Teamsを使用したリモート会議が主流となる中、

「最近Teamsのチャットを使用してよくリモート会議するんだけど、ファイルを削除するのってどうやってやるんだろう？」
「Teams会議録画したけど、失敗した。削除したいけどどうやるの？」
「不要なチャットがたまってきたけど、削除できない」

といった悩みをいただくケースが増えています。

そこで今回は、Teamsチャットの中の”削除” の機能についてご紹介します。

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※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

Teamsで社内「問い合わせ」を管理する方法と注意点＜画像付き＞

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Teamsチャット「ファイル」の削除方法

1つ目はファイルの削除です。

「リモート会議でチームメンバーに間違ったファイルを共有してしまった。削除して送りなおしたい！」そういった経験はないでしょうか。 Tesmsでは下記の流れで、一度チャットを通じて共有してしまったファイルを削除することができます。 

【削除手順】

①  Teams画面左側のファイルを選択する

②  One Driveを選択する

③  Microsoft Teams チャットファイル　を右クリック

④  削除を選択

 上記の手順で、MicrosoftTeams チャットで送信した全てのファイルを削除することができます。

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次に個別ファイルを削除する方法を確認しましょう。

③のMicrosoft Teams チャットファイルを選択し、ファイル一覧を表示する点がポイントです。

【削除手順】

①  Teams画面左側のファイルを選択する

②  One Driveを選択する

③  Microsoft Teams チャットファイルを選択

④  表示されたファイルの中から、削除したいファイルを右クリック

⑤  削除を選択

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【注意点】

ここで注意点を２つ紹介します。

(1)共有後、チャットメンバーがすでにファイルをダウンロードしている場合は、それを取り戻すことはできません。あくまでも、各個人がダウンロードする前のクラウド（共有）にあるファイルを削除する機能です。したがって、共有するファイルを間違ってしまった場合は、可能な限り早く、メンバーがダウンロードをする前に、上記の方法でファイルを削除するようにしましょう。

(2)ファイルを削除した後、本来共有すべきファイルがある場合、早めに共有し、メンバーに周知しましょう。「ファイル削除できてよかった～」とホッとして、本来共有すべきファイルを再度展開するのを失念される方も多いです。会議では事前の情報共有が必要不可欠でしょうか、くれぐれもお気を付けください。

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Temasチャット「メンバー」の削除方法

「このチャットのメンバー、多すぎるから、代表者だけに絞りたい！」

リーダーとして、ミーティングの生産性を向上させるために、このように感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

Teamsチャットのメンバーは次の手順で削除することができます。

【削除手順】

①  削除したいメンバーがいるチャットグループを選択

②  右上の人数を示すアイコンを選択

③  表示されるメンバーのウィンドウから削除したいメンバーの右側の×印を選択

（下記例は担当者Cを削除するケース）

④  削除確認ウィンドウにて削除を選択

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【注意点】

運用中のチャットグループから所属するメンバーを削除する際は、削除するメンバーに一言確認をとってからにしましょう。例えば１週間に１回開催されているミーティングのメンバーから急に外されたら良い気はしないでしょう。グループから脱退したメンバーを削除する分には問題ありません。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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Teamsチャット「ルーム」の削除方法

チャットルームは非表示にはできますが、削除することはできません。

3人以上所属するチャットルームから退出することは可能です。（2人となった場合、退出もできません）。しかし、ルームそのものを削除することはできません。

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Teams チャット「レコーディング」の削除

Teamsチャットにてレコーディングした音声ファイルは下記のように

“OneDrive”のレコーディングというフォルダに保存されます。

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右クリックから削除を選択すると下記のように、警告メッセージがポップアップし、”了解しました”を選択することで、ファイルが削除されます。

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このウィンドウの意味は、OneDriveから削除すると、Teams チャット上のアイコンからファイルを再度ダウンロードしようと試みても、既にクラウド上からファイルが削除されているため、ダウンロードできないということを示しています。

Teamsチャット上は共有したファイルのアイコンが残っているため、「ちゃんと削除できたのかな？」と不安に思われる方もおられるかもしれませんが、削除できておりますので、心配には及びません。

試しにTeamsチャット上から、共有したファイルを選択し、”ブラウザーで表示”を選択すると、下記の画面の通り、エラーとなります。

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【注意点】

ここで注意点を２つ紹介します。

（１）レコーディングのこぼれ話を１つ。レコードしていることは他の人にも通知されます。

内緒でレコーディングして、会議参加者のひんしゅくを買わないようにしましょう！

会議の最初に「議事録として、レコーディングをします」と宣言するようにしましょう。

（２）ファイル同様に、既にメンバーがダウンロードしてしまった場合、それを取り戻すことはできません。間違った！と判明した時点で素早く、レコーディングファイルを削除するようにいたしましょう。

いかがでしたでしょうか？

「Teamsのチャットは会議でよく使うけど、削除機能はあまり使ったことは無かった！」という方が多かったのではないでしょうか？

特にファイルやレコーディングに関して、一度共有すると、削除できないと思われている方が多いようですが、実は今回の記事で紹介した方法で削除可能です。ぜひ、本機能を実践で試してみてください。

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※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

Teamsで社内「問い合わせ」を管理する方法と注意点＜画像付き＞