TeamsのListsを活用すれば、社員が持っているスキルを可視化し、様々な角度から活用することが可能です。スキルマップ等を作成してスキル管理を行うことで、業務に最適なメンバーを適切にアサインしたり、スキルが不足しているメンバーに研修を設定したりすることに役立ちます。

今回の記事では、Teams上のListsを活用して社員のスキルを可視化する具体的な方法、メリット・デメリットまでご紹介します。

※Teamsを活用した社員のスキル可視化・管理については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsアプリ「Who」を活用して組織内のメンバー情報を管理・検索する方法

人事データをTeamsで管理・運用する方法

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TeamsのListsを活用して社員のスキル可視化をする方法

ここからは、TeamsのListsを活用して社員のスキル可視化をする具体的な方法・手順を解説していきます。

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TeamsにListsを追加して、社員リストを作成する

まずはTeamsにListsを追加して、社員リストを作成しましょう。

Listsはチームのチャネルごとに設定する必要がありますので、設定したいチャネルを開いて「+(タブを追加)」マークをクリックします。

すると追加するアプリの選択画面が表示されますので、「Lists」を選択しましょう。もしアプリが表示されていない場合は「アプリを検索」欄にListsと入力し、アプリを追加するようにしましょう。

Listsアプリがタブに追加されたら、「リストの作成」ボタンを押下し、社員リストを作成を開始します。

「リストを作成」画面が表示されますので、「空白のリスト」を選択し、リストの作成を勧めます。

次に、リストの名称や説明を入力し、イメージの色やアイコンを選択して「作成」ボタンを押下します。

すると指定した名称でリストが追加されました。以上でチームへのリストアプリ追加は完了です。

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続いてリストの項目を設定するため、「列の追加」を行います。

「列の追加」画面が表示されますので、「テキスト」や「選択肢」など項目の形式を選択して、「次へ」ボタンをクリックします。

名称や説明など必要な項目を入力し、「保存」ボタンをクリックします。

この操作を繰り返して、社員リストの管理に必要な項目を設定していきましょう。

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スキル列の設定

続いて、社員のスキルを設定する列を追加します。

スキルを設定する列のスタイルには、「選択肢」を選択しましょう。

「列の名前」には「スキル」を指定しておきます。

「選択肢」の項目に、自社で管理したいスキルの選択肢を追加しましょう。設定した後でも選択肢を追加することが可能ですので、現時点で入力可能なもののみ追加しておきます。

また、「値を手動で追加できます」にチェックを入れておくことで、任意の値をリアルタイムで誰でも追加することも可能となりますが、誰でも入力できてしまうとスキル管理が困難となりますので、注意しておきましょう。

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続いて、「その他のオプション」から「複数選択を許可」を「はい」にしておきます。

以上でスキル列の設定は完了です。

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社員情報を入力する

リストの設定が完了したら、社員情報を入力していきましょう。

スキル列は複数選択可能の選択肢方式ですので、入力した社員が持っているスキルをすべて指定していきます。

スキルが選択肢内にない場合でも、列の設定時に「値を手動で追加できます」にチェックを入れていれば、この画面でスキルの追加が可能です。

スキル名を入力し、エンターボタンを押下することで、当該スキルが追加されます。

入力したデータはリスト形式で参照することが可能です。

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また、スキル列でフィルタリングを行うことも可能です。フィルターを行うにはスキル列の「ヘッダー>フィルター基準」を選択します。

するとフィルター条件指定画面が表示されますので、フィルターを行うスキルにチェックを入れ、「適用する」ボタンをクリックします。

すると指定したスキルを持つ社員だけでフィルタリングされました。もちろん社員が複数のスキルを持っていても、そのスキルでフィルタリングが可能です。

この方法で、TeamsのLists上で社員のスキル管理を実施することが可能です。

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TeamsのListsを活用して社員のスキルを可視化するメリット

TeamsのListsを活用して社員のスキルを可視化するメリットは以下のとおりです。

• Teams上でスキルの確認・管理が可能
• 社員が持つスキルの可視化が容易

それぞれ詳しく解説します。

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Teams上でスキルの確認・管理が可能

TeamsのListsを活用して社員のスキルを可視化するメリットの一つ目は、Teams上でスキルの確認・管理が可能である点です。

Teamsで社員情報からスキルまで管理しておくことで、管理に必要な情報を集約することができ、他のアプリケーションを開く必要がなく、Teams会議中にも共有が容易ですので、業務効率化が可能です。

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社員が持つスキルの可視化が容易

TeamsのListsを活用して社員のスキルを可視化するメリットの二つ目は、社員が持つスキルの可視化が容易である点です。

Listsは非常に直感的な操作で、大量のデータを管理することが可能です。このため社員の持つスキルを容易に可視化でき、人事評価や人員配置でスムーズに活用することができます。

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TeamsのListsを活用して社員のスキルを可視化するデメリット

TeamsのListsを活用して社員のスキルを可視化するデメリットは以下のとおりです。

• Listsの設定を行う必要がある
• 管理が難しいスキルがある

それぞれ詳しく解説します。

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Listsの設定を行う必要がある

TeamsのListsを活用して社員のスキルを可視化するデメリットの一つ目は、Listsの設定を行う必要がある点です。

社員のスキルを可視化するためには、Teams上でListsの設定をしなければなりません。

また、Listsアプリでの管理に限ったことではありませんが、どのスキルを管理するかについて事前に決めておく必要があります。

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「管理が難しい」スキルがある

TeamsのListsを活用して社員のスキルを可視化するデメリットの二つ目は、「管理が難しい」スキルがある点です。

こちらもListsアプリに限った話ではありませんが、ビジネスマナーやマネジメントスキル、対人折衝スキルなど、数値化することが難しいスキルは管理が困難です。

あいまいな基準で管理すると社員が不公平さを感じ、モチベーションの低下に繋がってしまうため、これらのスキルはレベル分けを行い、それぞれのレベルの基準も明確にして公表しておくことで、評価基準の公平さを保つことができるでしょう。

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社員のスキル可視化の目的

つづいて、社員のスキル可視化の目的を解説します。

• 人員配置への活用
• 人事評価への活用
• 教育への活用

それぞれ詳しく解説します。

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人員配置への活用

社員のスキル可視化の目的の一つ目は、人員配置への活用です。

社員のスキルマップを作成して一覧管理しておくことで、チームや部門、プロジェクトメンバー内で持っているスキルを確認することが可能です。

これらの情報をもとにプロジェクトや組織に足りないスキルをもつ人員を異動して配置することで、業務効率が向上するでしょう。

TeamsのListsを活用すれば、どの社員がどのスキルを持っているかを一目で確認できるほか、スキル単位でフィルタリングが可能であるため、対象の人員を効率的に把握することができ、人員配置業務の効率化が可能となります。

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人事評価への活用

社員のスキル可視化の目的の二つ目は、人事評価への活用です。

人事評価は評価内容や尺度が明確にしづらく、あいまいになってしまっているケースも少なくありません。

この場合、客観性や公平性がかけた評価になってしまいがちで、評価される社員が不満を抱き、モチベーションが下がってしまっている可能性があります。

しかしスキルにおいては、取得有無や取得難易度から、客観的に数値化することが可能ですので、客観性の高い人事評価が可能となります。

TeamsのListsを活用してスキル管理を行えば、誰がどのスキルを保有しているかを簡単に管理可能ですので、人員評価を行う際に有効活用が可能となるでしょう。

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教育への活用

社員のスキル可視化の目的の三つ目は、教育への活用です。

組織のメンバーが持っているスキルを可視化することで、組織やチーム、プロジェクトメンバーに足りていないスキルを把握することが可能となります。

これにより、社員に研修を割り当てたり、スキルアップを推進したりといった教育に活用することができるでしょう。

TeamsのListsではメンバーが持っているスキルをフィルタリングすることが可能ですので、特定のスキル・資格を持っていることが必須の場合、持っていない人でフィルタリングをすることで、対象者を簡単に把握することが可能です。

社員のスキルを可視化して管理しておくことで、人員配置や教育、人事評価を実施する際に非常に役立ちます。

TeamsのListsを活用して社員のスキルを管理すれば、効率的に社員の持つスキルを可視化できる上、Teamsに必要な情報を集約できるため業務効率化に繋がります。

Teams上の機能を有効活用し、社員のスキル可視化を実現しましょう。