社内コミュニケーションツール TeamsにはWiki機能が備わっています。

不特定多数の方が、一つの事柄について自由に編集できるようになっており、継続的に情報の追加や更新が行われることを前提に設計されていて、利用者は素早く手軽に最新情報を得たり、逆に書き残しておくこともできるのが最大の特徴です。

今回は、TeamsのWiki機能について、効果的な活用方法と編集方法をご紹介していきます。

※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

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Teams Wikiの活用方法

Teamsに搭載されているWikiは特に用途が決められているわけではなく、業務の進め方にあわせて自由に活用することができます。

ここでは、社内の情報共有にWikiを使うことを想定して、使い方の例を3つご紹介します。

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業務マニュアル

複数のメンバーと一緒に作業をする場合、「見積書作成」や「発注処理方法」など定型作業をマニュアル化して共有して進めることが多いかと思います。

しかし、その手順書が見づらいものだったり、情報が更新されていなかったりすると、マニュアルが陳腐化してしまい、同じ品質で仕事を進めることが難しくなってきます。

そこで業務マニュアルのフォーマットとしてWikiを使うことで、誰でも簡単に情報を得ることが可能になり、システム改修などで手順が変わった時や、より効率の良いやり方を見つけた時も素早くマニュアルを更新することができます。

また、社内で散らばっている情報や仕事のノウハウを一つにまとめたり、メンバーの知見をより有効活用できるかもしれません。

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よくある質問・FAQ

お客様からの問い合わせや社内でよく聞かれる質問などは、Wikiを使って回答集を用意しておくと、質問に回答するために知っている人を探して確認したり、お客様をお待たせすることなく対応することができます。

また、回答集に無い質問が来た場合は、都度メンバーそれぞれが更新していく運用にすることで、自ずとWiki内の情報が充実していきますので、質問の対応で時間が取られることも減って、円滑に業務を進めることができるでしょう。

用語集

専門的な職種などでは、一般的には使わない用語を使って業務を進めていかなくてはならない場合があります。

こういった用語は、曖昧な覚え方をしてしまうと後々認識違いによるトラブルになる場合があり、しっかりと社内で共有しておく必要があります。

このような場合でもWikiを用語集として活用すれば、新しい用語の追加や、必要なくなったものの削除なども容易にできますし、メンバーそれぞれが編集できるので運用を続けていくほどに内容の充実度も上がっていくでしょう。

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Teams Wikiの作成方法

ここからはTeams Wikiを実際に作成する手順をご紹介します。今回は、「発注・検収処理」の手順書を作ることを想定して、Wikiを作成していきます。

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①Wikiはチャネル毎に作成することができます。

チーム内のチャネルへアクセスして、上部タブから「Wiki」を選択しましょう。一度もWikiを使ったことがない場合は、ここでWikiが構成されるので、ページが作成されるまでしばらく待ちます。

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②Wikiが作成されると、左側にWikiの目次が表示されます。

本文中のタイトルやセクションの名称を編集することで、自動的に目次にも編集内容が反映されます。まずは、タイトルとセクション名を入力していきましょう。

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今回は、下記の通りタイトルと目次を作っていきます。

・タイトル：発注・検収処理手順書
・セクション1：発注処理
・セクション2：検収処理
・セクション3：担当者

新しいセクションを追加するには、セクション名の左下に現れる「＋」ボタンをクリックしてください。

また、セクションの順序を変更する場合は、目次側のセクション右側の「…」をクリックして上下に移動をすることができます。

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番号付きリストの作成

セクションの作成が完了したら、手順書の作成に入りましょう。

Wikiではいろいろな書式設定が用意されていて、書き込む内容に合わせて自由に使用することができます。

今回は、発注処理手順を順序よく進めてもらう必要があるので、「番号付きリスト」を選択して1から順に入力していきます。

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ハイパーリンクの貼り付け

また、URLをリンクとして文字に埋め込むことができます。

手順毎に必要な書類などをTeamsのファイル機能を活用してリンクを発行し、Wikiから飛べるようにしておくと非常に使い勝手が良くなります。

ここでは指定のフォーマットの格納先URLを「フォーマットはこちら」の文字に埋め込みました。

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リンクを埋め込むには、対象となる文字列を選択し、書式設定タブから「リンク」を選びます。

リンク化したい文字数を調整し、URL欄に遷移先を入力すると文字上にリンクを張ることができます。

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文字の装飾

記載内容で特に注意事項があるときは、太字にして色を付けるなど、強調させることも可能です。

手順3で「5万円以上は課長に決済をもらう」と説明がありますが、特に重要な金額のところを、黄色ハイライトを使って文字を目立たせました。

先程と同じように文字を選択し、上部タブから「テキストのハイライトカラー」を選択します。ハイライトさせたい色を選択すると、文字の背景が選んだ色に変わり、強調することができます。

同様に、太字化や下線の付加も同じ操作で可能です。

重要な情報は、必要に応じて分かりやすいように目立たせると良いでしょう。

表の挿入

部署ごとの担当者名など項目を一覧表にしたい場合は、上部タブから「表の挿入」を選択して、行と列の数を指定してクリックします。

あとは、表内に必要事項を入力すれば完成です。

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画像の挿入

Wikiの本文中には、文字や表の他にも画像を挿入することができます。

アプリの説明など、手順ごとにスクリーンショットを入れたい場合に活用できます。

画像を挿入したい箇所をクリックして、上部タブから「画像を挿入」をクリックし挿入する画像を選択してください。

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セクションの会話

Wikiは誰でも自由に編集できる反面、不確定な情報を上書きされてしまうと、間違った状態のものが公開されてしまうことになりかねません。

Wikiではそれぞれのセクション毎に「会話」タブが設けられており、セクションの内容を変更しなければならないときなど、チームメンバーとここで会話をすることができます。

また、「会話」タブに入力された内容は、チャネルの「投稿」にも同時に投稿されますので、どのような変更を加えたかなどは、会話タブ内もしくは投稿から確認することができます。

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Teams Wikiでできないこと

自由な使い方ができるTeams Wikiですが、機能上できないことが以下の4つ存在します。

・Wikiの内容はエクスポートできない
・検索ができない
・印刷ができない
・復元ができない

いずれも他者と書き込みの内容を共有したい場合や、誤って編集してしまった場合などはトラブルの原因になってしまいます。

ここでは、それぞれの項目の詳しい内容と対策方法も合わせてご紹介します。

Wikiの内容はエクスポートできない

Teams Wikiにはエクスポート機能が搭載されていないため、内容をそのままExcelやWordなどに変換するといったことはできません。

内容を別のフォーマットでも保存したい場合は、

・テキストをコピー&ペースト
・スクリーンショットを保存

いずれかの方法で別フォーマットとして内容を保存することができます。

検索ができない

Teams Wikiは検索機能が搭載されておらず、上部の検索窓から内容を検索することができません。残念ながらこれについては対応策がなく、注意が必要です。

印刷ができない

エクスポート機能同様に、Wikiの内容を直接印刷することはできません。

どうしても印刷する必要がある場合は、先程のエクスポート対応策と同様に、何らかの形で別のフォーマットへ保存した後に、保存先アプリの機能を使って印刷する必要があります。

復元ができない

Teams Wikiは、SharePointのバージョン管理とは異なり、一度内容を書き換えてしまうと復元することができません。

編集の自由度と併せて諸刃の剣になりかねませんので、Wikiを運用する際はしっかりとルールを設けて運用を始めることをお勧めします。

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今回は、社内の情報共有に非常に有効な、TeamsのWiki機能を紹介してきました。

何かと分散してしまいがちな手順書や、頻繫に更新されるルールブックなどは、Wiki機能を使って1つにまとめておくと、後々のメンテナンスも楽になりますし、迷うことなくたどり着くことができます。

ぜひ今回の記事を参考に、Wikiの運用を検討してみてはいかがでしょうか。

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※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

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