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昨今リモートワーク（テレワーク）での勤務が増えた企業も多いでしょう。
しかし新入社員の育成や社内研修については、リモートで行うにはハードルが高く、育成・研修を実施するためだけに出社しているという方もいるのではないでしょうか。
今回の記事では、Teamsを活用して新入社員の育成や社内研修を行う方法や、メリット・デメリット、注意点をご紹介します。
※Teamsを活用した新入社員・異動者のキャッチアップについては以下の記事でも詳しく解説しています。
Teamsの「Viva ラーニング」を新入社員/中途社員向けの研修に使う方法
それではさっそく、Microsoft Teamsを活用して育成・研修を行う方法をご紹介します。
Teamsで育成・研修を行うには、以下ステップを実施します。
それぞれ詳しく解説します。
まずはTeams上に、育成・研修用のチームを作成しましょう。
Teams上の「チーム」メニュー＞「チームに参加、またはチームを作成」をクリックします。
すると下図のような画面が表示されますので、「チームを作成」ボタンをクリックします。
「チームを作成する」ウィンドウが表示されます。この画面では新規のチーム作成や、テンプレートからのチーム作成を実施できます。
今回は「最初から」を選択し、空のチームを作成しましょう。
続いてチームの種類を選べます。
「パブリック」を選択すれば、組織内の全員がそのチームを参照でき、参加することが可能となり、「プライベート」を選択すれば、管理者が選択した人のみがチームを参照・参加することができるようになります。
今回はプライベートを選択してみます。
続いて、チームの説明入力画面に遷移します。ここではチーム名や、チームの説明を入力します。
任意のチーム名・説明を入力し、「作成」ボタンをクリックします。
すると自身が設定した内容のチームが作成されました。
以上で育成・研修用チームの作成は完了です。
このチームは育成や研修が終わったら削除しても構いませんが、新入社員の育成や社内研修など、定期的に開催されるものについては、チームを残しておくと再作成の手間が省けて便利です。
続いて、育成・研修の予定やカリキュラムごとにカレンダー（予定表）に会議スケジュールを設定しましょう。
チームのチャネルに対しての会議を設定する場合は、会議スケジュールを設定したいチャネルの画面右上の「会議▼」＞「会議スケジュール」を選択します。
もしチームメンバー全員参加のカリキュラムの場合は、チームメンバー全員が所属する「一般」のチャネルに会議スケジュールを設定しましょう。
すると、新しい会議の設定画面が表示されます。
この画面で会議名や必須出席者、開始日時等を設定します。繰り返しや会議の説明欄は必要に応じて記入するようにしましょう。
各項目の設定が終われば、「送信」ボタンをクリックします。
以上で会議の設定は完了です。
Teamsの「カレンダー」メニューに、先ほど設定した会議の予定が追加されていることを確認しましょう。
最後に、必要に応じてグループワーク用のチャネルを作成しましょう。
チャネルを作成するには、研修用チームの「・・・(その他オプション)」＞「チャネルを追加」をクリックします。
するとチャネル作成画面が出てきますので、任意のチャネル名や説明を入力して、「追加」ボタンをクリックします。
するとチャネルが追加されました。
以上でワークグループ用のチャネル作成は完了です。
ここからは、Microsoft Teamsを活用して育成・研修を行うメリットをご紹介します。
Teamsを活用して育成・研修を行うメリットは以下の通りです。
それぞれ詳しく解説します。
Microsoft Teamsを活用して育成・研修を行うメリットの一つ目は、オンラインで育成・研修を行うことができる点です。
昨今リモートワーク（テレワーク）での勤務を行う企業が増え、出社をせずに家で仕事をするようになったという方も多いでしょう。
もし会社から離れた場所に住んでいる場合、育成や研修を行うために出社をするのは大変ですよね。
TeamsはWeb会議やライブイベントが可能であるため、出社をせずオンラインで育成や研修を行うことが可能です。
Microsoft Teamsを活用して育成・研修を行うメリットの二つ目は、PC上の資料を共有できる点です。
TeamsではWeb会議中に、画面右上の「共有」ボタンをクリックすることで、自身のPC画面を会議の参加者全体に共有することができます。
何らかの資料を見せながら育成・研修を実施したい場合、共有機能を利用すれば実現可能です。
Microsoft Teamsを活用して育成・研修を行うメリットの三つ目は、共同作業が可能という点です。
チームや組織内のメンバーであれば、Teams上でExcelやWordなどのOfficeファイルを、リアルタイムに共同で編集できます。
共同編集機能を利用すれば、一つのファイルを複数人で編集して組み立てるようなワークショップや研修を実施することができます。
このようにTeamsを活用して実施する育成・研修はさまざまなメリットがあります。
続いて、Microsoft Teamsを活用して育成・研修を行うデメリットをご紹介します。
Teamsを活用して育成・研修を行うデメリットは以下の通りです。
それぞれ詳しく解説します。
Microsoft Teamsを活用して育成・研修を行うデメリットの一つ目は、オンラインのため、受講者側の反応や状況が見えづらい点です。
マイクやカメラを使用したとしても、実際に対面で行う研修と比較すると、参加者の表情や雰囲気は掴みづらいです。
マイクをミュートしていたり、カメラをオフにしていると、なおさら会場の雰囲気は掴みづらいでしょう。
マイクについては、全員がONにしていると誰が話しているかわかりづらいので仕方ありませんが、せめてカメラはオンにしておくことをオススメします。
Microsoft Teamsを活用して育成・研修を行うデメリットの二つ目は、グループワークを行う場合、事前設定が必要という点です。
Teams上で複数のグループに分けてグループワークを行う場合、チーム上に事前にチャネルを作成して、メンバー追加をする必要があります。
対面で行う場合のように、その場で柔軟にグループを決めてグループワークを行うような研修ができないため、その点は少し手間がかかります。
しかし事前に設定してしまえば、チャネル単位でのやりとりがしっかりと残るため、後々やり取りを見返しやすいというメリットもあります。
Microsoft Teamsを活用して育成・研修を行うデメリットの三つ目は、グループを柔軟に変更しづらいという点です。
先述の通りグループワークを行うためのチャネルは事前に作成しなければならず、柔軟に変更がしづらいです。
対面での研修に比べるとグループを柔軟に変更しづらいですが、チャネルメンバーの削除や追加の操作自体は非常に簡単にできるので、必要に応じて行うようにしましょう。
また社内研修であれば、研修参加者にメンバーの変更を行ってもらうことで、チーム・チャネルの使い方についてなれることもできるので一石二鳥です。
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最後に、Microsoft Teamsを活用して育成・研修を行う際の注意点をご紹介します。
まず、育成・研修会議が始まる前に、研修を行う人や受講者のカメラとマイクが機能しているかのチェックをしておきましょう。
研修が始まった後でマイクが使えない、カメラが映らないなどのトラブルがあると、信仰の妨げとなります。
また、発言者以外はマイクを基本ミュートにしておくことをオススメします。
マイクを基本ミュートにしておくことで、誰が話しているかが分かりやすくなったり、雑音が入りづらくなったりと様々なメリットがあります。
リモートで育成や研修を行う際にはTeamsを活用することがオススメです。
Web会議機能では資料の共有ができるほか、任意のグループを作成してのグループワークが可能です。
今回ご紹介した方法で、オンラインでの育成・研修を成功させましょう。
※Teamsを活用した新入社員・異動者のキャッチアップについては以下の記事でも詳しく解説しています。
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