Teamsのタグとは

Teamsのタグとは、「チーム」内に所属する複数のメンバーの中で特定のメンバーだけに対してメッセージを一括送信する際に利用する機能です。タグは属性を意味し、その属性に対して特定のメンバーを紐づけて利用します。

例えば、「チーム」内に20人のメンバーがいる際に、特定の属性を持つメンバー5人を1人ずつ@で指定してメッセージを送るのは効率が非常に悪いです。その代わりに、タグを一つ作成しそのタグに対してその5人のメンバーを紐づけると、タグを一つ指定するだけで5人のメンバーにメッセージを一斉送信することが可能となります。

チーム内の人数が多くそれぞれの役割が異なる場合、タグはその便利な効果を発揮します。タグを利用することで、特定の属性を持つメンバーに一括メッセージ送信しながらも、同時にチーム内で共有できるというメリットがあります。

なお、タグはチーム毎に管理されるため、タグを登録したチーム内のみで有効となります。チーム外のメンバーに対してタグを使用してメンションはできませんので注意が必要です。

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タグの作り方

タグの作成方法について説明します。

タグを追加したいチームの「…」をクリックします。

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「タグを管理」をクリックします。

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「タグを作成」をクリックします。

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①にタグを表す名前、②に①の説明文、③に①のタグに紐づけたいユーザ名を指定します。①についてはそのタグを表す属性を指定するとよいでしょう。最後に「作成」ボタンをクリックするとタグの作成が完了します。

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タグの使い方

タグの利用方法は非常にシンプルです。タグを利用するには、タグを登録したチームのチャット欄で「@」+タグ名で指定するだけで、そのタグに所属しているメンバーへ一斉メンションすることができます。

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作成済みタグの確認や編集の仕方

既に作成済みのタグを確認するには、「2.タグの作成方法」で解説した手順をたどり「タグを管理」をクリックします。すると作成済みの既存のタグ一覧が表示されます。

既存のタグを編集するには、対象となるタグの「…」にマウスをあてます。

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一覧に表示される「編集」をクリックします。

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次に表示される画面で、タグ名、タグの説明、タグに紐づけるメンバーの追加や削除が可能です。

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Teamsのタグは意外と活用されていない非常に便利な機能です。チーム内のメンバー数が多くなればなるほど、個別メンバーを指定してメンションするよりも、タグを活用して一括でメンバーを指定した方が効率的にコミュニケーションを図ることができます。

タグは自由にネーミングすることができますが、チーム内でタグを分かりやすくするため、役割や役職、プロジェクト名等に応じたタグ名で表記するとよいでしょう。