組織やチームの生産性を向上させるうえで、業務の効率化を行い、仕事を削減することは必要不可欠です。

今回の記事では、Microsoft社が提供しているコミュニケーションツールであるMicrosoft Teamsを活用して業務効率化を実現し、仕事を削減する方法を解説します。

チームやチャネルなどのTeamsの基本的な機能を活用した業務効率化から、専用アプリを使用した業務効率化方法など、様々な方法をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

※Teamsを活用した業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

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Teamsを活用して業務効率化を行い、仕事を削減する

そもそも業務効率化とは、業務を遂行する上で発生している「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、排除して効率化を行うことです。

人間の脳は1日のうちに判断を行うごとに疲弊していき、パフォーマンスが低下していきます。無駄な業務が多いということは、それだけ判断を行う回数が増えますので、無駄にパフォーマンスを低下させてしまうことに繋がります。業務効率化を行うことで、社員がよりクリエイティブな仕事に専念できるようになり、生産性が向上します。

Teamsを活用した業務効率化とは、Teamsの機能を有効的に活用して、社内業務の効率化を推進することです。

Teamsの基本的な機能であるチャット・Web会議を活用したコミュニケーションや、Teams上で使用できるアプリの活用など、さまざまな角度から業務効率化が可能です。

ここからは、Teamsにある機能を活用して業務効率化を行い、仕事を削減する方法を具体的にご紹介します。

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Teamsのチャットを活用した仕事削減

まずはTeamsのチャットを活用して仕事を削減する方法をご紹介します。

Teamsを導入している企業であっても、社内コミュニケーションについてチャットに加えて、メールを使用している企業は多いのではないでしょうか。

メールには宛先の指定や始まりや終わりの固定文など、非常に無駄が多いです。そこに取引先との調整メールや、必要性の低い広告メール等も加わると、必要なメールや重要なメールの判断が必要となり、本当に必要なメールが埋もれてしまうケースがあります。

Teamsのチャットであればメンションを指定することで、宛先を明確に指定できるうえ、メールのように固定の文面を入れる必要が無く、フランクに対話形式で会話することができます。

さらに必要性の低い広告メールなどは受信されず、本当に必要なことのみが送付されるので、必要・不要の判断をしなくても良くなり、仕事における判断回数を削減することができます。

メールよりもリアルタイム性が高く、レスポンスも早く貰うことができるため、緊急の用事であればさらにチャットを使用することがオススメです。

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また、Excelやパワーポイントなどの資料を共同で作成する場合にメールを使用していると、

「Aさんがベースを作成→メールに添付して送信→Bさんが確認・修正→メールに添付して送信→Aさんが確認・修正・・・」

と非常に手間がかかるうえ、最新版の資料がどこにあるかが非常に分かりづらくなります。

このような場合は、Teamsのチャットとファイル共同編集機能を活用することをオススメします。Teamsのファイル共同編集機能とは、その名の通りExcelやWord、PowerPointなどのファイルを共同で編集できる機能です。

上記Officeファイルは基本的には2人以上での同時編集ができませんが、Teams上では2人以上が同じファイルをリアルタイムで同時編集することが可能です。この共同編集機能とチャットを組み合わせることで、ファイルを共同編集する際は、

「AさんがTeams上でベース作成→チャット送信→お互いがリアルタイムに確認・編集」

と非常に業務フローがスマートになります。

さらに編集中のファイルが最新版となりますので、メールでのやり取りのように最新版がどのファイルかを探す手間が無くなります。

このように、社内コミュニケーションをメールからチャットへ移行することは、様々なメリットがあります。

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Teamsのチームやチャネルを活用した仕事削減

続いて、Teamsのチーム・チャネルを活用して仕事を削減する方法をご紹介します。

そもそもTeamsのチームとは、Teams上で利用できる作業グループのようなもので、一般的には一つの大きなプロジェクト単位や、自社の部・課等の単位で作成されます。

チャネルとは、作成したチームのチームメンバーがコミュニケーションを行うスペースとなります。

一つのチームに対して複数のチャネルを作成することができるので、用途別に分けて作成することがオススメです。

例えばプロジェクトに関するチームを作成した場合、進捗管理用チャネルや、タスク管理用チャネル、大きなフェーズごとのチャネルなど、トピックごとにチャネルを分けることで、話題が埋もれてしまうことが無く、オススメです。

またチャネルには、チームメンバーなら誰でも内容を確認できる「グローバル」のチャネルと、チャネルに参加している人しか内容の確認や会話への参加ができない「プライベート」のチャネルが存在します。

チームメンバー内でも、知られてはいけない機密情報についてコミュニケーションを行いたい場合は、プライベートチャネルを活用しましょう。

また、チーム・チャネルを活用して、社内会議を円滑に行うことも可能です。

会議を行う際、すぐ終わってしまうような会議内容であっても、暗黙的に1時間の予定を取っていたりしないでしょうか？

もし対面での会議を行う場合は、全員の予定が合う時間であっても会議室の予約が取れない場合は、会議を行うことができません。

しかしTeamsのWeb会議を活用すれば、会議室を取る必要が無く、チームやチャネルメンバーの予定さえ合えば、そのタイミングで場所を選ばず会議を開催することができます。

またオンラインで会議を開催できるため、テレワーク中であっても問題なく会議に参加することが可能です。

チームメンバーで今すぐ会議を行う場合は、いずれかのチャネルの会議マークから、「今すぐ会議」を選択し、会議を開催しましょう。

また、同マークより未来日での会議のスケジューリングも可能です。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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Teamsの業務効率化アプリを活用した仕事削減

Teamsではチームや個人間でのチャットコミュニケーションや、オンラインでのWeb会議だけでなく、さまざまな機能を利用することができます。

チームのタスク管理を行うための「Planner および To Do の Tasks(以下Planner)」や、チームメンバーでナレッジ共有ができる「Wiki」、承認が必要な案件についてワークフローを作成して承認フローを回すことができる「承認」など、さまざまなアプリケーションを使用できます。

これらのアプリを有効活用することで、大幅に仕事を削減することが可能です。

それぞれ詳しく解説します。

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Plannerでのタスク管理

Teams上で仕事削減ができるアプリの一つ目は、タスク管理を行うためのアプリケーションの「Planner」です。

タスク管理を行う際の手段として、Excelを使用したタスク管理が良く採用されますが、Excelでのタスク管理はさまざまなデメリットがあります。

Excelでタスク管理をする場合は、まずExcelでフォーマットを作成して、入力規則やドロップダウンリストの設定、セルの自動色付け設定、フィルタなどの設定をする必要があります。

また、基本的にExcelでのタスク管理はプロジェクトごとに行われますので、複数プロジェクトを掛け持ちしている人は複数のエクセルを開いて自身のタスクを確認しなければなりません。

さらに、タスクの状況を可視化するためにカレンダー形式でタスクを表示したいと考えても、Excelではその実現が非常に困難です。

Plannerを活用すればすでに用意されたフォーマットに、データを入力するだけで簡単にタスク管理を行うことができるため、フォーマットを作成する仕事を削減することが可能です。

また、アプリはチャネルごとに設定することができ、チームごとにタスク管理を行うことが可能です。チームごとのタスク管理を行うことはもちろん、それぞれのチームで自身に割り当てられているタスクのみを一覧表示することも可能です。

また、カレンダー形式やグラフ形式でタスクの可視化をすることもできるため、タスクの状況把握が行いやすいというメリットもあります。

参考：Teamsの進捗報告ツールならPlannerの「マイ タスク」ビュー【使い方解説】

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Wikiを活用したナレッジ共有

社内のナレッジを共有する場合は「Wiki」を使用して、仕事の工数を削減しましょう。

社内のナレッジ共有について、トピックごとにExcelが作成され、社内サーバーのどこにファイルがあるかわからないといったケースはありませんか？

ナレッジをTeamsのWikiに集約すれば、ファイルを探す手間が省けるので、無駄な仕事を削減することができます。

また、編集方法が容易で直感的ですので、誰でも簡単にナレッジを書き込むことができます。

参考：Teams Wiki機能の効果的な活用方法と編集方法

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承認を活用したワークフロー作成

Teamsの「承認」アプリを使用すれば、紙で行っている申請業務をペーパーレス化することができ、テレワークを行う際に弊害となる押印業務などの仕事を削減できます。

さまざまなテンプレートから申請用紙を選択でき、自由に承認フローも指定できるため、非常に自由度の高い承認ワークフローが作成可能です。

参考：Teamsで承認アプリを使用したワークフローの作り方を徹底解説

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今回ご紹介したチャットやWeb会議機能や、業務効率化アプリを活用すれば、Teamsのみでバックオフィス業務を効率化し、仕事を大幅に削減することが可能です。

Teamsには他にも様々な機能やアプリがありますので、ぜひ機能を効率的に活用していきましょう。

※Teamsを活用した業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

社内FAQ管理をTeamsで完結させる方法【作り方・運用方法まで】