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ナレッジ情報共有は、業務属人化を防ぐことや組織が円滑に活動できるようにするために必要不可欠です。
今回の記事では、普段業務でよく使用されるExcelを活用して、ナレッジ情報共有をする方法を解説します。
ここからは、Excelを活用して社内ナレッジ情報を共有・収集する方法について、以下4つのステップを解説します。
それぞれ詳しく解説します。
※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。
Teamsで社内「問い合わせ」を管理する方法と注意点＜画像付き＞
まずは社内ナレッジ情報を共有するにあたり、管理する項目を決定します。
Excelを使えば管理する項目を自由に決められますので、ナレッジ情報共有をする際に必要な項目を洗い出しましょう。
また参考までに、一般的にナレッジ情報共有で必要とされる項目を一覧形式でご紹介します。
これらの項目はあくまで一般的なものであり、これらの項目をベースに不要な項目を削除したり、必要な項目を追加したりするといいでしょう。
次に、一覧形式でExcelフォーマットを作成しましょう。
新しくExcelを開き、先ほど管理すると決めた項目を1行目に記入してきます。
記入し終えたら、次に一覧を見やすくするために、罫線を設定しましょう。管理項目を含めてセルを範囲選択し、「ホーム」タブ＞「罫線」＞「格子」を選択します。
すると一覧形式のナレッジ情報共有用Excelフォーマットが出来上がりました。
これでも運用可能ですが、見やすく、使いやすくするためにもう少し工夫をします。
先ほど作成した一覧を選択し、「ホーム」タブ＞「テーブルとして書式設定」から任意のテーマを選択します。
テーブルの作成ダイアログが表示されますので、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れて、「OK」ボタンを押しましょう。
すると非常に一覧が見やすくなりました。
以上でナレッジ情報共有用のExcelフォーマットの作成は完了です。
続いて、作成したExcelを共有設定にしましょう。
新しく作成するExcelについて、デフォルトでは誰かが開いていると別の人が編集できなくなってしまう設定になっています。
ナレッジを記入しようとしたときに誰かが開いていると、その人の編集が終わるのを待たなければならず、その間ほかのことをしているうちにナレッジを記入しなければならないのを忘れてしまうこともあるかもしれません。
なのでリアルタイムに誰でも同時に編集できるように設定しておきましょう。
「校閲」タブ＞「ブックの共有」をクリックします。表示されたダイアログにて、「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」にチェックを入れることで、共同編集が可能となります。
ここまで設定できたら、実際に社内のナレッジ情報を収集し、共有していきましょう。
まずフォーマットを社内のメンバーが誰でも見れる場所へ配置し、メンバー全員へ個人が持っているナレッジを記入してもらうようアナウンスします。
記入をし終えたら、実際にナレッジ情報共有Excelを運用しながら業務を遂行します。
また、運用中に新しくナレッジが出てきた場合や、記入し漏れていたナレッジがあった場合は随時ナレッジを追記していくことを心がけましょう。
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続いて、ナレッジ情報共有・収集をExcelで行う際のポイントを3つ解説します。
それぞれ詳しく解説します。
ナレッジ情報共有・収集をExcelで行う際のポイントの1つ目は、分類の数を最小限にとどめることです。
そもそも分類分けとは、物事の共通している性質や種類ごとに分けることを指します。
わざわざ分類分けをする理由は、対象のデータがどのような性質のものかを判断しやすくするためや、検索性を上げるために行われます。
なのでむやみに分類を増やしてしまうと、分類分けをする意味がなくなってしまいます。分類の数は最小限にとどめておくようにしましょう。
ナレッジ情報共有・収集をExcelで行う際のポイントの2つ目は、ナレッジを記入したら、その旨をアナウンスすることです。
Excelにナレッジ情報を収集しても、どのような情報があるかをメンバーが知らなければ、効果を発揮しません。
業務を遂行するためのナレッジが記入してあっても、あるメンバーがその存在を知らなければまったく意味がなくなってしまうでしょう。
なのでナレッジを記入したら、何らかの方法でアナウンスするか、定期的にナレッジの情報共有会を行うなどの方法で、メンバー全員にナレッジ情報を浸透させる必要があります。
ナレッジ情報共有・収集をExcelで行う際のポイントの3つ目は、どのレベルのナレッジまで記入するかを決めることです。
企業で働く際には、専門的な知識だけでなく、ビジネスマナーやコピー機の使い方など基本的な知識も必要となります。
しかしすべてのナレッジを記入すると、分類の数やExcelの行数が膨大となり、必要な情報を見つけづらくなってしまうかもしれません。
ナレッジ情報を共有するExcelが、どの組織の・何のためのExcelなのかを明確にしたうえで、どのレベルのナレッジまで記入するかを事前に協議しておきましょう。
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