Teamsには多くの機能があり、チャットやWeb会議以外にも様々な業務効率化アプリを使用することができます。Teamsで利用できるアプリをうまく組み合わせて活用すれば、人事データの管理・運用をすることが可能です。

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今回の記事では、Teams上で人事データを管理・運用する方法を具体的に解説します。

Teamsで人事データの管理・運用は、業務効率化アプリである「Lists」「Forms」「Power Automate」を組み合わせて行います。

具体的には以下ステップを実施します。

• Listsで人事データのマスタを作成する
• Formsで人事データの申請フォームを作成する
• Power AutomateでFormsの申請データをListsへ自動保存させる

それぞれ詳しくご紹介しますので、是非参考にしてください。

※Teamsを活用した人事データの管理については以下の記事でも詳しく解説しています。

TeamsアプリListsを活用して社員のスキルを管理・可視化する方法‍

Teamsアプリ「Who」を活用して組織内のメンバー情報を管理・検索する方法

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Listsで人事データのマスタを作成する

Listsとは、一覧形式でデータを管理することに特化したアプリケーションです。

Teamsのチーム上に簡単なデータベースを作成するイメージで、保存したデータはShare Pointへ保存され、チームメンバーであれば誰でもデータを編集することが可能です。

このLists上に人事データのマスタを作成します。

それでは具体的な方法を解説します。まずは人事データのマスタを設定するチームのチャネルのタブで「+(追加)」をクリックします。

アプリ選択画面が表示されますので、「Lists」アプリを選択します。もし一覧に表示されなければ、「アプリを検索」バーに「Lists」と入力して検索し、追加しましょう。

するとチャネルのタブに「Lists」が追加されました。続いて人事マスタを作成するため、「リストの作成」をクリックします。

「リストを作成」画面が表示されます。この画面ではリストを一から作成することはもちろん、様々なテンプレートを活用してリストを作成することができます。

今回は「空白のリスト」をクリックし、一からリストを作成します。

リストの詳細を設定する画面が表示されますので、リストの「名前」や「説明」を入力します。また、必要に応じてリストの色を選択したり、アイコンを選択することで、リストを区別しやすくすることが可能です。

設定が終われば、「作成」ボタンを押下します。

するとリストタブの名前が変わります。

続いて「列の追加」をクリックして、必要な列を追加していきます。

「列の追加」をクリックすると、「列の作成」画面が表示されます。文字を入力する「テキスト」や、複数の選択肢からデータを選ぶ「選択肢」、カレンダー形式でデータを入力できる「日付と時刻」など、様々な入力形式を選択できます。

まずは氏名の列を作成するために「テキスト」を選んで、「次へ」ボタンをクリックします。

表示された画面で名前欄に「氏名」と入力し、「保存」ボタンをクリックします。

すると指定した名前の列が追加されます。

この操作を繰り返し、人事データのマスタに必要な列を追加していきましょう。

必要な列を追加し終えたら、Lists側の設定は完了です。

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Formsで人事データの申請フォームを作成する

Formsとは、簡単なWeb申請フォームを作成できるアプリです。

設定したチーム内のユーザーはもちろん、アクセス権を設定することで、チームや組織内外のユーザーでも申請できるような設定が可能です。

ここからはFormsで、人事データの申請フォームを作成する方法を解説します。

まずはListsと同様にチームのチャネルのタブ追加をクリックし、「Forms」を選択します。

Formsの設定画面が表示されますので、「チームが編集して結果を表示できる共有フォームを作成します」をチェックし、フォームの名前を入力して、「保存」ボタンをクリックします。

するとFormsのタブが追加されました。

続いて申請に必要な入力項目を追加するため、「新規追加」ボタンをクリックします。

新規追加ボタンをクリックすると、下図のような選択肢が表示されます。ここでは「テキスト」を選択してみます。

すると選択肢に応じて入力項目の設定画面が表示されます。ここに項目の表題を入力しましょう。

この操作を繰り返して、人事マスタの申請項目を作成します。

申請フォームが完成したら、「回答を収集」をクリックし、作成したフォームへのリンクを取得します。

フォームへのリンクは以下のような形式となっています。

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=0UOpkIMsCEiy5Gc8lSNMzPpQCFXT・・・

上記の「id=」の後ろの部分がこのフォーム固有のIDとなります。Power Automateの設定で使用しますので、メモ帳などにコピーしておきましょう。

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Power AutomateでFormsの申請データをListsへ自動保存させる

Power Automateとは、Microsoft社が提供しているRPAツールで、プログラミングを行わなくてもRPAシステムの作成が可能なツールです。

Microsoft社が提供しているアプリとの親和性が高く、様々なアプリ同士での連携が可能という特徴があります。

Power Automateを使用することで、先ほど作成したFormsのフォームで申請されたデータを、人事データマスタのListsへ自動保存させることが可能です。

ここからはPower Automateの新規フロー作成方法を解説します。

Office365のWebページからPower Automateを開き、「マイ フロー」＞「新しいフロー」＞「自動化したクラウド フロー」をクリックします。

すると、RPAのフロー作成画面が表示されますので、「フロー名」の指定と「フローのトリガー」の選択を行います。

今回はFormsで申請されたことをトリガーにフローを開始しますので、「Microsoft Forms」の「新しい応答が送信されるとき」を選択して「作成」ボタンをクリックします。

するとPower Automateの新規フロー設定画面が表示されます。

まずはこのフローが実行される際のトリガーとなる、申請フォームのフォームIDを入力します。

作成したフォームをトリガーとするため、フォーム作成時にメモ帳へコピーしていたフォームIDをコピーし、トリガーのフォームID欄へ貼り付けましょう。

トリガーとなるフォームの設定を終えたら、「新しいステップ」をクリックします。

トリガーを検知したら行われる操作を選択しましょう。まずは申請データの詳細を取得する必要がありますので、検索バーに「Forms」と入力し、「アクション」＞「応答の詳細を取得する」をクリックします。

するとトリガーに続く処理のフロー設定画面が表示されます。ここにも同様のフォームIDを入力し、申請フォームの応答固有のIDとなる「応答ID」を選択します。

上記設定を終えたら、「新しいステップ」をクリックします。

今度は取得したデータを作成したListsのデータが保存されているShare Pointへ登録するため、検索バーに「SharePoint」と入力し、「アクション」＞「項目の作成」をクリックします。

この画面ではまずサイトのアドレスと、リスト名を選択します。

サイトのアドレスには「Listsを設定したチーム」を選択し、リスト名には「作成したListsの名称」を選択します。

すると、リストの項目にどのようなデータをセットするかを選択できるようになります。

タイトルには一意の値を設定する必要がありますので、Formsの「応答ID」をセットしましょう。その他の項目には対応する項目を指定します。

項目をセットし終えたら、「フローチェッカー」をクリックして、このフローに問題がないかを確認しましょう。

表示された「フローチェッカー」画面で「エラー」や「警告」が0件であることを確認しましょう。これらが0件であれば、問題なく動作します。

ここまでの作業を終えたら、「保存」ボタンをクリックします。

以上で申請データの自動連携の設定が完了しました。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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動作を確認する

最後に申請フォームにて申請されたデータが人事データのマスタに自動保存されるかどうかをテストしてみましょう。

申請フォームを表示して、必要項目を入力し、「送信」ボタンをクリックします。

以下の画面が表示されたら回答が正常に送信されています。

申請フォームでの申請が終えたら、ListsのSharePointを確認します。

申請フォームで入力したデータがSharePointのListsへ保存されていれば、正常に動作しているでしょう。

TeamsではチャットやWeb会議の他にも業務効率化アプリを使用することができます。

Microsoft365の契約を行っていれば、ご紹介した方法を実践することで、追加費用無しでTeams上での人事データの管理・運用が可能となります。

今回の記事を参考にTeamsを有効活用して、業務の効率化を実現しましょう。