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Excelには数多くの便利機能が備え付けられており、有効活用することで、大幅に作業を効率化することができます。
今回の記事では、Excelで作業効率化ができる小技・テクニックをご紹介します。
※Teamsの小技については以下の記事で詳しく説明しています。ぜひご覧ください。
Teams「小技・便利機能」活用特集【遠隔操作から文字起こしまで】
まずは、Excelの基本的な以下3つの小技・テクニックをご紹介します。
それぞれ詳しく解説します。
ショートカットキーとは、特定の操作を素早く行うことができるキーの組み合わせです。
ショートカットキーを活用することで、マウスでメニューを選択することなく、素早く様々な機能を使用することができます。
ここからは、Excelを使用するうえで、非常に便利なショートカットをご紹介します。
[Ctrl] + [C]キーを同時押しすることで、文字列やセルの値をクリップボードにコピーすることができます。
試しにセルを選択し、[Ctrl] + [C]キーを同時押しします。
するとセルの選択
セルの値をクリップボードへコピーすることができます。
コピーしたいセル上で、[Ctrl] + [C]キーを押下します。
するとセルの選択カーソルが点線に変わります。これでセルの値がコピーされた状態となります。
[Ctrl] + [X]キーを同時押しすることで、セルの値を切り取り状態にすることができます。
切り取りをしたいセル上で、[Ctrl] + [X]キーを押下します。
するとコピーの際と同様に、セルの選択カーソルが点線に変わります。これでセルの値を切り取る準備がされた状態となります。
[Ctrl] + [V]キーを同時押しすることで、クリップボードにコピーされている値を張り付けることができます。
セルをコピーしている状態で、[Ctrl] + [V]キーを押下します。
すると選択中の値がコピーされました。
デフォルトでは値に加えフォント、背景色など、セルのすべての情報がコピーされます。
[Ctrl] + [S]キーを同時押しすることで、Excelブックを保存することができます。
「ファイル」タブ＞「上書き保存」をマウスで選択するより簡単にブックの保存ができるため、非常におすすめです。
[Ctrl] + [Z]キーを同時押しすることで、Excelをひとつ前の状態に戻すことができます。誤ってセルの値を大量削除してしまった場合などに便利です。
例えば上図の状態から、セルの値をすべて削除します。
セルの削除をした直後に、[Ctrl] + [Z]キーを押下します。
するとひとつ前の状態に戻りました。
[Ctrl] + [Y]キーを同時押しすることで、処理をやり直しすることができます。
[Ctrl] + [Z]キーでひとつ前の状態に戻した後に、[Ctrl] + [Y]キーを同時押しします。
すると、直前の処理が再度実行されます。
[Ctrl] + [；]キーを同時押しすることで、選択中のセルに今日の日付を入力することができます。
任意のセルの上で、[Ctrl] + [；]キーを押下します。
すると、今日の日付が自動で入力されます。
各書面に作成日付を入れる際などに非常によく使用します。
[Ctrl] + [：]キーを同時押しすることで、選択中のセルに現在の時刻を入力することができます。
任意のセルの上で、[Ctrl] + [：]キーを押下します。
すると、現在時刻が自動で入力されます。
[Ctrl] + [PageUp]キーを同時押しすることで、現在のシートからひとつ左のシートに移動することができます。
下図の状態で[Ctrl] + [PageUp]キーを押下します。
すると、ひとつ左のシートに移動します。キーボードによっては、[Ctrl] + [Fn] + [PageUp]を押下する必要があります。
[Ctrl] + [PageDown]キーを同時押しすることで、現在のシートからひとつ右のシートに移動することができます。
下図の状態で[Ctrl] + [PageDown]キーを押下します。
すると、ひとつ右のシートに移動します。キーボードによっては、[Ctrl] + [Fn] + [PageDown]を押下する必要があります。
Excelには「SUM」や「AVERAGE」など、数値の計算に便利なものや、「IF」や「VLOOKUP」など、さまざまな条件によって表示する値を選択するものなど、さまざまな関数が用意されています。
[Shift] + [F3]キーを押すと、関数の挿入ダイアログが開きますので、任意の関数を選択し、入力しましょう。
よく使う機能は「クイックアクセスツールバー」に登録しましょう。
任意の機能を右クリックして、「クイックアクセスツールバーに追加」を選択します。
するとクイックアクセスツールバーに対象機能が登録されます。
続いて、Excelのセル入力で便利な以下2つの小技・テクニックをご紹介します。
それぞれ詳しく解説します。
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規則的なデータ入力を行う場合、「オートフィル」・「フラッシュフィル」機能が非常に便利です。
「オートフィル」とは、曜日や日付、数値などの連続データを入力することができる機能です。
例えばセルに曜日を入力した状態で、対象セルの右下の四角マークをクリックし、そのままドラッグします。
すると以下の通り、曜日の順番通りのデータが自動で入力されます。
もし連続データとならない場合は、オートフィルを使用した際に現れる、以下のオートフィルオプションのマークをクリックしましょう。
するとオートフィルの選択肢が表示されますので、「連続データ」をクリックします。
すると対象セルの値が連続データに変わります。
一方で「フラッシュフィル」とは、データの
フラッシュフィルとは、ひとつ左のセルの値の規則をもとに、データを自動入力できる機能です。
例えば以下のB列（名前）をもとに、名字だけ抜き出したい場合、一つ目のセルのみ苗字を入れて、オートフィル機能を使用します。
そして、オートフィルオプションで「フラッシュフィル」を選択します。
すると名前列の値の苗字のみが、C列に自動入力されました。
フラッシュフィルは名前に加え、電話番号の市外局番やメールアドレスの一部のみなど、さまざまな値の自動入力に活用できます。
Excelで表を作成した際に、ヘッダー部分の説明を記載したいと考えたことは無いでしょうか。
下図のように、図形で吹き出しを入れることは可能ですが、表が非常に見づらくなってしまいます。
このような場合は、セルに「メモ」を使用して説明文を記載するようにしましょう。任意のセルを選択し、「右クリック」＞「新しいメモ」を選択します。
すると下図のようなウィンドウが表示されますので、ここにメモを記入しましょう。
メモが記入されているセルの右上にはマークが表示され、普段は以下のようにメモは表示されません。
マウスカーソルを対象セルに合わせた時に、メモが表示されます。
※Teamsの小技については以下の記事で詳しく説明しています。ぜひご覧ください。
Teams「小技・便利機能」活用特集【遠隔操作から文字起こしまで】
Excelでの運用に限界を感じている方はこちらもぜひご覧ください。
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