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今回の記事では、Teamsアプリ「Planner」「Lists」を活用して、Teams上でプロジェクト管理を行う方法について解説します。
※Teamsを活用したタスク状況の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。
Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法
Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法
「Planner」とはTeams上でMicrosoftが無料で提供しているアプリです。Plannerを利用することによって、チーム内における各個人が受け持っているタスクの状況を可視化しメンバー全員が進捗を管理できるようになります。
チーム内でタスクを管理できるアプリとしてListsもありますが、PlannerはListsと比べると非常にシンプルなUIで構成されているため使いやすい点が利点です。一方でListsは案件管理、採用管理、出張申請、スケジュール等、様々な項目に対応していますが、Plannerはチーム内におけるタスク管理に特化していると言えます。プロジェクトの進捗管理をシンプルにタスクベースで管理したいという方にはPlannerの利用がお勧めです。
Plannerの利用自体は特別な前提知識は必要ありません。画面を見て直観的に操作できるため誰でもすぐに利用できます。次項からPlannerを利用するための具体的な方法について解説します。
Plannerを利用するには、最初にTeams上でPlannerアプリをインストールします。
①「チーム」＞②Plannerを利用したいチーム（例：「一般」）＞③「＋」の順にクリックします。
一覧から「Planner および To Do タスク Tasks」を選択します。
次に、「新しいプランを作成する」で任意のタブ名（例：「アプリ制作進捗管理」）を入力し、「保存」をクリックします。
以上でPlannerの初期設定が完了します。
ここでは、Plannerで各メンバーのタスクを管理しプロジェクトの進捗管理を行うことを想定したPlannerの利用方法について解説します。
先ほど追加した「アプリ制作進捗管理」というタブを選択し、「＋タスクを追加」をクリックします。
タスクの詳細内容を以下のように設定します。
このような方法を繰り返すことによってプロジェクト内で発生するタスクを追加していきます。タスクを追加すると一覧としてタスクが表示されるようになります。
各タスクに対して優先度や開始日、説明等、より詳細な情報を追加することも可能です。情報を追加するには、各タスクをクリックします。タスクの詳細画面が表示されます。それぞれ以下のように設定ができます。
その他に次のような情報をタスクに追加することもできます。
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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。
これまで見てきたタスク一覧の表示方法は初期状態で選択されている「ボード」形式でした。Plannerではタスク一覧を好みの表示方法に変更することもできます。「リスト」をクリックすると、登録されているタスクが縦一列に表示されます。
「グラフ」を選択すると、グラフ形式でタスクの進捗状況、タスクの合計数、優先度、各メンバーが担当しているタスク数等を確認することができます。
「スケジュール」ではカレンダー形式でタスクの開始日と期限日を閲覧することができます。
Plannerでタスクを登録しメンバーにアサインした際やタスクの期限が迫っている際にはメンバーに対して通知することができます。Plannerを活用しプロジェクトの進捗管理を円滑に行うにはこの通知機能を利用することがとても重要です。
Plannerから「プラン」（例：「アプリ制作進捗管理」）を新規に登録した初期状態ではこの通知機能は有効ではありません。通知機能を有効にするには、「∨」＞「ウェブサイトを表示する」の順にクリックします。
次に「…」＞「プランの設定」をクリックします。
最後に⑤の箇所にチェックを入れ「保存」をクリックする設定が完了します。タスクを割り当てるとチームに所属しているメンバーにメールで通知が送信されるようになります。
Microsoft Lists（以下、Lists）は組織内で様々なデータを共有し利用することのできるデーターベースアプリです。データーベースと聞くと難しそうに聞こえますが、ListsはSQLのようなデーターベースに関するプログラミング知識は必要なく、画面を見て直感的に操作するだけで誰でも利用することができます。
Listsは案件管理、採用管理、出張申請、スケジュール、作業の進捗管理等、社内で発生する様々な項目を管理することができます。Listsの特長として、そのような項目の管理をチーム内で共有し過去のデータも参照できる点にあります。
ListsはTeamsと連携しており、Teamsにある「チーム」で利用することができます。本稿ではTeamsにおけるListsの利用方法について解説します。
ListsをTeamsと連携するには、Teamsの「チーム」にある任意のチームを選択します。その後、右上にある「＋」をクリックします。
インストールするアプリ一覧から「Lists」をクリックします。
確認画面が表示されますので、「保存」をクリックします。以上でListsのインストールは完了です。
ここでは例として、Listsを使用したプロジェクトの進捗を管理する方法について解説します。
Listsを新たに作成するため、「リストの作成」をクリックします。
一からリストを作成し項目を自身で設定することもできますが、既存のテンプレートを活用するとすぐにリストの作成から利用開始までできます。プロジェクト進捗管理では、製品やサービスの提供に向けたプロジェクト遂行のために複数のタスクが複数部署との連携において実行されます。そのため、テンプレート一覧の中から「作業の進捗追跡」をクリックします。
画面一番下にある「テンプレートを使用」をクリックします。
「名前」「説明」は任意の内容を入力し、最後に「作成」をクリックします。これでリストの初期設定は完了します。
次にリストの中にプロジェクト内で発生するタスクを登録していきます。タスクを登録するには、画面左上にある「新規」をクリックします。
各項目に入力していきます。左上にある「作業項目」は入力必須項目になります。チーム内の各メンバーが進捗状況や優先度を確認できるようにするため、それ以外の項目もできるだけ埋めるようにします。各項目を入力した後に、左下にある「保存」をクリックします。
先ほど追加した作業項目が一覧に表示されます。
プロジェクト内で発生するその他のタスクにおいてもこのように繰り返し登録していきます。
テンプレートから追加したリストには、編集したい列や新たに追加したい列もあります。ここではそのようなケースに対してどのようにすればいいのか解説します。
既存の列の内容を編集するには、該当する列の「∨」＞列の設定＞編集の順にクリックします。
以下は「＋選択肢を追加」をクリックし「オペレーションチーム」というカテゴリを追加している例になります。
最後に「保存」をクリックし編集が完了します。
列を新規で追加する場合は、画面右上にある「＋列の追加」をクリックします。
例として会議室という項目を列に追加してみます。一覧の中で「場所」をクリックします。
名前に「会議室」と入力し「保存」をクリックします。
「会議室」という名称の列が新しく追加されました。
ListsはMicrosoft Power Automateと連携可能となっておりタスクが終了する3日前に担当者にリマインダーを送ることが可能です。また、既存のエクセルをインポートしLists内で管理することも可能です。このようにListsはMicrosoftが提供している製品との連携ができるため、Listsを利用することで更に進んだ情報管理が実現できそうです。
テレワークの実施有無を問わずTeamsを利用して社内コミュニケーションを図っている企業において、Listsを利用したチーム内での様々なデータ管理を始めてはいかがでしょうか。
※Teamsを活用したタスク状況の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。
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