すべて
Teams
社内情報共有
タレマネ
人材育成
ツール導入ノウハウ
すべて
Teams
社内情報共有
タレマネ
人材育成
ツール導入ノウハウ
Excel
業務効率化

システム開発におけるタスク・情報共有のコツ【事例付き】

March 19, 2023

みなさんの会社で、最も難易度の高いプロジェクトは何でしょうか?会社や職種によって、様々なプロジェクトが思い浮かぶと思います。今回解説するのは、情報共有という視点から難易度の高い、システム開発プロジェクトの情報共有についてです。システム開発は、多くの人が関わる複雑なプロジェクトです。そのため、タスク管理や情報共有は非常に重要な要素となります。しかし、どのように効率的にタスク管理や情報共有を行うかは、プロジェクトの規模や内容、チームメンバーの特性などによって異なります。そこで、今回の記事では、システム開発におけるタスク管理や情報共有の課題と解決方法をご紹介します。

※組織メンバーの情報管理・収集については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsアプリ「Who」を活用して組織内のメンバー情報を管理・検索する方法

TeamsアプリListsを活用して社員のスキルを管理・可視化する方法

システム開発におけるタスク管理や情報共有のメリット

システム開発におけるタスク管理や情報共有は、様々なメリットをもたらします。ここでは、その中でも主なものを紹介します。大きく分けて2つのメリットがあります。

①プロジェクトの品質向上

②プロジェクトの納期遵守

それぞれ詳しくみていきましょう。

①プロジェクトの品質向上

タスク管理や情報共有を行うことで、プロジェクトの品質が向上します。

  • タスクの進捗状況や問題点が把握しやすくなり、適切な対応ができる
  • 情報が正確かつ最新に保たれ、誤解やミスが減る
  • 情報が豊富かつ多角的に得られ、より良い判断やアイデアが生まれる

などの効果が期待できます。後ほど詳しくご紹介しますが、タスク管理ツールでタスクの優先順位や期限を設定し、遅延や忘れを防ぐためには、

  • コラボレーションツールでタスクの進捗報告や相談を行い、問題解決や協力を促進する
  • ナレッジマネジメントツールでプロジェクト関連の情報を整理し、参照しやすくする

などの方法があります。

②プロジェクトの納期遵守

タスク管理や情報共有を行うことで、プロジェクトの納期遵守が可能になります。

  • タスク間の依存関係や担当者が明確になり、効率的に作業が進められる
  • 情報が迅速かつ容易に伝達され、無駄な時間や手間が省かれる
  • 情報がフィードバックとして活用され、改善点や修正点が早期に発見される

などの効果が得られます。同じく後ほど詳しくご紹介しますが、手法として、

  • プロジェクト管理ツールでガントチャートやカンバンボードを作成し、タスク間の依存関係や担当者を可視化する
  • コラボレーションツールでチャットやビデオ会議を行い、情報伝達の速度と精度を高める
  • ナレッジマネジメントツールでコメント機能や履歴機能を利用し、情報交換とフィードバックを促進する

などの方法があります。

以上のような効果が期待できますが、効果を発揮する方法をご紹介する前に、システム開発で頻発する課題についてもみていきましょう。

システム開発におけるタスク管理や情報共有の課題

システム開発では、以下のような課題がよく発生します。

  • タスクの進捗状況や担当者が不明確である
  • タスク間の依存関係や優先順位が把握しづらい
  • 情報、ナレッジが分散しており、必要な時に見つけられない
  • 情報が古くなっていたり、重複していたりする
  • 情報共有、引き継ぎをする際に時間や手間がかかる
  • 情報を共有する際に認識齟齬やミスコミュニケーションが起きる

これらの課題は、プロジェクトの遅延や品質低下、チームメンバー間のストレスや不満などを引き起こす可能性があります。当然ながら、プロジェクトとしてのゴール達成を妨げ、マネジャーの評価を下げることになるでしょう。こうした事態を避けるためにはどうすれば良いのでしょうか?ここからは具体的な解決策をご紹介していきます。

システム開発におけるタスク管理や情報共有を効率的に行うためには、以下の3つのポイントが重要です。

  1. 適切なツールを選択する
  2. ルールやフォーマットを統一する
  3. 定期的にフィードバックする

順番に詳しくみていきましょう。

1. 適切なツールを選択する

まずは、自分たちのPJ内容やシステムの種類、目的に合ったツールを選択しましょう。Webをベースにした業務ツールが増えた現在では様々な種類のタスク管理ツールや情報共有ツールがあります。例えば、

  • タイプ別:カンバン型(Trello)、ガントチャート型(Microsoft Project)、タスクリスト型(Todoist)など
  • 目的別:プロジェクト管理(Redmine)、ナレッジマネジメント(Confuluence)、コラボレーション(Slack)など
  • 機能別:チャット機能(Chatwork)、ファイル添付機能(Dropbox)、通知機能(LINE WORKS)など

これらの中から自分たちが必要とする機能や利用者数や評判などを比較検討して選びましょう。選ぶポイントとしては、まずはプロジェクトの進め方に応じてツールのタイプを検討するのがおすすめです。今日のシステム開発は、アジャイル開発(開発速度を重視した機動的な開発)とウォーターフォール開発(計画性を重視した重厚長大な開発)に分かれています。Web系のシステム開発ではほぼアジャイル開発となっていますが、業務系のツール開発などでは今日でもウォーターフォール型の開発が多く残っています。トレンドとしてはアジャイル開発が徐々に浸透しています。機動的なアジャイル開発では「カンバン型」でのツールが適しています。一方で計画が重視されるウォーターフォール型の開発では「ガントチャート型」のツールが適しています。開発の進め方によっては適したツールはほぼ決まってきますので、まずは自分たちにあったツールのタイプを見極めましょう。その後は目的、機能などを考慮し、ツールの組み合わせや使い分けを検討していきましょう。また、ツールの使い方や操作方法をチームメンバーに共有し、習熟度を高めることも大切です。

2. ルールやフォーマットを統一する

次に、タスク管理や情報共有に関するルールやフォーマットをチーム内で統一しましょう。例えば、

  • タスクの登録方法や進捗報告の頻度
  • タスクの優先順位や期限の設定方法
  • タスク間の依存関係や担当者の明示方法
  • 情報の分類方法や保存場所
  • 情報の更新方法や履歴管理
  • 情報の共有方法や対象者

などを事前に決めておくと、タスク管理や情報共有がスムーズになります。また、ルールやフォーマットは定期的に見直し、改善することも忘れずに行いましょう。

3. 定期的にフィードバックする

3つめに、タスク管理や情報共有に関しては、定期的にフィードバックを行うことが重要です。フィードバックは、

チームメンバー同士で行う場合:

タスクの進捗状況や問題点、改善点などを共有し、協力する

プロダクトオーナーややクライアントと行う場合:

タスクの成果物や品質、納期などを確認し、評価する

などがあります。フィードバックを行うことで、

  • タスク管理や情報共有の効果を測る
  • タスク管理や情報共有の問題点を発見する
  • タスク管理や情報共有の改善策を提案する

などのこうかがあります。また、フィードバックはコミュニケーションの一つでもありますから、

  • チームメンバー間の信頼関係を築く
  • プロジェクトリーダーやクライアントとの信頼関係を築く

などの効果も期待できます。


※researcHR(リサーチャー)は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。


システム開発におけるタスク管理や情報共有の事例

ご紹介した実際のツールの具体的な事例をみていきましょう。

システム開発におけるタスク管理や情報共有の方法は、プロジェクトやチームによって異なります。ここでは、実際のシステム開発プロジェクト事例をご紹介をします。

事例1:AI+IoT技術を活用した開発プロジェクト

2017年と少々古い事例ですが、AIやIoTなどの最先端技術を用いたシステム開発を行ったプロジェクトです。アジャイル開発の開発プロセスを採用し、完全に自社で内製していたプロジェクトになります。チームメンバーも全員社員でした。

以下のようなツールや方法を用いてタスク管理や情報共有を行っています。

  • プロジェクト管理ツール:Backlog
  • コラボレーションツール:Slack
  • ナレッジマネジメントツール:Confluence
  • タスク管理ルール:タスクはBacklogで登録し、進捗状況はSlackで報告する
  • 情報共有ルール:プロジェクト関連の情報はConfluenceで共有し、その他の情報はSlackで共有する

これらのツールやルールを活用して、

  • タスクの進捗状況や担当者が一目でわかる
  • 情報が一元化されて見つけやすくなる
  • 情報がリアルタイムに更新されて最新に保たれる
  • 情報が履歴として残されて参照しやすくなる

などの効果が実感できました。

事例2:飲食店検索、予約サービス

Webサービス、アプリケーションなどのシステム開発を行ったプロジェクトです。同社では、以下のようなツールや方法を用いてタスク管理や情報共有を行っています。外部のSIer企業に大部分の開発を委託しており、委託先のSierの開発スキルを考慮して、ウォーターフォールの開発プロセスを実施していました。

  • プロジェクト管理ツール:Redmine
  • コラボレーションツール:Microsoft Teams
  • ナレッジマネジメントツール:Confluence
  • タスク管理ルール:タスクはRedmineで登録し、優先順位と期限と依存関係と担当者を明記する
  • 情報共有ルール:プロジェクト関連の情報はConfluenceで共有し、その他の情報はMicrosoft Teamsで共有する

同社では、これらのツールやルールを活用して、

  • タスク間の依存関係や優先順位が把握しやすくなる
  • 情報が分類されて整理される
  • 情報が検索しやすくなる
  • 情報がコメント機能で議論しやすくなる

などの効果が実感できました。

システム開発におけるタスク管理や情報共有は非常に重要ですが、同時に難易度も高いです。しかし、適切なツールを選択し、ルールやフォーマットを統一し、定期的にフィードバックすることで 、

  • タスク管理や情報共有が効率的かつ正確に行えるようになる
  • プロジェクトの品質向上や納期遵守が可能になる
  • チームメンバー間およびプロジェクトリーダーやクライアント間のコミュニケーションが円滑化される

などの効果が期待できます。ぜひ参考にしてみてください。

※組織メンバーの情報管理・収集については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsアプリ「Who」を活用して組織内のメンバー情報を管理・検索する方法

TeamsアプリListsを活用して社員のスキルを管理・可視化する方法


本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。

【Teamsに追加して使える】
社内ナレッジ共有ツール
researcHR(リサーチャー)
チームの「誰が・何を知ってるか」を集約・共有

✅ナレッジ共有、属人化の解消
社内問い合わせの効率化
新人・異動者のフォローアップ
にお困りの際はぜひご相談ください。

researcHR(リサーチャー)について無料デモを見る

また、KBE(株)では、Teamsの運用・利活用コンサルティングを行っております。
企業やチームに最適のTeams運用方法を設計します。初回のご相談無料ですので、ぜひ一度お試しください。

Teams運用・利活用コンサルティングについて

◆Teams活用お役立ち資料集(無料配布中)

◆関連する記事

◆【マネージャー向け】Teamsお役立ち資料(※無料配布中)

KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業のTeamsアプリ活用事例をお伝えします。

◆Teamsの基本ガイド

Teams/Slack活用事例

KBE株式会社では、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供しています。(Microsoft公式ソリューション、日経新聞に掲載)

その過程で蓄積された様々な企業のTeams/Slack運用事例をお伝えします。

資料請求(無料)

Teams/Slack+AI活用事例集

Teams/Slack利用企業の「活用事例集」を無料でご提供いたします。

無料ダウンロード

コンディション
分析・レポート サービス

researcHRは、Teamsに追加するだけで、
メンバーの「誰が・何を知っているか」を自動で収集し、
回答をAIが自動でポジティブ・ネガティブチェックすることで、自然なデータを算出。

さらに、算出されたデータから「要注視」ポイントをレポートでお渡しします。

サービスページ

新着コラム

Teams運用ガイドライン
作成サービス

Teams運用・利活用
コンサルティング

Teams運用・利活用コンサルティングでは、
researcHRを提供する過程で蓄積された様々な企業のTeams活用事例をお伝えします。
また、導入前段階における「Teamsの基本的な使い方」「活用方法」への支援実績も多く、企業やチームに最適の運用方法を設計します。
初回のご相談無料ですので、ぜひ一度お試しください。

お問い合わせサービス詳細

Teams/Slack活用事例

Teams/Slack利用企業の「活用事例集」を無料でご提供いたします。

Teamsを活用した
マネジメント事例集

資料請求(無料)

Slackを活用した
マネジメント事例集

資料請求(無料)
ブログ トップページ

researcHR(リサーチャー)

Teams/Slackに追加するだけで
「誰が・何を知っているか」を集約・共有する人事AIアシスタント

Teamsアプリを活用した
「誰が何を知っているか」の集約・共有 事例集

※Teamsアプリを活用したノウフーの事例を、
わかりやすくご紹介します。

資料をメールで受け取る
Copyright © 2020 researcHR. All rights reserved.
Teamsアプリを活用したマネジメント事例集

“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse tincidunt sagittis eros. Quisque quis euismod lorem.”

Author Name

Co-Founder and CEO of Company

お役立ち資料(無料配布中)

お役立ち資料(無料配布中)

Teams/Slackを活用事例集
マネジメントプラン紹介資料
ダウンロード
Teams/Slackを活用した
マネジメントTIPS集

Teamsアプリを活用したマネジメント事例集

KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したマネジメントの事例やTIPS」をお伝えします。

「マネジメント」お役立ち資料一覧

「researcHR」サービス紹介資料

「マネジメント」お役立ち資料一覧

「researcHR」サービス紹介資料

Teamsに追加して使える

ナレッジ共有ツール researcHR(リサーチャー)

researcHRをTeams/Slackに追加するだけで、AIがメンバーの状況を収集するため、業務の状況やナレッジが自動で蓄積されます。

既存のナレッジ共有ツールやシステムで、「ログインされない」「データ入力/更新されない」「検索・活用できない」といった悩みを抱える方は、ぜひお問い合わせください。

researcHRについての資料をメールで受け取るTeams/Slackを活用事例集
マネジメントプラン紹介資料
ダウンロード
Teams/Slackを活用した
マネジメントTIPS集

researcHRのパッケージ一覧

若手・異動者 オンボーディング

新入社員や異動者の受け入れ、早期戦力化なら。週報やメンター制度の置き換えにも

問い合わせ管理

社内問い合わせの一元管理、効率化なら。履歴データを蓄積してナレッジ化、属人化解消にも

営業力強化

営業事例、提案資料等の集約なら。若手-ベテラン間、拠点間の格差解消にも

工数管理

工数管理・見える化なら。週報やExcelの集計、BIツールからの置き換えにも

Teamsに追加して使える

ナレッジ共有ツール
researcHR(リサーチャー)

✅ナレッジ共有、属人化の解消
社内問い合わせの効率化
新人・異動者のフォローアップ
にお困りの際はぜひご相談ください。

researcHRをTeams/Slackに追加するだけで、AIがメンバーの状況を収集するため、業務の状況やナレッジが自動で蓄積されます。

既存のナレッジ共有ツールやシステムで、「ログインされない」「データ入力/更新されない」「検索・活用できない」といった悩みを抱える方は、ぜひお問い合わせください。

researcHRについての資料をメールで受け取るTeams/Slackを活用事例集
マネジメントプラン紹介資料
ダウンロード
Teams/Slackを活用した
マネジメントTIPS集

※KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、
様々な企業のTeams/Slack運用事例をお伝えします。

【すぐわかるresearcHR資料セット】
※researcHRをはじめて知っていただく方に向けて、わかりやすく基本機能や活用シーンをご紹介します。