リモートワークはもちろん、出社勤務とのハイブリッドワークでもチームメンバーとコミュニケーションを気軽に取れるTeamsですが、基本的な使い方の他にもちょっとした小技や便利機能が多く存在します。

特に、長くTeams使っていると、様々な情報があふれてきて、画面が見づらくなってしまう場合もありますが、これらの小技をうまく活用することで、スッキリと情報をまとめることができます。

今回はちょっとした小技を使って、よりTeamsを使いやすくする方法をご紹介します。

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Teams小技「遠隔操作」

TeamsのWeb会議にはもう一つ便利な機能が存在します。それは相手のパソコンを遠隔操作することができることです。

相手の画面を見ながら議論をしたり、操作方法がわからないときや、PCに不具合が起きて修復するときなどにも使えます。

遠隔操作を行う場合は、『遠隔操作される側』に画面共有機能を使ってデスクトップを共有してもらいます。

その後、画面上部の『制御を要求』ボタンを押し、相手が『制御を渡す』ボタンを押すことで、相手の画面をお互いに操作することが可能です。

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Teams小技「文字起こし」

Teamsの会議機能にはレコーディング機能がついていて、後から内容を見返したい場合に非常に便利な機能です。

しかし、必要な部分だけ確認したいときなどは、文字ベースの議事録の方が見やすい場合もあります。その時は自動で文字起こしをしてくれる『トランスクリプション』機能を使って、議事録を作成しておくと良いでしょう。

会議が始まったら、右上の設定ボタンからライブキャプションをオンにします。ここで言語設定を日本語へ変更します。デフォルトが英語になっているので正しく認識してくれません。

言語設定が終わったら、トランスクリプションの開始ボタンをクリックします。

すると、マイクを通した発言がそのまま文字として記録され、会議終了後にレコーディングと同様に議事録が投稿されます。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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Teams小技「メンション」

チーム内の投稿は、通常そのチーム内全員に向けて発信されます。しかし、チーム内特定の相手に『チャネル内』でコンタクトを取りたい場合、メンション機能を使うことで宛先を明確にすることができます。

メンションには4つの種類が存在し、それぞれの場面に応じた使い分けが可能です。

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個人メンション

チーム内の特定個人にメッセージを送りたいときは、個人メンションを使います。

メンションの使い方はメッセージ欄へ『＠』を入力し、続けて送りたい個人名もしくはメールアドレスを指定することで、メンションを付けることができます。

メンションが設定されたら、続いてメッセージを入力し送信してください。

受信側には通知とともに、届いたチャネル内で名前が強調表示され、自分宛のメッセージであることが分かるようになっています。

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チームメンション

全体連絡など、チームメンバー全員向けにメッセージを発信したい場合に使用するメンションです。

先程の個人向けメンション同様『＠』を入力して、チーム名を選択してメンションを付けます。

ただし、Teamsには自分が受け取る通知を選択できる機能がありますが、

この設定がオフになっている人へは通知されないので注意が必要です。

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チャネルメンション

チャネルメンションは、チーム内でそのチャネルを表示している人向けに通知を送信します。終了したプロジェクトや担当外であるなどの理由で、チャネルを非表示にしている場合は通知は送信されません。

そのチャネルで進めているプロジェクトに関して連絡がある場合に、使用すると良いでしょう。

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タグメンション

チャネルの表示非表示問わず、チーム内の特定のグループに対して通知を送ることができます。タグ機能を使ってチームメンバーを紐づけて、そのメンバーに対してメンションを送ることができます。

チーム内で細かく担当が分かれており、担当ごとに連絡を取りたいときなどに活用できますが、タグメンションを使用するためには、あらかじめタグを作成しておく必要があります。

チーム名の右側にある『タグを管理』からタグの設定を行うことができます。

『○○チーム』といったような区分ごとにタグを設定しておくことで、タグメンションを有効に活用することができます。

なお、初期設定ではチームの所有者のみがタグの作成と管理することができます。

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メンションを使う時の小技

メールに慣れている職場ですと、通常は文面の最初に宛名を書くことがほとんどかと思います。

しかし、Teamsで長い文章を送ろうとすると、4行目以降は折りたたまれてしまう為、メッセージの最初にメンションを付けると、メッセージが表示される部分が少なくなってしまいます。

この場合は、文の最後にメンションを入れることで、折りたたまれた状態でも4行分をフルに使って表示することができるので、要件を素早く伝えることができます。

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Teams小技「チャットの送り方」

通常、チャットは左側のチャットウィンドウから送りたい人を指定して、下部のメッセージウインドウから投稿を行うことが一般的ではないかと思います。

ですが、小技の一つとして、画面上部の検索窓からチャットを送信できてしまいます。チャネルなどを開いている最中などに、一言二言チャットを送信したい場合などに便利です。

使い方は非常に簡単で、メンションと同じように検索窓に『＠』を使って送信したい人を指定し、そのあとにメッセージを入力してEnterキーを押すことで、そのまま検索窓からチャットを送信することが可能です。

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Teams小技「フィルター」

チャットや投稿が増えてくると、以前の投稿を見返したくなったときに、いつどこで投稿されたものなのか探すだけで多くの時間がかかってしまいます。

この時に重宝するのが『フィルター』機能です。

画面左側のアクティビティからフィルターを選択して、『メンション』や『返信』など、自分宛のメッセージやリアクションを検索することができます。

キーワード検索も同時にできるので、素早く特定の会話内容を見つけることができます。

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Teams小技「チームの表示・非表示」

Teamsを使い続けていると問題になってくるのが、チームが乱立してどれがどのチームなのか分からなくなってしまうことがあると思います。

こんなときは、終了したプロジェクトなど、使っていないチームを非表示にしましょう。

非表示に設定することで、非表示チームは一覧の下部にすべてまとめられ、必要なチームだけが一覧に見える形になるので、とても見やすくなります。

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Teams小技「ピン止め機能」‍

常に使っているような使用頻度の高いチャネルは『ピン留め』機能を使って、一番上の部分に固定することができます。またチャットも同じようにピン留めが可能です。

これによって、チャネルやチャットをわざわざ検索機能を使って探す手間が省けます。

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Teams小技「ホワイトボード機能」

Web会議はどうしても画面内でのやり取りになるので、ブレインストーミングで出たキーワードなどを書き留めておくといったことが難しくなります。

そこで重宝するのが『ホワイトボード』機能です。画面共有機能を使って、参加者全員でホワイトボードに自由に書き込むことができます。

会議中に画面共有ボタンから『Microsoft Whiteboard』をクリックします。

『表示または共同作業のどちらを行いますか？』と聞かれるので、授業のように他者に見せるだけなら『表示』を、全員で書き込みが必要であれば『ホワイトボードで共同作業』を選択します。

画面上部にツールバーが表示されますので、ペンやテキストなど書き入れたい内容に応じてツールを選択してください。

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ペン

ツールバーからペンを選択して、ホワイトボード内に自由に線を引くことができます。ペイントなどで線を引くときと同じようにフリーハンドで好きな線を書けます。実物のホワイトボードのように使いたい方は、こちらがおすすめです。

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テキスト

テキストを書き込みたい場合は、テキストボックスを自由に配置することができます。ツールバーから『テキストの追加』を選択し、テキストボックス内に任意のテキストを打ち込んでください。

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図形

図形を使って概念図などを書きたい場合は、同じくツールバーから図形を選択します。その後はPowerPointと同じように、好きな形の図形を書き入れることができます。

会議が終了したら、退出前にホワイトボードの内容を保存しておきましょう。右上退出ボタンのすぐ下、設定メニューから『画像(PNG)をエクスポート』を選択します。画像の保存先を選んで保存すれば、後程ブレインストーミングの内容を確認することができます。

Teamsの機能は日々アップデートされていて、今回紹介した機能以外にも様々な便利機能が増えています。これらを有効に活用することで、飛躍的に業務効率を向上させることが可能です。

また、カスタマイズ機能が豊富であることもTeamsの特徴です。自分の業務スタイルに合わせた設定へ変更しておくことで、必要な情報を素早く取り出すことができるようになります。ぜひ今回の記事を参考にしていただいて、Teamsで快適なリモートワーク環境を整えてください。