皆さんの業務では日々の業務報告を行っていますか？業務報告は、日々の仕事の成果や進捗状況をまとめて共有することで、チーム全体の効率や生産性を向上させるために不可欠なものです。しかし、業務報告には様々な課題が存在し、その解決が求められています。今回の記事では、業務報告のよくある7つの課題とその解決策を具体例を示しながらご紹介します。

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課題1: テンプレートが異なるから集計しにくい

課題2: 集計作業が大変

課題3: フィードバックが不十分

課題4: 分かりやすく説明するスキルが必要

課題5: 周りのメンバーの情報が集まらない

課題6: 資料の作成に時間がかかる

課題7: 報告書の作成が忙しくて後回しになる

順番に詳しくみていきましょう。

※業務報告の効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

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課題1: テンプレートが異なるから集計しにくい

業務報告の際には、各メンバーがそれぞれのテンプレートで報告書を作成することがあります。その結果、データの形式が異なり、集計作業が大変になることがあります。

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解決策1: テンプレートの統一

業務報告のテンプレートを統一することで、データの形式を揃えることができます。これにより、報告書を集計しやすくなり、作業効率が向上します。

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具体例1:

業務報告に使用するテンプレートを事前に作成し、必要な項目やフォーマットをすべて含めます。そして、チーム全員が同じテンプレートを使用するように指導し、報告書を作成する際には、必要な情報をテンプレートに入力するだけで済むようにします。これにより、報告書の形式が統一され、集計作業がスムーズに行えるようになります。

また、そもそもという話ですが、テンプレートを使うことで、報告書の作成時間も短縮されます。各メンバーが自分で報告書を作成する場合、テンプレートを使用することで、必要な情報をすばやく入力し、簡単に報告書を作成することができます。

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課題2: 集計作業が大変

業務報告の集計は、時間がかかるだけでなく、手間もかかります。特に、複数のデータソースから情報を取りまとめる必要がある場合、作業が煩雑になりがちです。

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解決策2: 自動化ツールの導入

集計作業を効率化するために、自動化ツールを導入することが有効です。自動化ツールを使うことで、手動での集計作業を減らし、時間を節約できます。

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具体例2:

自動化ツールを使って、複数のデータソースから情報を取りまとめることができます。例えば、ZapierやIFTTTを使って、GoogleスプレッドシートやAirtableなどのデータベースに自動的にデータを入力することができます。また、スプレッドシートやデータベースにデータを入力する場合には、GoogleフォームやMicrosoft Formsを使うことができます。これらのツールを使うことで、データ入力作業を簡単に行うことができます。

自動化ツールを使うことで、グラフやチャートを作成して見やすくすることも重要です。例えば、GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelには、グラフやチャートを作成する機能があります。これらの機能を使うことで、必要なデータを選択するだけで、自動的にグラフやチャートを作成することができます。

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課題3: フィードバックが不十分

業務報告には、上司や同僚からのフィードバックが重要です。しかし、フィードバックが不十分だと業務報告の意義が薄れてしまい、改善点が見つけにくくなります。

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解決策3: フィードバックのルールを明確にする

業務報告に対するフィードバックのルールを明確にし、フィードバックを積極的に求めることが大切です。報告書を提出したらその場で上司からのフィードバックを受けるようにする、定期的なフィードバックの場を設ける、などの方法があります。

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具体例3:

前述の解決策２で示したツールを使うことで、上司の理解を助け、フィードバックをよりスムーズに行うことができます。例えば、ワードプロセッサやスプレッドシートを使って報告書を作成する場合、書式を整えたり、表やグラフを挿入します。また、スプレッドシートを使ってデータを集計する場合、グラフを作成してみましょう。プレゼンテーションソフトを使って報告書を発表する場合にも流用できます。

さらに、プロジェクト管理ツールを使って事前にタスクの進捗状況を管理しておき、必要に応じてその場で詳しく説明することも有効です。例えば、TrelloやAsanaを使って、タスクの進捗状況を管理し、報告書に必要な情報を収集することができます。これらのツールを活用することで、業務報告の作業効率を向上させることができます。

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課題4: 分かりやすく説明するスキルが必要

業務報告には、技術的な知識が必要となる場合があります。例えば、前述のデータの集計方法やグラフの作成方法などが挙げられます。また、技術の専門家などの場合、人に説明できるレベルに、自分自身も理解しておく必要があります。

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解決策4: スキルアップの機会を提供する

技術的な知識が必要な場合には、社内研修や外部のセミナーなどを通じて、スキルアップの機会を提供することが有効です。また、専門的な知識を持つメンバーに相談しやすい場所を提供することで、知識獲得をサポートできるようにしましょう。

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具体例4:

報告書を作成する際には、必要な情報をまとめ、報告書に含めるべき情報を明確にすることが大切ですが、報告書の文章構成や資料構成を考える際にはロジカルシンキングでまとめrつことがおすすめです。考えた内容を論理的な構造を伴って説明できるようにすることで、相手にも論理構造を理解しやすくできます。

また、報告書の作成にあたっては、必要な情報を収集するために、チームメンバーとのミーティングや打ち合わせを行うことも有効です。打ち合わせの中でスキルアップのため質問を積極的にする、周りのメンバーにも質問を促し、互いに質問し合える空気をつくりましょう。

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課題5: 周りのメンバーの情報が集まらない

業務報告は基本的に上司と部下で行いますが、部下同士、つまりはチームメンバー間での情報共有もチームで仕事をするためには必要です。他メンバーが何をしているかがわからない状態はそれ自体がストレスになる可能性もあります。

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解決策5: 情報共有の仕組みを整える

情報共有の仕組みを整えることで、情報不足や共有不足を防ぐことができます。例えば、共有フォルダやメールリストを設けることで、情報の収集や共有が容易になります。

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具体例5:

共有フォルダを設ける場合には、GoogleドライブやMicrosoft OneDriveなどのクラウドストレージを活用することができます。これらのツールを使うことで、情報の収集や共有が容易になります。例えば、Googleドライブには、共有フォルダを作成する機能があります。このフォルダに必要な情報をアップロードしておくことで、チーム全員がアクセスして情報を確認することができます。また、こうしたサービスは多くのコラボレーションツールやチャットツールと連携が可能です。

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課題6: 資料の作成に時間がかかる

業務報告には、グラフや表などの資料が必要となる場合があります。しかし、資料の作成に時間がかかると、報告書の作成が遅れたり、業務に支障をきたすことがあります。

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解決策6: テンプレートを活用する

「課題１」でもご紹介しましたが、資料作成に時間をかけずに、簡単に作成するためにはテンプレートを活用することが有効です。例えば、グラフや表のテンプレートを作成しておくことで、必要な時にすぐに利用することができます。

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具体例6:

テンプレートを作成するために必要な情報を収集するプロセスを見直すことが重要です。例えば、情報収集のプロセスにおいて、不必要な情報を収集している場合、報告書の作成に時間がかかるばかりか、データを修正するために余計な手作業が発生します。

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また、報告書の作成にあたって、共通の作業フローを作成することも有効です。共通の作業フローを作成することで、報告書の作成手順を明確にし、学習時間を減らすことができます。報告書の作成に必要なチェックポイントを明確化することも有効です。チェックポイントを明確化することで、報告書の品質を向上させることができます。

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課題7: 報告書の作成が忙しくて後回しになる

業務報告は、日常的な業務に加えて行われることが多いため、忙しいと後回しにされることがあります。しかし、報告書の作成を後回しにすると、データの取りこぼしや遅延が発生し、チーム全体の生産性に悪影響を与えることがあります。

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解決策7: 時間の確保とスケジュールの設定

業務報告を後回しにしないためには、時間の確保とスケジュールの設定が重要です。例えば、報告書作成の時間を確保するために、定期的な作業時間の設定や、締切日までに進捗状況を確認することが有効です。

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具体例7:

Ganttチャートを作成する場合には、Microsoft ProjectやTrelloなどのプロジェクト管理ツールを活用することができます。これらのツールを使うことで、タスクの進捗状況を可視化し、スケジュールを管理することができます。例えば、Trelloには、簡単なGanttチャートを作成することができる追加機能があります。この機能を使うことで、タスクの進捗状況を一目で確認できる状況を追加作業なしで作れます。

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いかがでしたでしょうか？業務報告は、チーム全体の生産性を向上させるために非常に重要なものです。しかし、十分な成果を引き出すためには本稿で示した課題を解決して行くことが重要です。情報共有の仕組みを整えたり、テンプレートを活用するなど、効率化するための方法は様々あります。今回の記事が、皆様のビジネスの成長に貢献できますと幸いです。

※業務報告の効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法