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Teamsアプリ「承認機能」の使い方・マニュアル【承認作成からステータス確認まで】

May 29, 2022

Teamsの「承認」機能について

社内で稟議を上げ正式な社内承認を得ることや業務プロセスとして上長やチームメンバーの合意が必要な場合、Teamsの「承認」機能が活躍します。この機能はTeamsに初期状態で備わっているため、特別なアプリのインストールや設定が必要ではありませんので、手軽に始めることが可能です。

「承認」の作成方法

承認依頼を作成するには、①左側にある「…」>②「承認」をクリックします。

右上にある「+新しい承認要求」をクリックします。

①「要求の名前」に承認を依頼する際のタイトル名、②に承認を依頼する相手のメールアドレスを指定します。

必要に応じて、承認依頼する際の詳細内容を③に記載しファイルを④で添付し、⑤「送信」をクリックします。

承認要求を作成すると以下のように作成された要求の作成日、送信者、送信先等を確認することができます。

受信した承認要求の「承認」方法

承認依頼を受けると左上の「アクティビティ」に通知が来ますので「アクティビティ」をクリックします。

以下のような承認依頼内容の詳細が表示されますので、内容を確認し問題なければ「承認」、承認できない内容であれば「拒否」をクリックします。必要に応じて「コメント」欄に判断した際のチェック内容について記載します。※もし承認依頼された内容が自分で承認すべき内容ではない場合、「その他の操作」>「再割り当てする」から別メンバーに承認を委託することもできます。

「承認要求」のスタータス確認方法

自分が送信した承認依頼のステータスにアップデートがあると左上の「アクティビティ」に通知が来ますので「アクティビティ」をクリックします。

以下のように承認されたかどうかを確認できる画面が表示されます。

チーム内で承認機能を利用する方法

チームで各メンバーの承認が必要な場合、この承認機能を利用することで、ステータスの状況、ファイル内容の確認、全メンバーの承認を得て最終的に確定したファイルを確認することができますので、大変な便利です。

チームの各メンバーの承認を得る場合には承認要求を作成する画面で、「承認者」に各メンバーのメールアドレスを指定し、「すべての受信者からの回答が必要」を有効にします。

自分が送信した承認や、受信した承認依頼の履歴は、左側にある「承認」からその一覧を確認することができます。一旦作成された承認は削除することができませんので、エビデンスとして残すことが可能です。


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