Teamsの会議はただの情報共有の場から、実行可能な洞察が得られる戦略的な会議へと進化します。

‍

まとめと将来展望

本稿では、Microsoft TeamsとCopilotを活用して会議の効率を飛躍的に向上させる方法について詳しく解説してきました。Teamsはリモートおよびハイブリッドワーク環境でのコミュニケーションを支援する一方、CopilotはAIを駆使して会議内容をリアルタイムで要約し、議論のポイントやアクションアイテムを自動的に抽出することができます。これらのツールを組み合わせることで、会議の生産性を大幅に向上させ、参加者がより戦略的な意思決定を行えるように支援します。

‍

TeamsとCopilotによる会議効率化のまとめ

TeamsとCopilotを組み合わせることで得られる最大の利点は、時間の節約と効率の向上です。具体的には、会議中の議事要約がリアルタイムで提供されることで、参加者は議論を進めながら同時に重要な情報を確認できます。これにより、会議後のフォローアップが容易になり、会議の目的と成果が明確になります。また、議論から直接アクションアイテムを抽出できるため、会議の成果を直接的に業務に反映させることが可能です。

‍

今後のアップデートと機能改善に向けた期待

MicrosoftはCopilotの機能をさらに拡張し、ユーザーのニーズに応じたカスタマイズオプションを強化する方向で開発を進めています。今後のアップデートでは、より精度の高い議事録の自動生成、マルチ言語対応の強化、ユーザーが自ら設定できるカスタムプロンプトの追加が予想されます。これにより、異なる業種やプロジェクト固有の要件に応じたより細かな情報抽出が可能になると期待されています。

さらに、AIの自然言語処理技術の進化に伴い、Copilotは会議中のニュアンスや感情も理解し、それを基にしたアクションの提案ができるようになるかもしれません。これにより、人間のアシスタントに近い形で、会議の運営をサポートすることができるようになることが期待されます。

TeamsとCopilotのこれらの進化は、企業が直面するコミュニケーションの課題を解決し、全体的な業務効率を向上させるための重要なステップです。これからの職場では、これらのツールが日常的なコミュニケーションの質を向上させ、より戦略的で意味のある対話を促進するために不可欠な要素となるでしょう。