Teamsの業務効率化アプリである「Who」を活用すれば、組織内のユーザーの情報を簡単に取得することができます。

今回の記事では、Teamsアプリ「Who」の活用方法、注意点まで解説します。

※Teamsを活用した社員のスキル・経験の可視化については以下の記事でも詳しく解説しています。

TeamsアプリListsを活用して社員のスキルを管理・可視化する方法

人事データをTeamsで管理・運用する方法

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Teamsアプリ「Who」はメンバーの情報を検索・管理できる

Whoとは、Teams上で使用できる、Microsoft公式の業務効率化アプリの一つです。

説明文に、「Find information about people in your org.(組織内のユーザーに関する情報を検索します。)」とある通り、組織のTeamsユーザーの情報をBotを介して簡単に検索できるアプリケーションです。

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Teamsアプリ「Who」の使い方

ここからは、Teamsアプリ「Who」の使い方を説明します。

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Whoを追加する

まずはWhoを追加する手順を解説します。

先述の通り、WhoはTeams上で使用できるアドオンのアプリケーションですので、「アプリ」メニューから追加する必要があります。

「アプリ」メニューの検索バーに「Who」と入力し、対象アプリの「追加」ボタンをクリックしましょう。

するとWhoの追加ウィザードが表示されます。このウィザードで「追加」ボタンをクリックします。

すると、Teamsのメニューに「Who」アプリが表示されました。

WhoはBotアプリですので、会話形式でTeamsユーザーの検索を行うことが可能です。

追加すると、以下のようなメッセージが表示されるので、「Allow」をクリックし、アプリの利用を開始しましょう。

すると下図のようなメッセージが表示され、Whoが利用できるようになります。試しに「Who works with me(私と一緒に働く人は)」をクリックしてみましょう。

すると、自身のチャットに選択した文字列が表示され、その質問に対する答えがWhoのチャット上に表示されます。

質問の通り、Teams上で自身とよく仕事をしている人がリスト化され、回答として表示されました。

ではもう一方の選択肢である、「Who is my manager（私のマネージャーは）」をクリックしてみます。

するとマネージャーは見つかりませんと表示されました。Teams上でマネージャーが指定されていれば、そのマネージャーが表示されますが、指定されていなければ、以下のようなメッセージが表示されます。

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Teams上でWhoを使用する方法

続いて、Teams上でWhoを使用する方法を解説します。

WhoはTeams上で使用できるbotですので、基本的にはチャットでやりとりを行います。さっそくチャット欄にフォーカスを合わせてみましょう。

すると、Whoへ質問することができる内容の候補が表示されます。

ここでは「Who is [ユーザー名]」を選択し、その後ろに組織内のユーザーの名称を入力してエンターを押下します。

すると、そのユーザーの詳細がカード形式で表示されました。このカードからチャットやメールを送ることができたり、直接通話やビデオ会議を行うことができたり、組織図を確認したりすることが可能です。

また、「Manager」を選択すれば当該ユーザーのマネージャーを確認できたり、「Works with」を選択すれば、Teams上で誰とよく仕事をしているかを確認できたりします。

続いて、「Who works with [ユーザー名]」を入力してみましょう。

すると、そのユーザーが普段Teams上で誰とよく仕事をしているかを確認することができます。

Whoアプリの基本的な使い方は以上となります。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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Teamsアプリ「Who」の活用方法

続いて、Teamsアプリ「Who」の活用方法を解説します。

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Whoで利用できる質問

まずはWhoで利用できる質問の解説をします。

先ほども解説した通り、WhoはTeams上で利用できるBotアプリです。決まったフォーマットで質問をすると、その返答をしてもらえます。

チャット入力欄にフォーカスを合わせると以下の選択肢が表示されます。

それぞれの選択肢の意味と、表示される結果は、以下の通りです。

Who is [ユーザー名]（[ユーザー名]とは誰か）⇒[ユーザー名]の詳細が表示される。

Who knows about [ユーザー名]（[ユーザー名] について知っている人）⇒※2023/06/20時点で機能が停止されている

Who works with [ユーザー名]（[ユーザー名] と仕事をしている人）⇒Teams上で[ユーザー名]とよく仕事をする人が表示される。

Who reports to [ユーザー名]（[ユーザー名] の直属の部下）⇒[ユーザー名]の直属の部下が表示される。

Who is the manager of [ユーザー名]（[ユーザー名]のマネージャー）⇒[ユーザー名]のマネージャーが表示される。

Who has the same manager as [ユーザー名]（[ユーザー名]と同じマネージャーを持つ人）⇒[ユーザー名]と同じマネージャーを持っているユーザーが表示される。

Who have I emailed about [ユーザー名]（[ユーザー名]が誰にメールを送信したか）⇒[ユーザー名]が直近で誰にメールを送信したかが表示される。

Who was in the meeting about [ユーザー名]（[ユーザー名]が誰と会議したか）⇒[ユーザー名]が直近で誰と会議をしたかが表示される。

Who have I messaged about [ユーザー名]（[ユーザー名]が誰にメッセージを飛ばしたか）⇒[ユーザー名]が直近で誰にチャットでメッセージを送信したかが表示される。

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また、選択肢の内容が分からず困ったときは、「help」と入力することで、それぞれの選択肢の意味や、使用例が表示されるので、活用しましょう。

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Whoの具体的な活用方法

TeamsでWhoを活用することで、自身が調査を行う必要なく、自他含め組織内ユーザーの様々な詳細情報を確認することが可能です。

例えば、組織内の特定のユーザーが普段誰と仕事をしているかを知りたい場合は、「Who works with」を活用することですぐに把握することができます。

また、Teams上で組織が設定されていて、特定ユーザの上司や部下を知りたい場合には、「Who reports to」や「Who is the manager of」を使用することで、組織図の資料などを確認しなくても、上司や部下を知ることが可能です。

さらに、ユーザーが誰とメールやチャット、会議等を行っているかを知りたい場合は、「Who have I emailed about」や「Who was in the meeting about」、「Who have I messaged about 」をりようすることで、それらをすぐに把握することができます。

このようにWhoアプリを活用すれば、特定ユーザーが誰と頻繁にやり取りを行っているかや、組織の情報などがすぐに分かるようになります。

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