みなさんの会社では社内SNSは使いこなせているでしょうか？コロナ禍以降は社内コミュニケーションのあり方が様変わりし、リモートワークが普及したことで対面でのコミュニケーションが減り、オンラインでのコミュニケーションが一般的になりました。オンラインオンコミュニケーションは、SNSの利用が一般的になり、青春時代をSNSと共に過ごした世代にとっては仕事で使うことも当たり前ですが、それ以前の世代にとっては当たり前ではありません。対面でのコミュニケーションが最も重要だという考えを持つ方も多くいらっしゃいますし、オンラインはあくまで補助だと考える方も少なくありません。

しかしながら、これからはSNSを利用するのが当たり前の世代の方が徐々に多くなりますし、営業の方もお客様の方でSNSを利用している世代が増えてきます。これからは社内・社外問わずSNSを利用することが必須になります。自分たちにとって使いやすい社内SNSを選び、確実に使いこなしていく必要があります。今回の記事では、特に広く使われているYammerについて取り上げ、メリット/デメリットを解説していきます。

※社内報や社内SNSについては以下の記事でも詳しく解説しています。

「社内SNS」を「自作」するメリット・デメリット

社内報ツールの選び方のコツ【‍DXの基本ツール】

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YammerとはMicrosoft社の提供する社内向けのSNSサービス

YammerはMicrosoft社の提供する社内向けのSNSサービスで、O365などで利用することができるTwitterライクなSNSサービスです。その他のOffice製品ともスムーズに連携でき、同社のUIは皆様も馴染みのあるもので、比較的どなたでも使いやすいツールに仕上がっています。また、Twitterにも近いタイムライン形式のツールですので、若い世代のとっても比較的使いやすいツールになっています。

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Teamsの方が、よりコラボレーションツールとしての役割に近い

同じくMicrosoftの提供するツールとして、Teamsというツールも存在します。Teamsは社内SNSとしての利用もできますが、どちらかというとコラボレーションツールと呼ばれるものとなっており、会社全体というよりも部位やチーム単位でのコミュニケーションに特化しています。UIはSlackなどと近く、どちらかというと仕事中にPCでメンバーとコミュニケーションを行うために使う方がメインで、社外メンバーとのコミュニケーションもスムーズに行うことができます。Yammerとは上手に使い分けて使いましょう。

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Yammerを導入する準備に欠かせない4点

ここからはYammerの具体的な昨日のご紹介と合わせて、Yammerのメリット、デメリットをご紹介していきます。社内SNSを導入する場合、基本的に以下のような事前確認をした上でどのツールを導入するのか比較検討することがおすすめです。

1.適応させたい組織、業務はどのような範囲か？
2.既存または今後採用を予定するツールと連携できるか？
3.UI/UXは使いやすいか？
4.セキュリティは十分か？

2~4に関しては具体的な候補ツールをリストアップした上で中身を確認する必要がありますが、「1.適応させたい組織、業務はどのような範囲か？」に関しては自分達の組織の状況を把握する必要があります。本稿をお読みになっているみなさんが情報システム部門など、実際にシステムを利用する部門とかかわらないのであれば、導入を検討する部署と事前に確認しておきましょう。社内SNSは基本的に全社で導入するツールですが、パイロットケースとして特定部署で導入するケースや、セキュリティ上の問題で、逆に特定の部署では利用しないなどのケースも考えられます。業務範囲も含めて事前によく確認しましょう。

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Yammerを導入するメリット1.共有しやすい投稿機能&リアクション機能

一般的にSNSというと投稿機能があるのは当たり前と思われますが、実は投稿とそのフィード形式での表示機能が広まったのはTwitterが世界に広まった以降で、社内SNSはそれ以前のフレンドリースターや日本でのMixiなどの時代に作られたものも残っており、プロフィール機能や日記機能がメインの物がいまだに残っています。機能自体が悪いわけではないのですが、ビジネスの場で重要なのはコミュニケーションに関係する機能で日記なども機能は適していません。また、リアクション機能も同様です。リアクション機能はコメント返しと異なり、限られたコミュニケーションになりがちですが、逆にいうと簡易的なコミュニケーションを素早く取ることができます。出先や自宅でも簡単に返事できるので非常に便利です。(それはそれで仕事のメリハリが効きづらくなるという事でもありますが。。)

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Yammerを導入するメリット2.使いやすいグループ機能

社内SNSは基本的に全社で利用する物ですが、会社ないは当然部署やチーム、プロジェクトに別れているため、何人かでグループを形成し、個々人は複数のグループに入る必要があります。グループ作成や管理がスムーズに出来ることは非常に重要です。グループ内だけでシェアしたい情報は、見れる人を制限したグループを作ることも可能です。人事部など、部署によっては広範囲に情報を広げるわけには行かないが、チーム内では情報をシェアしたいケースもあると思いますので、こうした場合に活用しましょう。

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Yammerを導入するメリット3.Office製品と親和性の高いコンテンツ共有機能

Office製品のファイルを含めて、作成した資料などを共有する機能ですが、O365全体を導入していると、クラウドストレージ(OneDrive)上の情報や、社内Wiki(SharePoint)などの情報をスムーズに連携することができます。また、情報にタグをつけることで複数のグループや全体のフィードに表示することができますので、情報をより広くたくさんの人に拡散することができます。

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Yammerを導入するメリット4.フォロー機能

こちらも一般的にSNSであればあって当然の機能ですが、意外に搭載している社内SNS、コラボレーションツールが少なく、導入するメリットの一つです。FacebookやTwitterと同じように個人をフォローできる他、グループも対象になります。また、ShrePointなどの組織Wikiと連携している場合、サイトとしての更新情報も受け取ることができます。

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Yammerを導入するメリット5.マルチデバイス対応

最後はマルチデバイス対応をしている点です。SNSというと通常スマホを用いて利用するケースが多いと思いますが、社内SNSの場合PCからブラウザを立ち上げて利用するケースも多く、意外にスマホアプリがしっかり作り込まれていないケースがあります。Yammerはそういったケースもなく、投稿・フィード・リアクション機能も充実しているので、営業先などでもスマホから見れますし、作業中はブラウザからチェックすることも容易です。

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Yammerを導入するデメリット1.Microsoftサービスと連携しなくてはメリットを最大限位享受できない

メリットの裏返しでもありますが、その他のMicrosoftサービスと連携して機能を最大限に発揮できるツールになっています。そのため、逆にいうとその他のサービスとは連携がスムーズでない面もあり、Google系のツールなど、その他の会社のツールを広範囲に利用している場合はかえって使いづらくなってしまうでしょう。

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Yammerを導入するデメリット2.単品で導入した場合のコストは割高

こちらもメリットの裏返しですが、その他のMicrosoft製品を導入せずに単品で導入した場合は、その他ツールと比べて単価が割高になってしまうケースがあります。SharePointなどその他のツールも含めて広範囲に利用する方がメリットを最大化できます。

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Yammerを導入するデメリット3.共同コミュニケーションには適していないUI

TeamsやSlackのようにチームのコラボレーションを前提としたツールと比べると、相対的にUIが使いづらく感じるかもしれません。やはり用途が違うということが１番の理由ですが、Teamsがある以上そちらの利用を促す目的で明確に作り分けていると思われます。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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YammerとTeamsの使い分けについて

ここからは筆者が実際に普段使っている中でどのようにYammerとTeamsを使い分けているかご紹介します。筆者の所属する組織ではリモートワークに移行した後に完全にTeamsとYammerを利用していますが、普段のチームとのコラボレーションにはTeamsを、組織全体への情報発信や、関連する部門との交流にはYammerを利用しています。社内イントラネットとしての側面もあり、情報の集積場所として資料しているSharePointとも連携させ、３つのツールの連携で社内コミュニケーションと情報共有を完結させています。所属組織は人数も多く、人の入れ替わりも多いため、YammerとSharePointは検索性能も優れており、必要な情報まで素早くリーチできることも、重宝している理由の一つです。

以下の組み合わせは特におすすめです。

◇Yammer：社内全体への情報発信、収集に利用
◇Teams：チーム、プロジェクトないでのコミュニケーションに利用
◇SharePoint：部門やチーム単位の情報集積、ナレッジマネジメントに利用
◇OneDrive：個人的な資料の保管に利用(デスクトップには保存しない)
◇OneNote：個人的なメモ書き＋YammeやTeamsと連携させてメモへのリンクを共有することが容易

いずれもSaaS化されており、連携部分も含めて日々アップデートされているため、使いやすくなり続けています。ぜひご検討ください。

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いかがでしたでしょうか？Yammerは上手に使えば使いやすいツールですが、その他のツールとの相性も重要です。ご自身の組織即した使い方を考えてみましょう。本稿が皆様のビジネスに貢献できますと幸いです。

※社内報や社内SNSについては以下の記事でも詳しく解説しています。

「社内SNS」を「自作」するメリット・デメリット

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