みなさんの会社、部署、プロジェクトでは社内コミュニケーションは十分でしょうか？今回は社内コミュニケーション・SNSに関してです。社内コミュニケーションは直接的に売上や利益に貢献しないため、どうしても後回しになってしまいがちですが、円滑にできていなければ日々の社員のストレスになりますし、間接的ではあれど非常に多くの部署、業務に影響を与えます。

コロナ禍以降はリモートワークも増え、社内コミュニケーションのやり方も徐々に変化してきました。Face to Faceのコミュニケーション機会が減ったことで人間関係が希薄になたったと考える人もいるかと思いますが、リモートワークにはコミュニケーション内容が記録に残りやすかったり、物理的にどれだけ離れていようとコミュニケーションがとれるなどメリットも多くあります。

今回の記事では、こうしたコミュニケーションのあり方が大きく変わっていく中で、社内コミュニケーションの中心となる社内SNSを外部に委託するべきか、社内で内製していくべきか基本的な考え方を解説します。会社や部署の状況によって一律にどちらが良いという問題ではないため、みなさんご自身の組織のことを思い浮かべながら読み進めてください。

※社内報や社内SNSについては以下の記事でも詳しく解説しています。

社内報ツールの選び方のコツ【‍DXの基本ツール】

社内SNSとしてYammerを使うメリット・デメリット（Teamsとの比較）

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社内SNSをどのように導入するべきか？

社内SNSは業務ツールの一つですので、導入するだけでは不十分です。導入に際しては実際にどのように業務を運営するべきかも含めて検討する必要があります。この点に関しては以前以下の記事で解説しておりますので、ここではポイントを簡単に復習しましょう。

「社内SNS文化」を定着化させるための効果的な方法と対策＜事例付き＞

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①社内SNSを導入した目的を浸透させる

そもそもなぜ社内SNSを導入するのか、目的とする部分を社内に浸透させる必要があります。主に以下のようなポイントを社員に伝えましょう。

1.そもそもどのような課題を感じて導入に至ったか
2.期待する効果は何か？
3.社員に対してどのような行動を期待するか？
4.結果て的に社員から見た際にどのような効果を感じてほしいか

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②社員が使いこなせるだけのスキルを身につけさせる

目的を理解したところで次はツールをつかこなせるスキルが身に付いているか確認しましょう。基本的なツールの機能を使いこなすスキルだけでなく、ツールを使ったコミュニケーションを行うスキルを組織全員で身につける必要があります。主に以下のようなスキルを身につける必要があります。

・自分の業務の中で共有した方がメリットの大きい事項を見出し、共有するスキル
・自分に役立つナレッジを発見し、活かす技術
・業務に直接関係なくとも社員間でラポール※を築く技術

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③サポート体制を整える

次は社員が使いこなせるだけのサポート体制を整えましょう。普段からSNSを使っているだろうからといって安心はできません。私生活なら少々荒い使い方をしても問題ありませんが、業務で使うとなると慎重になってしまい、使いこなせなくなることもあります。主に以下のような体制を整えておきましょう。

1.導入の手引き書(いわゆる「はじめにお読みください」の手続き書)
2.社内SNSに関するFAQ
4.問い合わせ窓口の設置
5.ツールのメンテナンスなどに関する情報提供
6.社内SNS内部で生じた問題の解決期間

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④社員をモチベートする

最後に、社員を十分にモチベートできているか確認しましょう。社内SNSを活性化させるには基本的に何かの情報を投稿し続ける必要があります。SNSに参加する全員がモチベートされるように配慮しながら、以下の点を考慮し、実際に対策を実施しましょう。

1.評価や報酬など具体的なインセンティブと結びついている？
2.社員同士の会話を推奨する行動規範を設定できているか？
3.社員同士の交流が業務改善や学習など目に見える効果に現れているか？
4.業務外のレクリエーションなどストレス解消の場になれているか？

1と2については制度上の課題であるため、導入を推進したマネジメント層や経営者が主体となり、積極的に人事制度として整えていきましょう。特にインセンティブや評価との連動は効果的です。

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社内SNSを内製するべきか？メリット&デメリット

ここからは社内SNSの導入を前提に実際に、社内SNSを内製するべきなのかどうかを見ていきましょう。基本的な考え方として前述の①〜④のポイントを抑えなければ導入を成功させることができませんので、内省すべきかどうかも各ポイントを抑えるのにどちらが有効かを考えながら判断していきます。まずは一般的なシステム内製化のメリットを見ていきましょう。

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メリット

・ツールの仕様を完全に自社用にできる

　→　機能要件(何ができるか？)、非機能要件(セキュリティなど)いずれも可能

・自社の既存のルールとの連携もスムーズに可能

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デメリット

・開発コストは全額自社で負担

　→　初期開発、アップデート、システムの破棄いずれも自社で負担する

・情報漏洩などの発生するリスクの保証もなし

・ツールの利用開始まで時間がかかる

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現在の業務ツールではSaaS(Software as a Service)と言われ、Webベースで開発することが多く、単純にツールを提供するのではなく、継続的なアップデートや付随するサービスなども含めて提供され、自社では特に準備することなく導入することが可能となっています。アジャイル開発と呼ばれる手法が中心になっており、開発速度も年々早くなっています。そのため、自社でよほど特殊な業務を行っていない限りSaaS型のツールが提供されているのであれば、そのままSaaS型のツールを導入することをおすすめします。

まとめますと、一般論としては以下のような結論となります。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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内製した方が良い場合

・社内の業務が特殊で、得意な機能が必要である
・業務内容はそれほど変わらず、アップデートする必要はあまりない

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社外ツールの方が良い場合

・業務内容は一般的な物で、得意な機能は必要ない
・常にKPIの改善などで業務も改善しており、ツールの昨日もアップデートして欲しい

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では社内SNSの場合はどうでしょうか？以下の４ポイントを考慮しますと、

①社内SNSを導入した目的を浸透させる
②社員が使いこなせるだけのスキルを身につけさせる
③サポート体制を整える
④社員をモチベートする

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内製化した場合、既存の業務に即したツールを開発することができ、①や②は問題なさそうですが、③については追加的にサポートコストも全て自社負担になるため、少々コストパフォーマンス上問題があるかもしれません。また、④について、社員からすると全てお膳立てされたツールを利用することになりますので、モチベートはあまりされない可能性もあります。

一方で、社外のツールを利用した場合、②④については導入教育コンテンツを準備されているケースが多いと思います。その際、導入の目的や期待する効果も合わせて説明することで目的を理解して使い方を覚えられるでしょう。③は自前で準備の必要もなく、コストも全負担ではありません。一方で④についてはいきなりアカウントを渡されて使えと言われても今までのやり方があるし。。という反応をする人もいるかと思います。

以上を総合しますと、内製するべき場合、外部のツールを使った方が良い場合は以下のようになります。

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内製するべき

・社内コミュニケーションが特殊な業務と紐づいており、独特な機能が必要
・独特な機能を支えるための社内サポート部門、教育機能も充実している

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外部のツールを採用するべき

・社内SNS上で行うコミュニケーションは一般的な業務が中心
・社内サポート部門、教育機能は存在しない、または小さい

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以上のようになります。どの程度特殊な業務を想定しているかにもよりますが、基準のイメージとしては、業務の大半がスマホだけで機能している場合や、リアルタイム性(飲食の現場業務や生産現場などで店の状況や設備の状況をリアルタイムに見てコミュニケーションが必要な場合)が求められない場合は外部のツールで十分だと思われます。

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いかがでしたでしょうか？社内SNSを内製にするべきかどうかは非常に悩ましい問題で、一概にどちらが良いとは言い切れませんが、本稿をご参考にいただき、判断のヒントとしていただければ幸いです。

※社内報や社内SNSについては以下の記事でも詳しく解説しています。

社内報ツールの選び方のコツ【‍DXの基本ツール】

社内SNSとしてYammerを使うメリット・デメリット（Teamsとの比較）