ピープルアナリティクスが注目される背景

近年注目されるピープルアナリティクス。なぜ最近よく聞くようになったのでしょうか？

近年のデジタルツールの普及で従来と比較して格段に多くのデータが取れるようになりました。また、ジョブ型雇用を大手企業でも導入されるようになり、欧米型のより科学的な人事が必要となりました。ジョブ型雇用ではより明確に仕事の内容を定義する必要があり、定義した以上は科学的に成果を測定して、昇給や昇格、採用に生かしたいという現場からのニーズが高まることになりました。

人事は日本では未だ属人的な担当者や責任者の経験則や好みによって実施されていることが多く、その多くは現場任せの人事になっています。ピープルアナリティクスの手法やツールを導入することで、現場だけでなく人事や経営者、直接管理していないミドルマネージャーも人事情報を閲覧、評価でき、より適材適所な人事を実現できます。

こうしたようなことを背景にピープルアナリティクスは広がってきました。今回の記事では、まずピープルアナリティクスの復習を簡単にした後に、実際に導入する際に肝となるツール選定のコツを解説します。

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ピープルアナリティクスとは？

ピープルアナリティクスはデータドリブンな人事戦略を実現するために必須の分析手法です。データドリブンとは何か、まずは復習すると、「定量的なデータを元に意思決定すること」です。DXの進展によって経営のさまざまな分野でデジタルツールが活用されており、ツール上で取得できるデータを取得できるようになりました。こうしたデータを収集し活用することでより精緻な意思決定ができます。定量的なデータを収集するためにはデジタルツールの導入が必須です。ここからは本題となるツール選びのコツをみていきましょう。

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ピープルアナリティクスツールを選ぶコツ①目的の設定と事前準備

まずは分析を行う目標を設定しておきましょう。ツールの導入に際しては、分析だけではなく単純に人事業務を効率化する目的も含めて導入されるケースが大半だと思います。効率化したい業務も併せて設定しましょう。場合によっては一つではなく複数のツールを導入しなければ目標が達成できない可能性もあります。ここで目的やほしい成果を曖昧にしてしまうと、分析が正しくできないだけでなく、導入に費やしたコストや時間を無駄にしてしまいかねません。しっかり現場も含めて議論して導入しましょう。ここでは主に以下のような点に特に注意しましょう。

・導入したい業務は具体的にどのような業務か？

・どのような分析をしたいのか？

・どのような部署で利用するのか？

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ピープルアナリティクスツールを選ぶコツ②扱える業務、データ、分析の種類は目的に合致しているか？

まず最初に、導入を検討するツールが自分やりたい業務、扱いたいデータとその分析を実際に行うことができるかを確認します。ツールの種類にもよりますが、無料期間を設けていたり、数アカウントであれば無料で使えるツールも存在するのでそういった場合には実際に利用してみ想定している業務で利用できるか確認しましょう。

実際にあったケースですが、コミュニケーション・コラボレーションツールとツール概要に書かれており、昨日でもメッセージングやコミュニケーションと書かれていても、実際に利用してみるとコミュニケーションというより勤怠時間の管理がメインで、メールツールと連携して遅刻や無断欠勤の際に連絡ができるだけのツールなど存在しました。こうした場合、勤怠管理は勤怠管理、連絡は別途TeamsやOutlookを利用できれば十分ですが一つで全てできると考えてしまうと実際の使用感とは異なることになります。また、コラボレーションを管理したいとなると、誰と誰がコミュニケーションをしているかなど管理できるのかと想像していたところ、上司と部下が一方向のコミュニケーションしかできないとなるとそういったデータの分析ができません。こうした事が無いように事前に確認しましょう。

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ピープルアナリティクスツールを選ぶコツ③UIは使いやすいか？

次はUIを確認しましょう。使いや牛と感じるでしょうか？可能であれば試用期間を設けて実際に使ってみましょう。特にピープルアナリティクスは分析業務を伴いますので、データやグラフの描画がどの程度自由にできるかも大きなポイントです。

もう一つ、これはピープルアナリティクスツールに限った話ではありませんが、UIをっ買う人する際にはあえて「直感」に従って使いやすいかどうかをみてください。なぜ直感なのか？実は我々人間はは理屈や論理で考える脳と、直感的に考えて手足を動かす脳が別々です。スポーツの世界などで、反射という言葉が出てくると思いますが、スポーツのように基本的な動作が決まっていて、ある程度反復的に動作を行えばストレスなく無意識にできるようになる動作は人間が直感的にどうすれば良いか、じっくり考えなくてもできるように練習方法が決まっています。ですが、ツールは自分で繰り返し使って覚えなくてはなりません。人間の直感に反するツールですと慣れるまでも時間がかかり、慣れた後もしばらく使わないとすぐ忘れてしまいます。UIを確認する際にはあえて「直感」を大事にしましょう。

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ピープルアナリティクスツールを選ぶコツ④既に導入している業務ツールと相性は良いか？

次に導入済み、また自社開発したツールとの相性を確認しましょう。ピープルアナリティクスツールは単独で全ての機能を賄えることは少なく、勤怠管理に重点を置いたものやタレントマネジメント、コラボレーションに重点を置いたものがあります。こうしたツールは通常複数の機能を有しており、全ての業務を賄えるように見えるのですが、やはり重点を置いている機能以外はそれほど使い勝手がよく無いケースもあります。そのため、現在の業務を全て置き換えるのではなく、部分的に置き換えるまたは連携する。こうした事を現実的には考慮する必要があります。具体的には以下のような点に注意して既存のツールとの相性を確認しましょう。

・ツール同士のI/Fは整合している？データ連携は可能か？

・想定する業務プロセスと矛盾しないか？

・UI/UXが大幅に変わるなど、現場で利用する上での不都合は存在しないか？

実際にお聞きした事例ですが、勤怠管理ツールを導入した結果、当然ながら給与計算に反映させる必要がありました。ツールを導入した担当者は導入したツールに給与計算の機能がついていたので安心していたのですが、実際には20年ほども前に導入した経理システムと連携しないと、会社の財務データと正確に連携できない事がわかり、結果的に導入した部署が毎月給与計算の時期になると必死でエクセルで計算し、経理部門にデータを引き渡すオペレーションが発生してしまいました。これでは分析はできるようになりますが、従来に比べて業務負荷が非常に上がってしまいます。ピープルアナリティクスツールは分析のために導入する訳ですが、それ以外の業務が増えてしまわないか注意しましょう。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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ピープルアナリティクスツールを選ぶコツ⑤サポート体制はしっかりしているか？

次に、業務ツールのサポート体制を確認しましょう。近年はSaaS型のツールが主流ですが、一般的にSaaS型のツールは随時アップデートされるため、バグが発生することもありますし、機能が順次追加されるため、新たに覚えることも発生します。そのため歴史が長いツールほど機能が追加され続けているため、初期はどのように扱うか導入のためのサポートが重要ですし、更新の頻度が多いほど都度サポートを必要とする事が増えます。

実際にお聞きした事例ですが、勤怠管理ツールを古いものから移行した際に、現場での混乱を抑えるために導入のためのサポートを別途追加で費用をお支払いし、緻密にやるようにお願いしたのですが、SaaS型のツールを開発する、エンジニア主体の企業であったため、現場作業の理解が不十分で満足にサポートいただけず、挙句現場担当者と喧嘩し出すような事態に発展した事がありました。ツールがいかに優れていても、使いこなせなければ意味がありませんし、カスタマーサクセスまで視野に入れたサービス全体の設計がツール提供者に求める必要があります。事前にしっかり確認しましょう。

具体的にはツールの導入実績を確認する際に、自社と同じような企業に対して導入実績があるか、具体的にどのような導入サポートを行ったか確認しましょう。

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ピープルアナリティクスツールを選ぶコツ⑥セキュリティはしっかりしているか？

次にセキュリティについて確認しましょう。ピープルアネリティくスツールを始め、人事業務で利用するツールではセキュリティは非常に重要です。社員の氏名や住所はもちろんのこと、会社から貸与された携帯電話の番号やメールアドレスも個人情報に該当します。得意給与や家族構成などの情報も福利厚生や社会保障費の支払いのために収集する必要がありますので、社員の家族の情報もツールの種類によってはデータとして保存することになります。こうした適切な保管が義務付けられているデータが非常に多く含まれるため、セキュリティの担保は非常に重要になります。特に以下のようなポイントを確認しましょう。

・データ保持、メンテナンスの運用方法

・データ保持の責任範囲や分解点(契約書や利用規約を確認)

料金体型は適切か？ 金額は予算に合うか？

最後に当然ながら料金や課金携帯を確認しましょう。SaaS型のサービスの場合初期費用+アカウント単位での課金が一般的です。加えて、１か月などの期間無料で利用する事ができるツールも存在します。

いかがでしたでしょうか？ピープルアナリティクスツールの剪定にあたって重要となるポイントをまとめさせていただきました。具体的な成果を上げるにはツールを導入して満足するのではなく、それ以降の継続的な運用を見越したツールの導入が必要です。皆様のよりよい人事業務のため本稿がお役に立てますと幸いです。