皆さんの会社ではDX(デジタルトランスフォーメーション)は進んでいますか？「会社はDX、DX言ってるけど自分は関心ないな・・・」という方もいらっしゃるかもしれません。

現代のビジネス環境は、情報が瞬時に飛び交うデジタル化の波に飲まれ、企業のコミュニケーションスタイルも大きく変わりました。その中で、社内報ツールは企業のコミュニケーションを円滑にし、情報の透明性を確保するための重要な役割を果たしています。社内報ツールは、社員間のコミュニケーションを助け、業務の効率化を図るだけでなく、企業文化の形成や社員のエンゲージメント向上にも寄与します。

しかし、一方で、社内報ツールの選択は容易なものではありません。その理由は、市場には多種多様なツールが存在し、それぞれが異なる機能や特性を持っているからです。また、企業の規模、業種、文化、そして何よりも社員のニーズによって、最適なツールは大きく変わることがあります。そのため、一見すると適切なツールを選ぶことは、迷路のようにも感じられるかもしれません。

しかし、心配は不要です。この記事では、社内報ツールの選び方のコツを詳しく解説し、あなたが自社に最適なツールを見つける手助けをします。それでは、一緒に社内報ツールの選び方のコツをみていきましょう。

※社内報や社内SNSについては以下の記事でも詳しく解説しています。

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社内報ツールとは「情報共有を円滑にするためのデジタルツール」

社内報ツールとは、企業内のコミュニケーションを支援し、情報共有を円滑にするためのデジタルツールのことを指します。これらのツールは、メール、チャット、ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理、プロジェクト管理など、多岐にわたる機能を提供します。また、一部のツールでは、社員のエンゲージメントを向上させるための機能や、社内のニュースやアップデートを共有するための機能も提供しています。

社内報ツールが企業にもたらすメリットは数多くあります。まず、情報の透明性が向上します。これにより、社員全員が必要な情報にアクセスでき、意思決定を迅速かつ効率的に行うことが可能になります。また、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になるため、問題が発生した場合でも迅速に対応することができます。さらに、社内報ツールは、社員が自分の業務を管理し、他のチームメンバーと協力してタスクを完了するのを助けるため、生産性の向上にも寄与します。

しかし、一方で、社内報ツールにはデメリットも存在します。例えば、ツールの導入や維持にはコストがかかります。また、新しいツールを導入する際には、社員のトレーニングが必要となり、その時間と労力も考慮する必要があります。さらに、ツールの使い方が複雑であったり、ユーザビリティが低いと、社員のストレスを増加させ、逆に生産性を低下させる可能性もあります。

これらのメリットとデメリットを理解した上で、自社に最適な社内報ツールを選ぶことが重要です。次のセクションでは、社内報ツールを選ぶ際の基本的なポイントについて詳しく解説します。

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社内報ツールの選び方の基本

社内報ツールを選ぶ際には、以下の4つの基本的なポイントを考慮することが重要です：ユーザビリティ、セキュリティ、価格、そしてサポート体制。これらの要素は、ツールの選択を左右する決定的な要素となります。

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ポイント1.ユーザビリティ

ユーザビリティは、社内報ツールの選択において最も重要な要素の一つです。使いやすさが高いツールは、社員がすぐに使いこなせるようになり、生産性を向上させます。逆に、使いにくいツールは、社員のストレスを増加させ、生産性を低下させる可能性があります。ツールのデモ版を試すことで、そのユーザビリティを評価することができます。

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ポイント2.セキュリティ

社内報ツールは、企業の重要な情報を扱うため、セキュリティは非常に重要です。ツールが提供するセキュリティ機能や、そのセキュリティポリシーを確認することが必要です。また、ツールが国際的なセキュリティ基準に準拠しているかどうかも確認することが重要です。

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ポイント3.価格

価格は、社内報ツールの選択において重要な要素です。しかし、価格だけでツールを選ぶのではなく、その価格が提供する価値に見合っているかどうかを評価することが重要です。また、価格は一見すると明確に見えますが、追加の機能やサービスに対する費用、アップグレード費用、メンテナンス費用など、隠れたコストも考慮する必要があります。

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ポイント4.サポート体制

社内報ツールの導入や運用には、ツールの提供者からのサポートが必要となることが多いです。そのため、ツールの提供者がどの程度のサポートを提供しているかを確認することが重要です。具体的には、サポートの可用性、レスポンスタイム、サポートの範囲（例えば、トレーニング、テクニカルサポート、カスタマーサポートなど）を確認することが必要です。

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これらの基本的なポイントを考慮に入れて社内報ツールを選ぶことで、自社のニーズに最適なツールを見つけることができます。しかし、これらのポイントだけでなく、自社の具体的なニーズや状況に応じて、他の要素（例えば、ツールの拡張性やカスタマイズ性など）も考慮することが重要です。次のセクションでは、企業のニーズに合わせた社内報ツールの選び方について詳しく解説します。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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企業のニーズに合わせた社内報ツールの選び方

社内報ツールの選択は、企業の規模、業種、文化、そして何よりも社員のニーズによって、最適なツールは大きく変わることがあります。それぞれの要素について詳しく見ていきましょう。

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企業の規模による選択

企業の規模は、社内報ツールの選択に大きな影響を与えます。例えば、スタートアップや中小企業では、シンプルで使いやすいツールが求められることが多いです。SlackやTrelloのようなツールは、直感的な操作性とシンプルなインターフェースが特徴で、社員がすぐに使いこなせるようになります。また、これらのツールは基本的な機能が無料で提供されているため、初期投資を抑えることができます。

一方、大規模な企業では、多機能で、大量のユーザーをサポートできるツールが必要となることがあります。Microsoft TeamsやGoogle Workspaceのようなツールは、チャット、ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理など、多岐にわたる機能を提供します。また、大規模な企業では、異なる部門やチーム間での情報共有が重要となるため、これらのツールが提供するチーム単位での情報管理機能が有用です。

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業種による選択

業種によっても、社内報ツールのニーズは大きく変わります。例えば、IT業界では、プロジェクト管理やタスク管理の機能を持つツールが求められることが多いです。JiraやGitHubのようなツールは、開発プロジェクトの進行状況を可視化し、タスクの優先順位を管理する機能を提供します。これにより、開発チームはプロジェクトの進行状況を一目で把握し、効率的にタスクを進めることができます。

一方、製造業では、生産ラインのスケジューリングや品質管理の機能を持つツールが必要となることがあります。SAPやOracleのようなERPシステムは、生産計画、在庫管理、品質管理など、製造業に特化した機能を提供します。これにより、製造業は生産効率を最大化し、品質を一貫して管理することができます。

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企業文化による選択

企業文化もまた、社内報ツールの選択に影響を与えます。オープンなコミュニケーションを重視する企業では、全員が自由に情報を共有できるツールが求められます。SlackやGoogle Workspaceのようなツールは、チャンネルやドキュメントを共有することで、情報を自由に共有する文化を支えます。

一方、情報セキュリティを重視する企業では、情報のアクセス制御機能を持つツールが必要となることがあります。Microsoft TeamsやBoxのようなツールは、ユーザーやグループごとにアクセス権を細かく設定することができます。これにより、重要な情報のアクセスを適切に制御し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。

これらの要素を考慮に入れて社内報ツールを選ぶためには、まず自社のニーズを明確にすることが重要です。具体的には、以下のようなステップを踏むことが有効です。

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ステップ1. ニーズの洗い出し

社員のコミュニケーションのニーズや課題を洗い出します。これには、社員のインタビューやアンケートが有効です。例えば、社員が情報を探すのに時間がかかっている場合、情報を一元的に管理できるツールが必要かもしれません。また、リモートワークが増えている場合、ビデオ会議やオンラインでのコラボレーション機能を持つツールが必要かもしれません。

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ステップ2. ツールの比較

洗い出したニーズに基づいて、複数のツールを比較します。ツールの機能、価格、ユーザビリティ、セキュリティ、サポート体制などを比較することが重要です。例えば、セキュリティが重要なニーズであれば、ツールがどのようなセキュリティ機能を提供しているか、また、そのセキュリティ対策がどの程度信頼できるかを評価します。

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ステップ3. デモ版の試用

可能であれば、デモ版を試用して、ツールの使い勝手や機能を実際に確認します。これにより、ツールが実際の業務にどの程度フィットするかを評価することができます。例えば、ユーザビリティが重要なニーズであれば、実際にツールを使ってみて、その操作性やレスポンスの良さを確認します。

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ステップ4. 決定と導入

上記のステップを踏んで、最終的に最適なツールを選び、導入します。導入時には、社員へのトレーニングを行うことで、ツールの効果的な利用を促します。

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これらのステップを踏むことで、自社のニーズに最適な社内報ツールを選ぶことができます。しかし、ツールの選択は一度きりのものではありません。業務の変化や社員のニーズの変化に応じて、ツールの見直しを行うことも重要です。また、ツールを導入した後も、その利用状況を定期的に確認し、ツールが効果的に利用されているかを評価することも忘れないようにしましょう。

社内報ツールの選択は、企業のコミュニケーションの効率と生産性に大きな影響を与えます。そのため、ユーザビリティ、セキュリティ、価格、サポート体制といった基本的な要素を考慮するだけでなく、企業の規模、業種、文化、そして社員のニーズに合わせた選択が重要です。

社内報ツールの選択は一度きりのものではありません。業務の変化や社員のニーズの変化に応じて、ツールの見直しを行うことも重要です。また、ツールを導入した後も、その利用状況を定期的に確認し、ツールが効果的に利用されているかを評価することも忘れないようにしましょう。