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業務可視化をエクセル(Excel)で行う方法とステップ【事例付き】

January 15, 2023

「業務効率化」何から始めればいい?

皆さんが担当されている業務で効率を進めてほしいと言われた際に何をするでしょうか?業務改善のフレームワークは幾つかありますが、例えばECRS(イクルス)というフレームワークがあります。業務を改善するために、以下の順番で考えることで最も効率よく業務改善施策を考えだすフレームワークです。

E:Eleminate(削除する)「なくせる業務はないか?」
C:Conbine(結合する)「一緒にやってしまえる業務はないか?」
R:Rearrange(再配置する)「置き換えできないか?適切なプロセスになっているか?」
S:Simplify(簡素にする)「業務をより単純に出来ないか?」

上記を利用することで何がしかん業務改善施策を考え出すことは可能だと思います。しかしながら、これだけで十分でしょうか?そもそも何のために業務効率化をしようとしていたのかを思い出してください。上記のように施策を考え出すことに加えて以下のようなことを考える必要があります。

1.そもそも何をもって業務効率化が出来ていると判定するのか?
2.どのように業務効率化を測定するのか?
3.効率化施策をどのように他のメンバーに伝えていくのか?

効率化の施策に合わせて以上のことを考えることで本当に効果のある施策を考えることができますが、最初の段階では高度なツールは必要ありません。Excelを上手に使うことで十分に効果を発揮できます。Excelはいわばローコードツールで、できることは限られますが、高度なツールやシステムを使う場合でも基本的な考え方は変わらないので、まずはExcelで効率化のパターンを確立し、次に繋げていきましょう。そのためにも、ぜひ本稿で基本的な考え方(業務の可視化)を身につけていきましょう。

そして、先ほど示した、業務効率化の課題である、

1.そもそも何をもって業務効率化が出来ていると判定するのか?
2.どのように業務効率化を測定するのか?
3.効率化施策をどのように他のメンバーに伝えていくのか?

の部分へのソリューションが「Excelで業務の可視化を行う」の同意義となります。具体的には以下のようなステップで考えていきましょう。

1.対象とする業務は何かを定義する
2.対象業務のKGIを設定する
3.業務のインプット/アウトプット、プロセスを定義する
4.成果物とKPIを明確化し、量的に把握できるようにする
5.継続位的にデータを収集し、分析・評価を行う

具体的な事例を元に実際にどのように考えていけば良いのか見ていきましょう。ここではセールス業務の場合を事例として解説していきます。

Excelで業務可視化を行うステップ①対象とする業務は何かを定義する

まずは対象業務の定義を行いましょう。ここでは営業業務を例にしますが、みなさんが実際に実施している業務の中での定義を実際にすること位になりますので、定義をする際のポイントを示しますと、

・会社全体の業務プロセス(次部門以外のプロセス)との連携部分を明確にすること
・他業務と重複しない独立した業務単位とすること

上記の二点になります。業務定義の仕方は、会社や部門によって異なるので、まずは自社の業務定義の仕方を確認することになると思いますが、業務の可視化を行うためにはプロセスとして明確に定義でき、KGI・KPIへどのように貢献すれば良いのかわかる状態にすることが重要です。そのため、まずは会社全体のKGI・KPIへの貢献を明らかにするために、その他の部門の業務と連携性を確認します。従って、1つ目の定義が重要になります。また、対象とする業務の成果に与える要因を網羅している必要があります。網羅しているということは、その他の業務に影響を与えない・与えられないということですので、2つ目の定義が重要になります。

ここでは例として、「SaaS型商材の新規法人開拓営業」として事例を示していきます。手木に照らし合わせますと、

・会社全体の業務プロセス(次部門以外のプロセス)との連携部分を明確にすること
 → マーケティングチームからのアタックリスト(訪問顧客リスト)を取得し、優先順位の高い顧客から訪問を開始する。契約締結後はカスタマーサクセスチームへと顧客情報を引き渡し、業務を完了する。

・他業務と重複しない独立した業務単位とすること
 → 新規顧客の開拓は専任チームで行い、既存顧客へのアップセルなどは別業務とする。

Excelで業務可視化を行うステップ②対象業務のKGIを設定する

次に、対象業務のKGIを設定しましょう。ここまでの段階で対象業務の定義が終わり、他部署との連携部分も明確であると思います。業務のKGIは一連の業務が完了した後に他部署へと仕事を引き渡す部分で定義できますので。まずはここから始めていきましょう。

今回の例では最終的にカスタマーサクセスチームへの新規顧客を引き渡しますので、その一歩手前の契約顧客数(単位期間あたり)をKGIとして考えていきます。

SaaS型商材の新規法人開拓営業のKGI=契約数(/月)

Excelで業務可視化を行うステップ③業務のインプット/アウトプット、プロセスを定義する

次に業務のプロセスを定義していきましょう。業務プロセスの定義は基本的にタスクリストを作るように作っていきますが、ここで重視していただきたいのが各ステップのアウトプットを明確にすることです。先ほど、カスタマーサクセスチームに引き渡す際に、契約した顧客を引き渡すと書きましたが、この場合明日とプットは「対象顧客の契約書」ということになります。また、定量的に把握できるものであることも重要です。契約書であれば契約数としてカウントできます。対象業務やステップによっては難しいケースもあるかと思いますので、どうしても対象業務のみでの定義が難しい場合は次ステップや業務のアウトプットを成果物としてカウントしましょう。

新規営業の場合、以下のような形で定義できます。

顧客訪問など、複数回発生する可能性のある業務もあるかと思いますが、ここではあくまでも全体の流れをプロセス化することに注力しましょう。


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Excelで業務可視化を行うステップ④成果物とKPIを明確化し、量的に把握できるようにする

ここまででプロセスを明確化し、全体像と具体的なアクションをほぼ把握できるようになりました。次はアウトプットとKPIを明確化し、キーとなるアクションが最終的なKGIに繋がっていけるようにしましょう。プロセス事のアウトプットは定義済みかと思いますが、KPIとして何を測定するか考えていきます。ここでのポイントは、数量として把握できるようにすることです。また、KPI同士の繋がりを見ていくことも重要です。営業の事例を元に具体的に考えていってみましょう。電話アポイントの取得をアクションとして考えた場合、成果物はアポイントそのものであり、量で表すと「顧客訪問アポイント数」となりますので、KPIはアポイント数です。では次に、顧客訪問をアクションとして考えた場合、成果物は何でしょうか?プロセスとして次は商品説明会なので、商品説明会のアポイントが成果物であり、量で表すと「商品説明会アポイント数」となります。当然ながら、顧客訪問で断られてしまう可能性もありますので、「顧客訪問アポイント数」と「商品説明アポイント数」は数が同じではありませんが、連続しています。こうした流れを意識して最終的に契約数につながるようにKPIを設計していきます。

具体的には以下のようにExcelで表します。

Excelで業務可視化を行うステップ⑤継続位的にデータを収集し、分析・評価を行う

最後に継続的にデータを収集し分析・評価を行うようにしましょう。データの取得方法は先ほど示したKPIのデータを取得できるようにしていきます。一般にSFAツールと呼ばれるツールを導入している企業も多いと思います。代表的なツールであるセールスフォースでは営業マンが進捗ステータスを変えるだけで数字が自動的に積み上がっていきますが、Excelで修正する場合はExcel上で計算していく必要がありますので、営業日報などのツールからデータを運用担当者が拾うか、入力フォームを同じくExcel上で作成してマクロで収集できるようにしましょう。ここで重要なのは分析を行うことです。一般に以下のような比較を行うことが多いと思います。

・前月/前年/目標値と比較したKPIの結果判定
・各プロセスのKPIを見比べ、ボトルネック(課題)プロセスの発見

etc..

今回の営業の事例に当てはめると、KGIは月単位で考えているため、以下のようになります。

・前月/前年/目標値と比較したKPIの結果判定
 → 前月と比較してKPIは好調か?

・各プロセスのKPIを見比べ、ボトルネック(課題)プロセスの発見
 → 問題プロセスはどこか?他のプロセスと比較してどの程度問題か?

具体的には以下のように計算してみましょう。

上記をみてみますと、アタックリストの数は同じにもかかわらず、前月と比べて当月は契約数が7→5件に減っています。要因をみていきますと、商品説明会での移行率(該当プロセスのアウトプット➗前プロセスのアウトプット)が高いものの、顧客訪問時の移行率が低いこと側あります。従って、悪化要因となっているプロセスは顧客訪問であり、顧客訪問時の業務を改善する必要があることがわかりました。次のアクションは改善に向けてどのような方法があり得るかチームに提案することになります。

いかがでしたでしょうか?今回は営業の業務を事例としてご解説しましたが、さまざまな業務で応用できる基本的な考え方になります。今回の記事が皆様のビジネス改善のお役に立てますと幸いです。


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