タスク管理できるツールは多く開発、提供されていますが、多すぎてどのツールがいいのか困ってしまいますよね。今回は、Microsoft Plannerというタスク管理ツールをご紹介させていただきます。Microsoft PlannerはMicrosoft Teamsと連携が可能なため、非常に使用しやすいツールとなっています。

Microsoft Teamsと言えばチャット機能がまずイメージされやすいですが、実はチャット以外にも、様々な便利機能が備わっています。Microsoft TeamsとPlannerを連携させれば、Microsoft Teams内のチームメンバーでタスクを共有し、進捗管理を行うことも可能です。今回の記事では、Microsoft Planner を簡単にご紹介し、Microsoft Teams にてPlannerの「マイ タスク」ビューで進捗管理、報告を行う方法をご紹介していきます。

※Teamsを活用したタスク状況の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法

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Microsoft Plannerとは

Microsoft PlannerとはMicrosoftが開発したタスク管理ソフトウェアです。

各タスクの担当や進捗管理が可視化され、進捗、負荷状況を把握することができます。

Microsoft 365のアプリケーションとも連携が可能です。このMicrosoft 365との連携がMicrosoft Plannerの強みです。

外部タスク管理ツールを使用すると、チャット、メール、タスク管理ツールなどと、連絡場所が様々な場所に散らばってしまい、連絡の確認漏れが起きやすくなり管理しにくいというデメリットが発生します。

その点Microsoft Plannerは、Microsoft TeamsやOutlookとも連携が可能なため、連絡ツールを増やすことなく管理できます。

進捗報告のための連絡ツールを複数管理する必要がないため、Microsoft 365のTeams使用者には特におすすめです。

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Microsoft Plannerでタスク管理する方法

以降ではMicrosoft Plannerでタスク管理する方法をご紹介します。

Microsoft TeamsとPlannerの連携方法からタスクの進捗報告までご説明していきますので、参考にしてみてください。

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Microsoft TeamsとPlannerの連携

Microsoft Plannerを使用するためには、まずMicrosoft Teamsとの連携設定が必要となります。

Microsoft TeamsとPlannerの連携方法はとても簡単です。

1. Microsoft Teamsを開きます。
2. 対象チームチャンネルの上部にある「＋」をクリックします。
3. Plannerを選択し、タブを追加します。

以上の手順を行うことで、Microsoft TeamsにPlannerが表示され、使用可能となります。

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Microsoft Plannerの「マイ タスク」ビュー

Microsoft Plannerの「マイ タスク」ビューについてご説明します。

Microsoft Plannerの「マイ タスク」ビューでは新しいタスクの作成、担当者へのタスクの割り当て、プロジェクトの進捗状況の設定、更新などが簡単に行えます。

Microsoft TeamsとPlannerを連携すると、Teamsのチャネル画面に「タスク」タブが追加されますのでご確認ください。

「タスク」タブをクリックすると、「マイ タスク」ビューが表示され、進行中のプロジェクトを確認、管理できます。

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タスクの作成

Microsoft PlannerをTeamsへ連携したら、さっそく進捗管理するタスクを追加しましょう。

タスクは、Microsoft Planner画面の上部にある「＋タスクを追加」を押すことで追加が可能になります。

タスクに設定できる項目は以下の通りです。

タスク名以外は任意項目となっていますので、無理に全て埋める必要はありません。

必要な項目を入力し、タスクを作成しましょう。

• タスク名（必須）
• 担当者
• ラベル
• 進捗状況
• 優先度
• 開始日
• 期限
• メモ
• チェックリスト

タスクは、割り当てられた担当者だけでなく、そのチームのメンバー全員が確認できます。

現在どのようなタスクがあり、進捗状況はどうなっているのか、全員が確認可能です。

担当者を設定すると、自動でその担当者のOutlookのメールアドレス宛に、タスクが割り当てられた旨の通知が飛びます。

複数人で作業を行う際や、作業を依頼する際にとても助かる機能です。

また、タスク内容の詳細や共有事項、依頼事項などは、メモ欄を活用すると良いでしょう。

「進捗状況」、「期限」、「チェックリスト」機能については、後ほど詳しくご説明していきます。

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タスクの進捗状況を設定、更新する

タスクの進捗状況を設定、更新する方法についてご紹介します。

進捗状況の設定は、「進捗状況」タブから設定できます。

以下の項目から進捗状況を選ぶことが可能です。

• 開始前
• 進行中
• 完了済み

着手したら「進行中」、完了したら「完了済み」にし、状況を共有してください。

「進捗状況」を変更すると、同じタスクが割り当てられた担当者宛に通知が届きます。

ただし、チームのメンバー全員には通知が飛ばないのでご注意ください。

タスクを報告したい、管理してほしい上司などがいる場合は、必ず担当者に割り当て、通知が届くように設定しておきましょう。

1つの大きな作業の中に細々とした作業が含まれていることはよくあることです。

タスク管理をする際、その細々とした作業も含めて、進捗状況を管理したいですよね。

Microsoft Plannerでも、小項目の作業を簡単ですが、進捗管理することが可能です。

詳細なタスクの進捗管理を行う際は、「チェックリスト」という機能を利用しましょう。

チェックリストに細かいタスクを追加することで、進捗管理が可能となります。

タスクが完了したら、チェックリストのタスクをクリックすることで、消込みできます。

チェックリストの上部のバーによって、現在全体のどれだけ作業が完了しているのか、一目でわかりますので大変便利です。

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タスクを完了し、進捗報告する

タスクが完了した際の進捗報告方法についてご紹介します。

タスクが完了したら「進捗状況」を「完了済み」としましょう。

「進捗状況」を操作することでも更新できますが、タスク名にチェックをつけることで、自動的に「進捗状況」が「完了済み」となりますのでとても簡単です。

タスクが完了済みとなったものは、割り当てられた担当者宛に、自動的に通知が届きます。

完了報告を別途行わなくとも、自動的に通知が行く仕組みとなっていますので、大変便利ですね。

完了したタスクは、自動的に「完了済みタスク」の中に移動されます。

完了済みのタスクを確認したい際は、「完了済みタスク」から確認可能です。

また、前作業したタスクを再度作成したい際は、「完了済みタスク」のタスクをコピーすることができます。

タスクを表示させ、右上の「…」をクリックすれば、「タスクのコピー」が出てきますので、コピーを行い再作成してください。

コピーは、定例の作業を行う際に大変便利ですので覚えておきましょう。

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その他Microsoft Plannerの便利機能

ここまで、タスクの作成方法や、進捗状況の管理、報告方法をお伝えしてきました。

ご紹介してきた機能以外にも、Microsoft Plannerには、便利な機能が複数備わっています。

以降では、これまでご紹介してきた機能以外の、役立つおすすめ機能をご紹介していきます。

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リマインダー

タスクの「期限」を設定しておくと、Microsoft PlannerからOutlookのメールアドレスへ、リマインドメールが送られてきます。

リマインドしてくれるのは「今週に期限を迎えるタスク」、「遅延しているタスク」です。

Microsoft Plannerを使用が活性化すれば、「マイ タスク」ビューに表示されるタスク数が増え、管理しづらくなっていきます。

リマインダーはそうした場合に非常に役立ちます。

リマインドメールにより、期限の管理を手助けしてくれるので、タスクが埋もれることを防ぐことができるのです。

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コメント

タスクの中に、コメントを入力できるコメント機能があります。

チーム内のチャット機能でメッセージを送ることも可能ですが、チャットだと後から確認した際に、どのチャット内容がどのタスクの内容のことを言っているのかわからなくなる、といった混乱も起きやすいです。

コメント機能は、そのタスク内にある機能ですので、そうした混乱を防ぐことができ、スッキリと連絡を取り合うことができます。

また、コメントを送信すると、Outlookのメールアドレスへもコメントされた旨の通知が来るようになっていますので連絡漏れを防げます。

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通知

通知機能に関しては、先ほども少し触れました。

自分にタスクが割り当てられた際、タスクにコメントが追加された際に、その詳細情報がOutlookのメールアドレスへ送信される機能です。

通知機能により、割り当てられたタスクに気付かないといった事態を防ぐことができます。

また、自分宛の連絡を見逃してしまうといった事態も防ぐことができますので大変役立つ機能となっています。

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モバイルでの利用

iPhoneやAndroidにMicrosoft Teamsのアプリをダウンロードすれば、連携しているMicrosoft Plannerをモバイルからも確認することができます。

タスクの確認だけでなく、タスク作成、担当者割り当て、進捗状況の更新なども可能です。

外出先からも簡単にMicrosoft Plannerを操作できるので、とても重宝する機能です。

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まとめ

Microsoft Plannerの「マイ タスク」ビューで進捗報告を行う方法をご紹介してきました。

Microsoft Teams とMicrosoft Plannerを連携させる方法、「マイ タスク」ビューでタスク作成し、進捗状況の管理、更新、報告を行う方法が明らかになりましたね。

では、最後に今回ご紹介したMicrosoft Plannerについておさらいします。

• 「＋タスクを追加」から、タスク作成ができる
• 進捗状況の設定は、タスク内の「進捗状況」タブから設定できる
• 進捗状況が更新されると、自動的に通知が飛ぶ仕組みになっている
• チェックリストにて細かいタスクの進捗設定、更新が可能
• 「完了済みタスク」をコピーすることで、以前作成したタスクのコピーが可能
• その他「リマインダー」、「コメント」など、便利機能が充実している

Microsoft Plannerは、タスクの管理、進捗状況をチーム内で共有しようとしたとき、別の外部ツールをせずとも使用できる、お手軽な管理ツールです。

Microsoft Teamsとの連携も簡単にでき、Outlookとの連携も自動的に行ってくれるので、Microsoftを使用し仕事を行っている方々には、特におすすめできるツールとなっています。

Microsoft Plannerの使用を検討されている方、タスク管理ツールをお探しの方はぜひ本記事をご参考にしてみてください。

※Teamsを活用したタスク状況の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法