Teamsでチャットや会議をしている際に自分の手元にある資料を見ながら説明したい時がある思います。テキストや口頭よりも資料の方が相手の理解を得やすく、効率的にコミュニケーションを図ることができます。

Teamsでは資料を表示できる機能があります。また、資料を参加者が遠隔で共同編集することも可能です。今回の記事では、このようなTeamsにおける資料に関する方法について解説します。

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チャットにおける資料共有方法

チャットではTeams会議を設定することなく資料を共有できる方法があります。この方法は相手が自分の近くにて口頭で話せる環境である場合に利用します。チャットで資料を共有するには、チャット画面の右上にある「↑」をクリックします。

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「デスクトップ」と「ウィンドウ」の2つが表示されます。「デスクトップ」は自分のPC画面全体を表示する際に利用します。「ウィンドウ」は自分のPCで起動しているアプリの中で相手に表示させたいアプリのみを選択する際に利用します。デスクトップ全体をあまり相手に見せたくない場合や資料を共有している際にPCを操作したい場合は「ウィンドウ」の選択をお勧めします。

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チャネルにおける資料共有方法

チャネルにおける資料の共有方法はチャットとは異なります。画面右上にある会議のプルダウンから「今すぐ会議」をクリックします。

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「今すぐ参加」をクリックし会議に参加します。

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「共有」をクリックし「画面」または「ウィンドウ」をクリックします。「画面」は自分のPCデスクトップ全体を共有する際に、「ウィンドウ」は起動しているアプリの中で共有したいアプリのみを選択する際に使用します。

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会議における資料共有方法

会議を開催している画面で右上にある「共有」をクリックし「画面」または「ウィンドウ」をクリックします。チャネルでの説明と同様に、「画面」は自分のPCデスクトップ全体を共有する際に、「ウィンドウ」は起動しているアプリの中で共有したいアプリのみを選択する際に使用します。

会議で資料共有する機会は頻繁にありますので、この方法は覚えておくようにしましょう。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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Microsoft Whiteboardを活用した資料の共同編集

Teamsでは会議中に参加者が資料を共同で編集できる機能があります。「Microsoft Whiteboard」を利用します。Microsoft WhiteboardはTeams会議中に利用することができます。Microsoft Whiteboardを利用するには、会議画面で「共有」＞「Microsoft Whiteboard」の順にクリックします。

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テンプレートを選択する画面が表示されます。

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テンプレートではなく手元にある資料を共同編集したい時もあるかと思います。右上にある×印をクリックしテンプレート一覧を閉じます。

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「…」＞「ドキュメント」の順にクリックします。

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任意のファイルを選択し「選択」ボタンをクリックするとMicrosoft Whiteboardにファイルがアップロードされ共同で編集することができます。なお、Microsoft Whiteboardが現在「ドキュメント」でサポートしてファイルはパワーポイントとPDFのみとなります。

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Teamsを通じて社内外を問わずコミュニケーションを取る機会が増えているかと思います。記事でご説明した資料の共有方法は頻繁に利用する機能です。資料を共有する際に慌てることのないよう、リハーサルを実施して練習してみる等、資料の共有方法は覚えておくようにしましょう。