Teamsチャットの削除方法をファイル/メンバー/ルーム/レコーディング別に解説

June 13, 2021

 コロナ禍で在宅ワークを導入する企業が増加している昨今。Teamsを使用したリモート会議が主流となる中、

 「最近Teamsのチャットを使用してよくリモート会議するんだけど、ファイルを削除するのってどうやってやるんだろう?」

「Teams会議録画したけど、失敗した。削除したいけどどうやるの?」

といった悩みをいただくケースが増えています。そこで今回は、Teamsチャットの中の”削除” の機能にフォーカスし、ご紹介します。

1. Teamsチャット ファイルの削除

1つ目はファイルの削除です。

「リモート会議でチームメンバーに間違ったファイルを共有してしまった。削除して送りなおしたい!」そういった経験はないでしょうか。 Tesmsでは下記の流れで、一度チャットを通じて共有してしまったファイルを削除することができます。 

【削除手順】

①  Teams画面左側のファイルを選択する

②  One Driveを選択する

③  Microsoft Teams チャットファイル を右クリック

④  削除を選択

 上記の手順で、MicrosoftTeams チャットで送信した全てのファイルを削除することができます。

次に個別ファイルを削除する方法を確認しましょう。

③のMicrosoft Teams チャットファイルを選択し、ファイル一覧を表示する点がポイントです。

【削除手順】

①  Teams画面左側のファイルを選択する

②  One Driveを選択する

③  Microsoft Teams チャットファイルを選択

④  表示されたファイルの中から、削除したいファイルを右クリック

⑤  削除を選択

【注意点】

ここで注意点を2つ紹介します。

(1)共有後、チャットメンバーがすでにファイルをダウンロードしている場合は、それを取り戻すことはできません。あくまでも、各個人がダウンロードする前のクラウド(共有)にあるファイルを削除する機能です。したがって、共有するファイルを間違ってしまった場合は、可能な限り早く、メンバーがダウンロードをする前に、上記の方法でファイルを削除するようにしましょう。

(2)ファイルを削除した後、本来共有すべきファイルがある場合、早めに共有し、メンバーに周知しましょう。「ファイル削除できてよかった~」とホッとして、本来共有すべきファイルを再度展開するのを失念される方も多いです。会議では事前の情報共有が必要不可欠でしょうか、くれぐれもお気を付けください。

2. Temasチャットのメンバーの削除方法

「このチャットのメンバー、多すぎるから、代表者だけに絞りたい!」

リーダーとして、ミーティングの生産性を向上させるために、このように感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

Teamsチャットのメンバーは次の手順で削除することができます。

【削除手順】

①  削除したいメンバーがいるチャットグループを選択

②  右上の人数を示すアイコンを選択

③  表示されるメンバーのウィンドウから削除したいメンバーの右側の×印を選択

(下記例は担当者Cを削除するケース)

④  削除確認ウィンドウにて削除を選択

【注意点】

運用中のチャットグループから所属するメンバーを削除する際は、削除するメンバーに一言確認をとってからにしましょう。例えば1週間に1回開催されているミーティングのメンバーから急に外されたら良い気はしないでしょう。グループから脱退したメンバーを削除する分には問題ありません。

3. Teamsチャットのルームの削除方法

チャットルームは非表示にはできますが、削除することはできません。

3人以上所属するチャットルームから退出することは可能です。(2人となった場合、退出もできません)。しかし、ルームそのものを削除することはできません。

4. Teams チャット レコーディングの削除

Teamsチャットにてレコーディングした音声ファイルは下記のように

“OneDrive”のレコーディングというフォルダに保存されます。

右クリックから削除を選択すると下記のように、警告メッセージがポップアップし、”了解しました”を選択することで、ファイルが削除されます。

このウィンドウの意味は、OneDriveから削除すると、Teams チャット上のアイコンからファイルを再度ダウンロードしようと試みても、既にクラウド上からファイルが削除されているため、ダウンロードできないということを示しています。

Teamsチャット上は共有したファイルのアイコンが残っているため、「ちゃんと削除できたのかな?」と不安に思われる方もおられるかもしれませんが、削除できておりますので、心配には及びません。

試しにTeamsチャット上から、共有したファイルを選択し、”ブラウザーで表示”を選択すると、下記の画面の通り、エラーとなります。

【注意点】

ここで注意点を2つ紹介します。

(1)レコーディングのこぼれ話を1つ。レコードしていることは他の人にも通知されます。

内緒でレコーディングして、会議参加者のひんしゅくを買わないようにしましょう!

会議の最初に「議事録として、レコーディングをします」と宣言するようにしましょう。

(2)ファイル同様に、既にメンバーがダウンロードしてしまった場合、それを取り戻すことはできません。間違った!と判明した時点で素早く、レコーディングファイルを削除するようにいたしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

「Teamsのチャットは会議でよく使うけど、削除機能はあまり使ったことは無かった!」という方が多かったのではないでしょうか?

特にファイルやレコーディングに関して、一度共有すると、削除できないと思われている方が多いようですが、実は今回の記事で紹介した方法で削除可能です。ぜひ、本機能を実践で試してみてください。


本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。

researcHR(リサーチャー)は、Teams/Slackに追加するだけで「誰が・何を知っているか」を集約・共有するAIアシスタントです。社内の情報共有やマネジメントにお困りの際はぜひご相談ください。

researcHR(リサーチャー)について

Teams/Slack+AI活用事例集

Teams/Slack利用企業の「活用事例集」を無料でご提供いたします。

無料ダウンロード

新着コラム

人気記事

1. Temasにおける「タグ機能」「保存機能」の効果的な使い方

2. Teamsグループチャットの「作成方法」から「チーム・チャネルとの違い」まで

3.Teamsチャットでのユーザーの追加・削除方法と効果的な活用まで

4.Teamsにおける資料共有の効果的なルール決めから周知徹底まで

5.Teamsのチャットでメンションする方法と、その種類・目的・効果まで

Teams/Slack活用事例

KBE株式会社では、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供しています。(Microsoft公式ソリューション、日経新聞に掲載)

その過程で蓄積された様々な企業のTeams/Slack運用事例をお伝えします。

資料請求(無料)

Teams/Slack活用事例

Teams/Slack利用企業の「活用事例集」を無料でご提供いたします。

Teamsを活用した
マネジメント事例集

資料請求(無料)

Slackを活用した
マネジメント事例集

資料請求(無料)
ブログ トップページ

researcHR(リサーチャー)

Teams/Slackに追加するだけで
「誰が・何を知っているか」を集約・共有する人事AIアシスタント

Copyright © 2020 researcHR. All rights reserved.
researcHRについて